איך יוצרים מערך אפקטיבי של לוקליזציה

מדריך לאיתור וניהול של ספקי שירות מתאימים

1 סקירה כללית

האתגר

אחרי שתגיעו אל הקהל שלכם, תצטרכו לתקשר איתו. כדי לעשות את זה, צריך לוודא ששירותי התרגום שבהם אתם נעזרים מביאים בחשבון את הניואנסים הטכניים והתרבותיים של השפות בשווקים שאליהם אתם מייצאים. הקפדה על העיקרון הזה תבטיח שתעבירו לקהל את המסרים שאליהם התכוונתם.

המטרה

לאתר ולנהל ספקים שיתרגמו את האתר שלכם בצורה המתאימה ביותר. כך תוודאו שאתם מדברים עם הלקוחות בשפה שלהם ויוצרים חוויית מותג אחידה בכל העולם.

איך עושים את זה?

ההנחיות שבהמשך נועדו ליצור גישה שיטתית שתעזור לכם להקים ולנהל מערך של שירותי תרגום.

לפני שתבחרו ספק, דונו עם הצוות שלכם לגבי צורכי העסק. לשם כך, הביאו בחשבון את השאלות הבאות:

שפות

מהן שפות היעד? האם רשימת השפות צפויה לגדול?

היקף

כמה מילים צריך לתרגם בשלב ראשון? באיזו תדירות תשלחו תוכן חדש לתרגום?

שירותים

אילו שירותים תצטרכו בשביל סוגי התוכן השונים שלכם? לדוגמה:

  • תוכן שאינו מוצג למשתמש. למשל, מטא-נתונים בשביל אופטימיזציה למנועי חיפוש (SEO) שעבורם אפשר להשתמש במתרגמים פחות מנוסים, או שיש עבורם צורך רק בעריכה קלה

  • תוכן בתחום שדורש התמחות. לדוגמה, תוכן משפטי, טכני או רפואי שדרושים לו מתרגמים עם ידע בתחום

  • תוכן יצירתי עם מידת חשיפה גבוהה. לדוגמה, תמונות בדף הבית שעבורן יש צורך בגרפיקאים ובעיבוד לא מקוון, או תוכן המחייב תרגום יצירתי (Transcreation)

  • תוכן רגיל, שעבורו נדרשים מתרגמים בעלי ניסיון רגיל, ואולי גם עריכה

לוח זמנים

מהו לוח הזמנים לכל שירות הנחוץ לכם, ומהו היקף התוכן?

פלטפורמה

באיזו מערכת תשתמשו כדי ליצור ולאחסן תוכן? לדוגמה, האם תשתמשו ב-Wordpress?

2 איך לאתר ספקי שירות מתאימים

אחרי ביצוע השלבים במדריך הזה, תהיה לכם הבנה רחבה יותר לגבי סוג הספק המתאים ביותר בשבילכם. בשלב הראשון, המטרה היא למצוא ספק שירות, ומשם תעברו לאסטרטגיות מתקדמות לניהול ספקי שירותים.

שלב 1: סקר שוק לאיתור ספקים

בשלב הזה מחפשים ב-Google שירותי תרגום. כשאתם בוחנים את האתר של כל ספק שירות, יש להביא בחשבון את השיקולים הבאים:

  • אילו שירותים הוא מציע? האם יש שירותים מסוימים שהספק מקדם יותר מאחרים?
  • מי הלקוחות שלו? האם יש לספק בעיקר לקוחות גדולים או קטנים, או שיש לו לקוחות מכל סדרי הגודל?
  • איזה ניסיון יש לספק בעבודה עם חברות דומות לשלכם?
  • באילו שפות ניתן השירות?
  • איפה משרדי החברה? האם הספק מעסיק עובדים באזור הזמן שלכם?
  • מתי החברה נוסדה?
  • מי ייסד את החברה? האם יש לה התמחות בשוק מסוים?
  • האם מוצג מידע לגבי מחירים?

שלב 2: זיהוי השירותים שניתנים על-ידי ספקים וסוגי הספקים

ספקי תרגום רגילים מציעים בדרך כלל שירותי תרגום, הוצאה לאור שולחנית (DTP), בדיקות איכות וניהול פרויקטים. יש שני סוגים עיקריים של ספקים כאלה:

ספקי שירות לשפה אחת (SLV)

ספקי SLV מציעים שירותים במספר קטן של שפות, בדרך כלל שפה אחת או מספר שפות מקומיות. התעריפים של ספקי SLV לעיתים קרובות נמוכים יותר מאלה של ספקי תרגום לשפות מרובות, והם אופציה טובה אם אתם מעוניינים בלוקליזציה של תוכן בשפה אחת עד שלוש שפות מקומיות.

ספקי שירות לשפות מרובות (MLV)

ספקים כאלה מציעים כיסוי גלובלי שכולל את כל שירותי הלוקליזציה הנחוצים לכם. ספקי MLV יכולים לנהל מספר פרויקטים באזורים שונים בו-זמנית. כדי לספק את השירותים, בדרך כלל הם מסתמכים על שילוב של ספקי SLV, פרילנסרים ומתרגמים שכירים.

