איך לעבוד עם אנשי מקצוע חיצוניים בתהליך ההקמה של עסק?

למה כדאי לשכור אנשי מקצוע חיצוניים וכמה זה יעלה לכם

איך לעבוד עם אנשי מקצוע חיצוניים בתהליך ההקמה של עסק?

1 סקירה כללית

האתגר

תשלום לאנשי מקצוע חיצוניים כמו עורכי דין ונוטריונים הוא ההוצאה הכי גדולה בתהליך הקמת עסק. בכל מדינה ואזור מוגדרות בחוק דרישות שונות לגבי השימוש בשירותי נוטריונים ועורכי דין. בהרבה מדינות תהליך רישום החברה הפך להיות מקוון, והמחוקקים מנסים לצמצם את העלויות שעסקים בהקמה צריכים לשלם. במדריך הזה יוצגו לכם מגוון אפשרויות שזמינות לכם, לא משנה איפה אתם רוצים לפתוח עסק.

המטרה

אם תדעו בדיוק באילו מדינות ואזורים אתם מחויבים להשתמש בשירותי נוטריון, תוכלו להיעזר במידע הזה כדי לצמצם את העלויות ועדיין לפעול בהתאם לחוקים ולתקנות הרלוונטיים.

למה כדאי להעסיק גורם חיצוני וכמה זה אמור לעלות?

נוטריונים ועורכי דין הם אנשי מקצוע חיצוניים שרוב בעלי העסקים שוכרים את שירותיהם כדי שיעזרו להם בשלב ההקמה. הם יכולים לעזור לכם לבצע ביעילות הליכים מורכבים ולהבטיח שהחברה תפעל בהתאם לחוק המקומי. עם זאת, השירותים שלהם עלולים להיות יקרים במדינות ובאזורים מסוימים - תלוי איפה בחרתם לפתוח את העסק.

2 נוטריונים ועסקים קטנים

נוטריונים הם עובדי ציבור אשר מונו על ידי גופים ציבוריים וגורמי ממשל כדי לאשר מסמכים ולהפוך אותם לרשמיים. הם אמורים לשמש כגורם אובייקטיבי בתהליך. בכל מדינה מוגדרות לנוטריונים סמכויות שונות, ויש מקרים שבהם אפילו מוגדרות להם סמכויות שונות באזורים שונים באותה מדינה.

לדוגמה, באיטליה רק נוטריונים מורשים לאשרר עסקאות מקרקעין ורק להם יש הסמכות לחתום בנוכחות עדים על שטרי התאגדות ציבוריים.1

לפי דוח Doing Business של הבנק העולמי, ב-76 מתוך 189 המדינות הרשומות בבנק, עסקים קטנים בהקמה נעזרים בשירותי נוטריון, וב-40 מתוך אותן 76 מדינות החוק מחייב עסקים בהקמה לעשות זאת.

כמה יעלו לכם שירותי נוטריון?

תהליך אישור נוטריוני יכול להיות יקר. הסכומים שבעלים של עסקים בהקמה נדרשים לשלם לנוטריונים עלולים להגיע ל-5.6% מההכנסה הממוצעת לנפש. התעריפים הכי גבוהים נהוגים במדינות ה-OECD, שבהם ההכנסה לנפש גבוהה, ובמקום השני מבחינת יוקר התעריפים נמצאות אמריקה הלטינית והאיים הקאריביים. יש מדינות, כמו קוסטה ריקה2, שבהן תעריפי נוטריונים נקבעו בחקיקה. במדינות אחרות אפשר להתמקח על התעריף בהתאם לשירותים שהנוטריון מספק.

השימוש בשירותים נוטריוניים בתהליך הקמת עסק מאוד נפוץ בקרב עסקים קטנים שמוקמים במדינות הארגון לשיתוף פעולה ולפיתוח כלכלי (OECD) שבהן ההכנסה לנפש גבוהה.

לדוגמה, באיטליה, בפולין ובהולנד ברוב המקרים שטר ההתאגדות הציבורי של חברה והתקנון שלה נחתמים בפני נוטריון.

