Jak dobrać zespół lokalizacyjny

Znajdowanie odpowiednich agencji tłumaczeniowych i zarządzanie nimi – przewodnik

1 W skrócie

Wyzwanie

Po przyciągnięciu uwagi odbiorców należy ich zaangażować w sposób odpowiadający Twoim zamierzeniom. Wyzwaniem jest znalezienie agencji tłumaczeniowej, która wykona lokalizację treści z uwzględnieniem technicznych i kulturowych niuansów języka używanego na Twoich rynkach eksportowych.

Cel

Znalezienie agencji tłumaczeniowych, których usługi pasują do Twoich potrzeb, a także zarządzanie nimi. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że zwracasz się do klientów w ich języku, oraz że wizerunek Twojej marki jest spójny na całym świecie.

Jak się do tego zabrać

Poniższe wskazówki pokazują systematyczne podejście do wdrażania usług tłumaczeniowych i zarządzania nimi.

Zanim wybierzesz agencję tłumaczeniową, porozmawiaj ze swoim zespołem i zadaj mu te pytania:

Języki

Jakie języki docelowe ma obsługiwać firma? Czy ich lista może się wydłużyć?

Nakład pracy

Jaka jest początkowa liczba słów do przetłumaczenia? Jak często będą przesyłane nowe treści?

Rodzaje treści

Jakie usługi tłumaczeniowe są potrzebne w związku z różnymi rodzajami treści, na przykład:

  • treści niewidoczne dla użytkowników, na przykład metadane służące do optymalizacji witryn pod kątem wyszukiwarek, wymagające jedynie ogólnej redakcji wcześniej przetłumaczonych treści i pozwalające na zaangażowanie mniej doświadczonych tłumaczy;

  • treści specjalistyczne, na przykład teksty prawnicze, techniczne lub medyczne, które muszą trafić do tłumaczy dysponujących fachową wiedzą;

  • treści o wysokiej widoczności, treści kreatywne, na przykład obrazy na stronie głównej, którymi powinny zająć się osoby specjalizujące się w tłumaczeniach kreatywnych, transkreacji oraz przetwarzaniu treści offline;

  • treści standardowe, wymagające standardowego poziomu tłumaczenia, a potencjalnie także redakcji.

Czas

Ile czasu potrzeba na wykonanie usługi zależnie od rodzaju treści i wymaganych nakładów pracy?

Platforma

Jakiego systemu użyjesz do utworzenia i publikowania treści (np. WordPressa)?

2 Wybór właściwych agencji tłumaczeniowych

Kroki opisane w tym przewodniku pozwolą Ci ustalić, jaka agencja tłumaczeniowa będzie dla Ciebie najlepsza. Najpierw omówimy sam proces wyboru agencji tłumaczeniowych, a następnie zajmiemy się zaawansowanymi, starannie opracowanymi strategiami zarządzania agencjami.

Krok 1. Zbierz informacje o agencjach tłumaczeniowych

Poszukaj usług tłumaczeniowych w Google. Odwiedź stronę każdej agencji i sprawdź:

  • Jakiego rodzaju usługi oferuje? Czy promuje określony rodzaj usług?
  • Kim są jej klienci? Czy wśród nich są firmy małe, duże, czy też firmy różnej wielkości?
  • Jakie ma doświadczenie w pracy z klientami takimi jak Twoja firma?
  • Na jakie języki tłumaczy?
  • Gdzie znajduje się jej siedziba? Czy ma przedstawiciela w Twojej strefie czasowej?
  • Kiedy została założona?
  • Kto jest jej założycielem? Czy była to osoba dysponująca wiedzą specjalistyczną powiązaną z określonym rynkiem?
  • Czy agencja udostępnia informacje o cenach swoich usług?

Krok 2. Określ rodzaj usług i typ agencji tłumaczeniowej

Standardowe agencje tłumaczeniowe oferują zwykle usługi w zakresie tłumaczeń, DTP, kontroli jakości i zarządzania projektami. Można je podzielić na dwie główne grupy:

Agencje oferujące tłumaczenia na jeden język (SLV, ang. single-language vendor)

Takie agencje oferują usługi obejmujące mały podzbiór języków, zwykle od jednego do kilku języków regionalnych. Ich usługi są często tańsze niż agencji obsługujących wiele języków i stanowią dobry wybór, jeśli chcesz zlokalizować treści na maksymalnie trzy języki regionalne.

Agencje oferujące tłumaczenie na wiele języków (MLV, ang. multi-language vendor)

Takie agencje zapewniają obsługę globalną i mogą odpowiadać na wszelkie potrzeby klientów związane z lokalizacją. Mogą jednocześnie realizować wiele projektów obejmujących swoim zasięgiem wiele regionów. Zwykle korzystają z usług agencji obsługujących jeden język, freelancerów oraz tłumaczy i redaktorów zatrudnionych na pełen etat.