שלב 3: זיהוי של סוג הספקים הנחוצים לכם

כדי להבין מה סוג הספק הנחוץ לכם, יש להביא בחשבון את הגורמים הבאים. חשוב לזכור שאולי תצטרכו כמה ספקי SLV, או אפילו כמה ספקי MLV, כדי לענות על כל צורכי הלוקליזציה.

מומחיות אזורית

ספק SLV עשוי להיות מנוסה יותר בתרגומים באזורים מסוימים

התמחות בתחומים מסוימים

חלק מהספקים מתמחים בתחומים מסוימים, כמו כתיבת תוכן שיווקי, תרגום יצירתי, תוכן רפואי, משפטי וכו'.

השירותים המוצעים

ספקים מסוימים מתמחים בשירותי עריכה, כתיבת תוכן, בדיקות וכו'.

בקרת איכות

אם אתם מעוניינים בבקרת איכות של התוכן, ייתכן שכדאי לכם לשכור את השירותים של "ספק עריכה". זהו מעין שירות של בקרת איכות, כאשר העורך בודק את עבודת הכותב.

אפשרות להגדלת ההיקף וצמצום סיכונים

אם היקף התוכן גדול ולוח הזמנים קצר, מומלץ לעבוד עם כמה ספקים

שלב 4: יצירת בקשה לקבלת מידע (RFI)

  • יש להציג בקצרה את הצרכים שלכם (תוכן, שירותים, היקף ושפות) בפני כמה ספקים
  • עליכם לאסוף מידע לגבי השירותים הלשוניים שהם מספקים. לדוגמה:
    • שירותים ושפות – רשימה של שירותים לשוניים, כולל מומחיות או תחומי התמחות
    • המלצות – רשימה של שתיים או שלוש המלצות מקצועיות, כולל פרטים ליצירת קשר
    • הערכת עלות – העלות המוערכת לכל שפה וסוג תוכן. התמחור של תרגום נעשה בדרך כלל לפי מילה, והתמחור של עריכה ניתן לפי מילה או שעה

שלב 5: צמצום הרשימה לספקים המועדפים

בשלב זה עליכם לקבוע מיהם הספקים המתאימים ביותר לצורכי הלוקליזציה שלכם. לשם כך יש לבחון אם הם מציעים את השפות והשירותים הנחוצים לצוות שלכם. יש להביא בחשבון גם את מידת העניין שהם הביעו בעבודה איתכם. לדוגמה, כמה מהר הם הגיבו בתהליך הבדיקה הראשוני.

שלב 6: יצירת בקשה להצעת מחיר (RFP)

יש ליצור בקשת RFP ולשלוח אותה אל הספקים ברשימה הקצרה שיצרתם. מה לכלול בבקשת ה-RFP:

  • הצגה של הפרויקט שלכם – סקירה כללית של החברה, התוכן והקהלים
  • הצגת הצרכים שלכם – השירותים הנחוצים, שפות היעד, ההיקף, המומחיות, לוח הזמנים וכו'
  • ציון המידע הנחוץ לכם – מה המידע שאתם רוצים לקבל מהספקים ברשימה הקצרה בתשובה ל-RFP?

המידע שיש לבקש מהספקים ברשימה הקצרה

סקירה כללית של הספק

בסקירה אפשר לכלול את המידע הבא:

  • שפות
  • לקוחות לדוגמה
  • תחומי התמחות
  • מיקומים
  • מספר העובדים

תהליכי איכות

החלק הזה יכול לכלול מידע לגבי השיטות שבהן הספק משתמש והתהליכים לפתרון בעיות, אם הן מתעוררות.

לוחות זמנים

בחלק הזה אפשר לכלול מידע על זמני המסירה הנדרשים, והתהליך שמיושם במקרה של חריגה מלוחות הזמנים.

משאבים

כאן אפשר לכלול את הפרטים הבאים:

  • הרקע של מתרגם טיפוסי
  • מספר המתרגמים המועסקים כשכירים או פרילנסרים על-ידי הספק
  • מיקום המתרגמים
  • ההדרכה שניתנת
  • ניהול ביצועים
  • אופן קביעת העלות של ספקים

תמיכה הניתנת על-ידי הארגון שלכם

אפשר לכלול מידע לגבי אנשי הקשר שלכם, וגם לציין אם תקצו מנהל פרויקט ייעודי ואת אזור הזמן שבו הוא עובד.

מערכות

אפשר לבקש מידע על:

  • הפלטפורמות שבהן הספק משתמש
  • סוגי הקבצים הנתמכים
  • תמיכה שניתנת לשילוב עם הפלטפורמות שלכם
  • הצורך להקצות משאבים מצדכם
  • עלות השילוב

הערכת עלות

בחלק הזה אפשר:

  • לשאול מה העלות למילה / שפה / סוג תוכן
  • לבדוק אם הספק נותן הנחות על שימוש בתוכנה שכוללת זיכרון תרגום
  • לשאול אם יש עלויות נוספות. למשל, על ניהול הפרויקט, תהליכים לאחר התרגום, עריכה וכו'

טיפ

כדאי לבקש מהספק דוגמת תרגום. אתם יכולים לספק קטע תוכן לדוגמה ולבקש שיתורגם על-ידי מתרגם המייצג את היכולות של הצוות שיעבוד על הפרויקטים שלכם. יש לוודא שבצוות הפנימי שלכם יש אדם או שניים שיכולים לבדוק את איכות התרגום.