באזורים הבאים החוק מחייב להשתמש בשירותי נוטריון לביצוע הליכים משפטיים, כולל הקמה של ישויות משפטיות, העברת הבעלות על קרקע ואימות של מסמכים משפטיים:

  • אפריקה
  • אמריקה הלטינית
  • האיים הקאריביים

אפריקה

בשנת 2014 מועצת השרים של הארגון להאחדת המשפט התאגידי באפריקה (OHADA) קבעה שב-17 מדינות הארגון השימוש בשירותי נוטריון בתהליכי הקמת עסק יהיה אופציונלי, ולמרות זאת בהרבה ממדינות ה-OHADA עדיין מקובל להשיג אישור נוטריוני כשמקימים עסקים.

לדוגמה, בבורקינה פאסו נוטריון מאשר את הצהרות ההון הראשוני של עסקים בהקמה.

17 המדינות החברות ב-OHADA הן:

  • בנין
  • בורקינה פאסו
  • קמרון
  • רפובליקת מרכז אפריקה
  • צ'אד
  • קומורוס
  • חוף השנהב
  • הרפובליקה הדמוקרטית של קונגו
  • גינאה המשוונית
  • גאבון
  • גינאה
  • גינאה ביסאו
  • מאלי
  • ניז'ר
  • הרפובליקה של קונגו
  • סנגל
  • טוגו

אמריקה הלטינית

במדינות השונות באמריקה הלטינית יש חוקים שונים לגבי השימוש בשירותי נוטריונים. לדוגמה, חברה בארגנטינה לא חייבת לקבל אישור נוטריון על התקנון שלה.

בגוואטמלה מייסדי החברה חייבים להציג בבנק מכתב מנוטריון כדי שיוכלו לפתוח חשבון.

מערכות אלקטרוניות

בכמה מדינות שיש בהן הכנסה ממוצעת גבוהה לנפש, חלה התפתחות משמעותית במקצוע הנוטריון הודות לשילוב של מערכות אלקטרוניות בתחום.

לדוגמה, בבלגיה נוטריונים יכולים להשתמש במערכת אישור נוטריוני אלקטרונית כדי להגיש למוסדות שונים את שטר ההתאגדות של חברה ולקבל עבורה מספר ארגון תוך כמה דקות. בקרואטיה נוטריונים יכולים להשתמש במערכת אלקטרונית כדי להגיש מסמכים לבתי משפט.

הסדרת שירות נוטריוני בחוקים של מדינות שונות

בערך בשליש מהמדינות באירופה ובמרכז אסיה נקבע בחוק שיש להשתמש בשירותי נוטריון בתהליך ההקמה של עסקים.

לדוגמה, בבוסניה והרצגובינה חוק האישור הנוטריוני משנת 2002 קובע שנוטריון חייב להכין ולאשר את כל המסמכים הנדרשים לרישום חברה. בטורקיה נוטריון חייב לאשר את ספרי החשבונות הרשמיים של החברה. בקזחסטן נוטריון חייב לאמת את מסמך אישור הרישום במדינה.


  1. חוק 89, מ-16 בפברואר 1913. 

  2. בקוסטה ריקה התעריף נקבע בצו הנשיאותי ‎36562-JP מ-31 בינואר 2011 (סעיף 95‎ a), שלפיו אישור נוטריוני של חוזה התאגדות של כל חברה יעלה 150,000 קולון (288 דולר), אבל נוטריונים יכולים להסכים עם הלקוחות על מחירים אחרים. 

3 עורכי דין ועסקים קטנים

הרבה עסקים קטנים שוכרים עורכי דין כדי:

  • להכין ולנסח חוזים
  • להכין ולנסח תזכירי התאגדות
  • לחתום על מסמכי החברה
  • לנסח את תקנוני החברה
  • לבצע חיפושי שמות
  • לנסח את שטרי הקניין של החברה

השימוש בשירותי עורך דין בתהליך הרישום של החברה עלול להגדיל את הוצאות ההקמה של העסק. שירותי עורך דין עלולים להיות יקרים יותר משירותי נוטריון. לפי דוח Doing Business של הבנק העולמי, יש כ-17 מדינות שבהן חובה על פי חוק להשתמש בשירותי עורך דין כדי לבצע רישום חברות.

למשל, על פי החוק באיי הבהאמה, עורך דין חייב להכין את מסמכי הרישום של חברה.

מתי מומלץ להשתמש בשירותי עורך דין?

אם אתם יודעים מראש שתהליך ההקמה של העסק יהיה מורכב וכרוך בהרבה ביורוקרטיה, מומלץ לשכור עורך דין. יכול להיות ששירותי עורך דין יעלו לכם ביוקר, אבל איש מקצוע יכול לחסוך לכם זמן ולהבטיח שהתהליך יתבצע בלי בעיות.