Krok 3. Wybierz odpowiedni rodzaj agencji tłumaczeniowej

Zastanów się nad kwestiami opisanymi poniżej, by określić, jakiego rodzaju agencji potrzebujesz. Pamiętaj, że do wykonania zaplanowanych prac lokalizacyjnych możesz potrzebować wielu agencji oferujących tłumaczenia na jeden język lub nawet wielu agencji obsługujących wiele języków.

Regionalna wiedza specjalistyczna

Agencja oferująca tłumaczenia na jeden język może być lepiej przygotowana do wykonywania tłumaczeń w określonych regionach.

Specjalizacja w zakresie wykonywanych usług

Niektóre agencje mają konkretne specjalizacje, na przykład marketing kreatywny, lokalizacja, tłumaczenia medyczne, teksty prawne itp.

Oferowane usługi

Niektóre agencje specjalizują się w redakcji tekstów, tworzeniu treści, testowaniu itp.

Kontrola jakości

Jeśli chcesz, by Twoje treści przechodziły kontrolę jakości, warto zatrudnić drugą agencję specjalizującą się w redagowaniu tekstów. Potraktuj kontrolę jakości tłumaczenia jak redakcję tekstu literackiego.

Skalowanie i ograniczanie ryzyka

Jeśli masz do przetłumaczenia dużą ilość tekstu w krótkim czasie, zastanów się nad podjęciem współpracy z większą liczbą agencji.

Krok 4. Utwórz zapytanie o informację

  • Przedstaw krótko swoje wymagania (treść, usługi, nakład pracy, języki) kilku agencjom tłumaczeniowym.
  • Zbierz informacje o ich możliwościach. Lista powinna zawierać:
    • usługi i języki – usługi językowe, w tym specjalizacje i obszary eksperckie;
    • referencje – dwie lub trzy referencje biznesowe wraz z informacjami kontaktowymi;
    • kosztorys – szacowany koszt usług z podziałem na języki i typy treści. Ceny są zwykle podawane za słowo tłumaczenia i za słowo lub godzinę redakcji.

Krok 5. Utwórz listę agencji tłumaczeniowych

Określ, które agencje najlepiej spełnią Twoje potrzeby w zakresie lokalizacji. Weź pod uwagę, czy oferują usługi i obsługują języki, których potrzebuje Twój zespół. Zastanów się także, na ile są zainteresowane podjęciem współpracy, na przykład jak szybko odpowiadają na Twoje wstępne zapytania.

Krok 6. Utwórz zapytanie ofertowe

Utwórz zapytanie ofertowe i wyślij je do agencji z listy. W zapytaniu ofertowym:

  • przedstaw swój projekt – opisz swoją firmę, rodzaj treści i odbiorców;
  • przedstaw swoje potrzeby – opisz potrzebne usługi, języki docelowe, wymagany nakład pracy, wymaganą wiedzę specjalistyczną, harmonogram itp.;
  • poproś o konkretne informacje – sprecyzuj, jakie konkretnie informacje chcesz otrzymać w odpowiedzi od dostawców z listy.

Informacje, które należy uzyskać od agencji:

Informacje o agencji

Mogą obejmować:

  • języki,
  • przykładowych klientów,
  • obszary wiedzy specjalistycznej,
  • lokalizacje,
  • liczbę pracowników.

Proces kontroli jakości

Może obejmować metodologię agencji oraz procedury wykorzystywane w przypadku problemów.

Czas realizacji

Na przykład ile czasu agencja potrzebuje na realizację zleceń i jakie procedury stosuje w przypadku opóźnień lub przekroczonych terminów.

Zasoby

Na przykład:

  • typowe doświadczenie tłumaczy,
  • liczba tłumaczy zatrudnionych przez agencję lub współpracujących z nią,
  • lokalizacja geograficzna tłumaczy,
  • zapewniane szkolenia,
  • zarządzanie wydajnością,
  • przydział kosztów dostawcy.

Wsparcie organizacyjne

Możesz poprosić o informacje na temat osób kontaktowych i ich stref czasowych oraz zapytać o możliwość przydzielenia kierownika projektu do obsługi Twojej firmy.

Systemy

Na przykład:

  • platformy wykorzystywane przez dostawcę,
  • obsługiwane typy plików,
  • możliwość uzyskania pomocy w zakresie integracji z Twoimi platformami,
  • ewentualna konieczność zapewnienia przez Ciebie własnych zasobów,
  • ewentualne opłaty za integrację.

Kosztorys

Możesz:

  • zapytać o cenę za słowo, język lub typ treści;
  • sprawdzić, czy agencja oferuje zniżki za korzystanie z pamięci tłumaczeniowych;
  • zapytać o dodatkowe koszty związane na przykład z zarządzaniem projektami, późniejszą obróbką treści, redakcją itp.