שלב 7: קביעת מדדי ביצועים מרכזיים (KPI) בחוזה עם הספקים הנבחרים

תצטרכו לחתום על חוזה מול כל ספק שתבחרו לעבוד איתו. יש לכלול בחוזה את השירותים ואת מדדי ה-KPI, שישמשו כדרך לוודא שצוות הלוקליזציה יעמוד בסטנדרטים מסוימים. מדדי ה-KPI הבאים יכולים לשמש כנקודת התחלה וכדי לזהות שיפורים במהלך הזמן.

מדדי KPI לאיכות התרגום

  • תאימות – יש לתרגם בהתאם לדרישות מדריך הסגנון ולהנחיות הפרויקט
  • דקדוק – יש לתרגם בהתאם לחוקי הדקדוק של שפת היעד
  • פיסוק ואיות – יש לתרגם לפי חוקי השפה וכללי מדריך הסגנון
  • משמעות – התרגום צריך להעביר את המשמעות של המקור
  • טרמינולוגיה – יש להשתמש בתרגומים המועדפים שנקבעו במילון המונחים ובמדריך הסגנון, ושמופיעים בזיכרון התרגום
  • תרגום מובן – יש לכתוב תוכן שדוברי השפה יבינו בקלות
  • סטנדרטים – יש לקבוע קריטריון מוסכם של "שיעור שגיאות". הסטנדרטים האלה צריכים להיקבע על בסיס פרויקט או על בסיס מספר המילים (לדוגמה, לכל אלף מילים)

הערה: אם אין בצוות שלכם או של הספק עובדים שיכולים לבצע בדיקת איכות אובייקטיבית, יש להשתמש בספק אחר כדי לבדוק את איכות התרגום.

מדדי KPI לעמידה בלוחות זמנים

  • סטנדרטים: יש להסכים על קריטריונים לעמידה בזמנים. הסטנדרטים צריכים להיות על בסיס פרויקט (אם יש רק פרויקט אחד) או על בסיס מספר המילים (אם מדובר על עבודה מתמשכת).

שלב 8: יצירת ערוץ תקשורת אפקטיבי כדי לספק תמיכה מקסימלית לספק

אופן התקשורת עם ספקי הלוקליזציה צריך להתאים להיקף העבודה. ההנחיות שבהמשך יעזרו לכם לבסס תקשורת אפקטיבית, החל מהפנייה הראשונית ועד להתנהלות אחרי סיום הפרויקט.

בפנייה הראשונית

  • יש לבקש מהספק לעקוב אחר היבטים מרכזיים לגבי הפרויקט ולשתף אתכם במידע: תאריך התחלה, סטטוס, תאריך הגשה וכו'.

  • מומלץ לקבוע פגישת היכרות. יש לקבוע גם שיחות תקופתיות כדי לשתף עדכונים, לזהות בעיות ולטפל בהן

  • עליכם לתאם ציפיות בנוגע לאיכות. יש לדון עם הספקים לגבי הצרכים והציפיות שלכם. את הסטנדרטים שיצרתם יש לעדכן בהתאם לצורך

  • יש ליצור חומרי עזר לשוניים. עליכם לספק חומרי עזר ברורים שיבהירו את ההעדפות הלשוניות. למשל: צילומי מסך, מדריכי סגנון, מילוני מונחים וכו'

במהלך הפרויקט

  • אם מתגלות בעיות איכות, יש להודיע מיד לספק. במקרים כאלה צריך לציין מהן הבעיות, להבהיר מהם הסטנדרטים לאיכות ולעקוב אחר הנושא עד לפתרון

  • חשוב להודיע על עדכונים. עליכם לדון עם הספק לגבי עדכונים במדריך הסגנון, מילון המונחים, תהליך בקרת האיכות וכו'

  • מומלץ לזהות על בסיס קבוע הזדמנויות לשיפור. יש לשתף שיטות מומלצות. חשוב להודיע לספק לגבי בעיות שבהן הבחנתם ולציין המלצות על דרכים לפתור אותן

  • יש להשיב לשאלות הספק בזמן. עליכם לספק מידע ברור ולשתף משאבים וכלים בהתאם לשיקול דעתכם

לאחר סיום הפרויקט

  • מומלץ לספק משוב לספקים. המידע צריך לכלול את נקודות החוזק ואת ההיבטים שיש לשפר בפעם הבאה

ההנחיות האלה לניהול ספקים יכולות לעזור לכם לבחור ולנהל ספקים, כדי שתקבלו מהם תרגומים איכותיים שעונים על ציפיות הקהל.