חברות בהקמה נוהגות להיעזר בייעוץ משפטי גם במקומות שבהם אין דרישה חוקית לעשות זאת. ייעוץ משפטי יבטיח שתהליך הרישום של העסק, שיכול להיות מסובך, יתבצע בלי בעיות מיוחדות.

אספנו כמה דוגמאות לשירותים משפטיים שניתנו במדינות שונות, מתוך הנתונים בדוח Doing Business:

  • בוונצואלה החוק דורש מחברות לשכור שירותי עורך דין שיספק הערכה משפטית בתהליך ההכנה של מסמכי ההתאגדות של החברה. התהליך יכול לקחת חמישה ימים והוא עולה יותר מ-87% מההכנסה הממוצעת לנפש במדינה.

  • בסנט לוסיה צריך לשכור שירותי עורך דין שיבצע חיפוש שמות ויאשר את השם המוצע לחברה. אחרי שהבדיקה מעלה שרשם החברות יאשר את שם החברה, עורך דין מכין את מסמכי ההתאגדות. תהליך ההכנה נמשך יומיים והוא עולה 18% מההכנסה הממוצעת לנפש במדינה.

  • אמריקה הלטינית והאיים הקאריביים הם האזורים עם הכי הרבה מדינות שבהן עסקים בהקמה שוכרים שירותי עורך דין לצורך רישום החברה.

  • באנטיגואה וברבודה בעלים של חברות חדשות נדרשים לספק הצהרה של עורך דין שהם שפויים, מעל גיל 18 ולא נמצאים בפשיטת רגל. בנוסף, בעלים של עסקים בהקמה צריכים לשכור עורך דין שיכין את כל מסמכי ההתאגדות, כולל ההודעה על הכתובת וחוזי ההתאגדות.

  • באקוודור אנשים שמקימים חברה חדשה נדרשים לשכור עורך דין שיכין את זיכרון הדברים של ההתאגדות.

  • בבוליביה בעלים של עסקים בהקמה צריכים לשכור עורך דין כדי לנסח את חוזה ההתאגדות, את חוקת התאגיד ואת התקנון שלו. לפי התעריפים שנקבעו על ידי לשכת עורכי הדין בבוליביה, התשלום המינימלי על טיפול בהתאגדות של חברה הוא כ-42% מההכנסה הממוצעת לנפש ועוד 2% מההון של החברה.

מדינות שבהן לא חובה להשתמש בשירותים משפטיים

באזור שמדרום לסהרה באפריקה, רק לעיתים נדירות משתמשים בשירותי עורך דין בתהליכי איגוד חברות, למרות שמדובר בתהליך מאוד נפוץ בדרום סודן, בסוואזילנד ובאוגנדה.

לאחרונה כמה מדינות אחרות באזור הכריזו על רפורמות שיבטלו את הצורך להשתמש בשירותים משפטיים בתהליך הקמת חברה.

לדוגמה, בשנת 2009 ליבריה הוציאה חוזי התאגדות סטנדרטיים, שזמינים לציבור במספר משרדים ממשלתיים במונרוביה. החוזים האלה מאפשרים לבעלי עסקים בהקמה לרשום את העסק בלי להיעזר בעורך דין.

ב-2009 ממשלת דרום אפריקה הצהירה שעסקים בהקמה כבר לא מחויבים להיעזר בשירותי עורך דין כדי להגיש מסמכים.

4 כמה יעלו לכם שירותים משפטיים?

במדינות OECD שבהן ההכנסה לנפש גבוהה, עלות שירותי הנוטריון לעסקים בהקמה עלולה להיות גבוהה כמעט פי ארבעה משכר הטרחה הממוצע של עורך דין.

אמנם יקר לשכור את שירותיהם של עורכי דין שמתמחים ברישום חברות, אבל יש לזה גם יתרון: מרגע שיש עורך דין בתמונה, לרוב רישום העסק לא לוקח הרבה זמן.

לפי ממוצע שחושב על סמך נתונים מכל העולם, כשמשתמשים בשירותי עורך דין - תהליך הרישום נמשך יומיים, וכשפונים לנוטריון - התהליך מתארך פי שניים ויותר.

במדינות אירופה ומרכז אסיה, העלות הממוצעת של שירותי עורך דין בתהליך רישום חברה היא השנייה בגובהה בעולם.