Tip

Poproś agencję o próbkę tłumaczenia. Prześlij próbkę treści i poproś, by przetłumaczył ją członek zespołu, który docelowo miałby zajmować się Twoimi projektami. Co najmniej dwie osoby z Twojego zespołu powinny być w stanie zweryfikować wyniki pracy tłumacza.

Krok 7. Określanie kluczowych wskaźników wydajności (KPI, ang. key performance indicators) na potrzeby umów z wybranymi agencjami

Podpisz umowę z każdą agencją, z którą chcesz podjąć współpracę. W treści umowy uwzględnij usługi oraz KPI. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że zespół lokalizacyjny będzie się trzymać określonych standardów. Na początek wykorzystaj KPI opisane poniżej. Z czasem możesz zacząć wprowadzać w nich zmiany.

KPI dotyczące jakości pracy tłumaczy i redaktorów

  • Zgodność – przestrzeganie wymagań określonych w wytycznych dotyczących stylu i w instrukcjach do projektu.
  • Gramatyka – stosowanie zasad gramatyki obowiązujących w języku docelowym.
  • Interpunkcja i pisownia – przestrzeganie standardów językowych i stosowanie się do wytycznych dotyczących stylu.
  • Znaczenie – przekazywanie zamierzonej treści oryginału.
  • Terminologia – używanie preferowanych wersji tłumaczeń podanych w glosariuszu, w wytycznych dotyczących stylu lub w pamięci tłumaczeniowej.
  • Czytelność – przygotowywanie treści zrozumiałej dla osób posługujących się językiem docelowym jako ojczystym.
  • Normy jakości – oceniane według uzgodnionej dopuszczalnej liczby błędów. Normy jakości należy określać dla poszczególnych projektów lub dla fragmentów zawierających określoną liczbę słów (np. na 1000 słów).

Uwaga: jeśli ani Twoja firma, ani agencja tłumaczeniowa nie może zlecić obiektywnej weryfikacji jakości wiarygodnej osobie, zatrudnij inną agencję w celu przeprowadzania kontroli jakości.

KPI dotyczące terminowych dostaw

  • Normy – oceniane na podstawie ustalonych kryteriów terminowości. Normy należy określać dla poszczególnych projektów (jeśli zawierasz współpracę na potrzeby pojedynczego projektu) lub fragmentów zawierających określoną liczbę słów (jeśli współpraca ma charakter długoterminowy).

Krok 8. Zadbaj o skuteczną komunikację, by zoptymalizować współpracę z agencją

Sposób, w jaki komunikujesz się z agencjami tłumaczeniowymi, powinien odpowiadać zakresowi realizowanej pracy. Stosuj się do podanych niżej wskazówek od pierwszego zapytania aż do etapu po zakończeniu realizacji projektu.

Komunikacja wstępna

  • Poproś agencję tłumaczeniową o monitorowanie i udostępnianie najważniejszych szczegółów dotyczących projektu: daty rozpoczęcia, stanu, terminu zakończenia itp.

  • Zaplanuj spotkanie wprowadzające. Informuj na bieżąco o wszelkich zmianach. Staraj się identyfikować obszary budzące wątpliwości i odpowiedz na ewentualne zastrzeżenia.

  • Określ oczekiwania dotyczące jakości. Omów je z agencjami tłumaczeniowymi. W razie potrzeby wprowadź zmiany w ustalonych normach.

  • Przygotuj językowe materiały referencyjne. Dostarcz agencji przejrzyste materiały referencyjne, prezentujące Twoje preferencje językowe. Mogą to być zrzuty ekranu, wytyczne dotyczące stylu, glosariusze itp.

Komunikacja w trakcie projektu

  • Natychmiast informuj agencję o wszelkich problemach z jakością. Zwracaj uwagę na niepokojące kwestie, precyzuj normy jakości i proponuj rozwiązania.

  • Informuj o zmianach. Omawiaj zmiany w wytycznych dotyczących stylu, glosariuszu, procesach kontroli jakości itp.

  • Identyfikuj możliwości ciągłej poprawy. Udostępniaj sprawdzone metody. Przekazuj obserwacje i zalecenia.

  • Odpowiadaj terminowo na pytania agencji tłumaczeniowej. Przekazuj przejrzyste informacje i udostępniaj odpowiednie zasoby oraz narzędzia.

Komunikacja po zakończeniu projektu

  • Przekaż agencjom tłumaczeniowym swoje uwagi. Poinformuj je, co się sprawdziło, a co można następnym razem poprawić.

Powyższe wskazówki pomogą Ci wybrać agencje tłumaczeniowe, które przygotują wysokiej jakości tłumaczenie, na jakie zasługują Twoi odbiorcy, a także skutecznie zarządzać takimi agencjami.