כמה דוגמאות לעלות של בשירותי עורך דין ברחבי העולם:

לפי החוק בקפריסין, חובה להשתמש בשירותי עורך דין שינסח את תזכיר ההתאגדות ותקנות ההתאגדות. השירות הזה יכול לעלות לחברה קטנה או בינונית בערך £1,000.

בהונגריה הדבר הראשון שעסקים בהקמה נדרשים לעשות הוא לשכור עורך דין שייצג את החברה וינסח את שטר הקניין שלה ואת כל שאר המסמכים הנדרשים לייסודה. חובה להשתמש בשירותי עורך דין כשמבצעים את תהליך הרישום. העלות משתנה בהתאם למורכבות המקרה ויכולה להגיע עד כמעט 7% מההכנסה הממוצעת לנפש.

בממוצע, עסק משלם סכום של 18% מההכנסה הממוצעת לנפש כדי לשכור עורך דין שיעזור בתהליכי ההקמה. הסכום הזה גבוה יותר מהעלות הממוצעת של שימוש בשירותי נוטריון.

5 רפורמות ושיטות עבודה מומלצות

מעורבות של גורמים חיצוניים בתהליך ההקמה של העסק

מאוד מקובל להשתמש בשירותים של גורמים חיצוניים בתהליך ההקמה של עסק, אבל חשוב לזכור שהעבודה מול גורמים כאלה עלולה להיות כרוכה בהשקעה של לא מעט זמן וכסף מצידכם. לכן, יש מספר מדינות שבהן לא חובה לשכור איש מקצוע חיצוני כדי להקים עסק.

לדוגמה, בשנת 2011 עבר בבורונדי חוק שביטל את הצורך בקבלת אישור נוטריוני על מסמכי התאגדות. החוק הזה מצמצם את העלויות של רישום עסק ב-21% ומקצר את תהליך הרישום בארבעה ימים.

למה כדאי להשתמש במערכות מקוונות לרישום חברות?

יש מדינות שבהן הממשל מעודד שימוש בפלטפורמות מקוונות לרישום חברות, כדי לצמצם את העלויות הכרוכות בשימוש בשירותים של גורם חיצוני למטרות האלה. לרוב, כשמשתמשים במערכות האלה לא צריך להיעזר בשירותים של עורכי דין או נוטריונים כדי לאמת את מסמכי החברה ולבצע את תהליך הרישום. בחלק מהפלטפורמות האלה אפשר גם להשתמש באמצעי זיהוי דיגיטליים, כמו חתימות אלקטרוניות. האמצעים האלה יכולים לשמש כתחליף לחלק מהאישורים שנוטריונים מספקים.

לדוגמה, בכל חבלי הארץ בגרמניה1 חובה לבצע רישום אלקטרוני של חברות ואפשר לפרסם הודעות על התאגדות של חברות באינטרנט. התקנות האלה קיצרו בשישה ימים את הזמן שנדרש כדי להקים חברה בגרמניה.

ב-2013 ממשלת צ'ילה העבירה חוק שמאפשר ליזמים לבצע רישום של ישויות משפטיות מסוגים מסוימים באינטרנט ללא תשלום, וכך להקים עסקים במדינה יותר בקלות. השינוי הזה קיצר את הזמן שנדרש לביצוע תהליך הרישום של תקנון החברה אצל נוטריון מיומיים ליום אחד.

סיכום

אם תבחרו להשתמש בשירותים משפטיים ובשירותי נוטריון תוכלו לדעת בביטחון מלא שאתם עושים הכול בהתאם לחוקים ולתקנות במדינה. חשוב שמהרגע הראשון תהיו מודעים לכך שהשירותים האלה כרוכים בתשלום שמצטבר, ותיקחו את העובדה הזו בחשבון כשאתם מעריכים את עלויות ההקמה של העסק. כדאי לשקול להשתמש באפשרויות רישום אלקטרוני, במקומות שבהם ניתן לעשות זאת על פי חוק, כדי לחסוך בעלויות.


  1. בגרמניה תהליכי הרישום ופרסום ההתאגדות של חברות באמצעים אלקטרוניים מוסדרים בחוק שנקרא Act on the Maintenance of Electronic Commercial Registers, Cooperative Registers and the Companies Register, שנכנס לתוקף ב-1 בינואר 2007.