Stratégies à adopter pour développer votre équipe de localisation

Guide d'aide au recrutement et à la gestion de fournisseurs appropriés

Stratégies à adopter pour développer votre équipe de localisation

1 Présentation

Le défi

Une fois que vous avez touché votre audience, vous devez vous donner les moyens d'entrer en relation avec ces clients potentiels. Pour parvenir à ce but, vous devez vous assurer que les services de traduction que vous utilisez maîtrisent bien toutes les nuances culturelles et techniques de la langue qui est parlée dans vos marchés d'export. Vous serez ainsi assuré de vous adresser à votre audience exactement comme vous le souhaitez.

Votre objectif

Identifier et gérer les entreprises qui vous fourniront des services de traduction adaptés aux besoins de votre site Web. Vous pourrez ainsi vous adresser à vos clients dans leur langue et homogénéiser le message de votre marque à l'échelle mondiale.

Marche à suivre

Dans ce guide, nous vous proposons une méthodologie à appliquer pour sélectionner et gérer correctement vos fournisseurs de services de traduction.

Pour commencer, identifiez vos besoins avec votre équipe, en vous posant les questions suivantes :

Langues

Quelles langues souhaitez-vous cibler ? À l'avenir, d'autres langues seront-elles susceptibles de venir s'ajouter à cette liste ?

Volume

Au départ, combien de mots devez-vous faire traduire ? À quelle fréquence aurez-vous de nouveaux contenus à faire traduire ?

Services

En tenant compte de vos différents types de contenu, de quels services avez-vous besoin ? Voici quelques exemples :

* Contenus non visibles (métadonnées SEO, par exemple), pour lesquels un service de post-édition légère ou des ressources moins expérimentées peuvent suffire

* Contenus spécialisés (juridiques, techniques ou médicaux, par exemple), pour lesquels il vous faut des ressources expérimentées dans le domaine

* Contenus créatifs, extrêmement visibles (images de votre page d'accueil, par exemple), pour lesquels il vous faut des compétences créatives, un service de transcréation et des processus hors connexion

* Contenus standards, pour lesquels des ressources standards (et peut-être un service de relecture) peuvent suffire

Échéancier

Quel est votre échéancier (tenant compte du type de service qu'il vous faut et du volume du contenu à traduire) ?

Plate-forme

Quel système (par exemple, WordPress) allez-vous utiliser pour la création et le stockage de vos contenus ?

2 Identifiez les fournisseurs pouvant répondre à vos besoins

En suivant les étapes de cette section, vous aurez une meilleure idée du type de fournisseur qu'il vous faut. Nous vous présentons d'abord des recommandations de base pour vous aider à sélectionner vos fournisseurs, puis des stratégies plus avancées de gestion des partenaires de localisation.

Étape 1 : Recherchez des fournisseurs

Recherchez des services de traduction sur Google. Explorez le site Web de chaque fournisseur en vous posant les questions suivantes :

 Quels services ce fournisseur offre-t-il ? Met-il en avant un type de service par rapport aux autres ?  Qui sont ses clients ? Ses clients sont-ils de grandes ou de petites entreprises, ou les deux ?  Ce fournisseur a-t-il l'habitude de collaborer avec des entreprises du même type que la vôtre ?  Dans quelles langues ce fournisseur offre-t-il ses services de localisation ?  Où se trouve son siège social ? Dispose-t-il d'une équipe située dans le même fuseau horaire que vous ?  En quelle année cette entreprise a-t-elle été créée ?  Qui a créé cette entreprise ? Cette entreprise est-elle spécialisée dans un secteur donné ?  Avez-vous accès à ses tarifs ?

Étape 2 : Catégorisez les fournisseurs en fonction du type de services fournis

En général, ces fournisseurs proposent des services de traduction, de PAO, d'assurance qualité et de gestion de projet. Deux types d'entreprises se distinguent :

Fournisseurs de service unilingue

Ces entreprises fournissent des services de localisation dans une seule langue (ou dans un sous-ensemble de langues régionales). Leurs tarifs ont tendance à être moins élevés que ceux des entreprises proposant des services multilingues. Ce type de fournisseur peut vous convenir si vous ne souhaitez localiser vos contenus que dans une, deux ou trois langues régionales.

Fournisseurs de service multilingue

Ces entreprises proposent des services multilingues et peuvent répondre à tous vos besoins en matière de localisation. Elles peuvent gérer un nombre important de projets à la fois, dans différentes zones géographiques. Elles ont tendance à se faire aider par des agences de localisation unilingue, des travailleurs indépendants et des traducteurs salariés.

Étape 3 : Identifiez le type de fournisseur qu'il vous faut

Pour mieux cerner vos besoins, réfléchissez aux points ci-dessous. N'oubliez pas que, pour prendre en charge vos travaux de localisation, vous devrez peut-être faire appel à plusieurs fournisseurs de service unilingue, voire plusieurs fournisseurs de service multilingue.

Expertise régionale

Les fournisseurs de service unilingue sont susceptibles de mieux connaître leur marché local.

Spécialisation

Certains fournisseurs mettent en avant une compétence particulière (par exemple, une spécialisation en marketing créatif, en transcréation, en traduction de contenus médicaux ou juridiques, etc.).

Services fournis

Certaines entreprises sont spécialisées dans les services de relecture, de création de contenus, de testing linguistique, etc.

Contrôle qualité

Pour être certain de la qualité du contenu, vous pouvez envisager de recruter un deuxième fournisseur pour les tâches de relecture. Ce travail de contrôle qualité est similaire à celui d'un éditeur relisant les écrits d'un rédacteur.

Envergure du projet et atténuation des risques

Si le contenu à traduire est volumineux et si vos délais sont serrés, vous pouvez envisager de travailler avec plusieurs fournisseurs.

Étape 4 : Créez une demande d'information

 Présentez en quelques lignes vos besoins (types de contenu, services requis, volumes et langues) à quelques fournisseurs.  Renseignez-vous sur leurs compétences linguistiques. Par exemple :  Services et langues : une liste des services linguistiques fournis, y compris les spécialisations et domaines d'expertise  Références : une liste de deux ou trois références professionnelles, avec leurs coordonnées * Estimation des coûts : une estimation des coûts, pour chaque langue et chaque type de contenu (les traductions sont généralement facturées au mot, et les relectures à l'heure)

Étape 5 : Dressez une liste de fournisseurs potentiels

Identifiez les fournisseurs susceptibles de répondre au mieux à vos besoins. Assurez-vous qu'ils offrent bien les services et les langues qu'il vous faut. Tenez également compte de l'intérêt qu'ils portent à votre demande (par exemple, quel a été leur délai de réponse pendant cette première phase ?).

Étape 6 : Créez un appel d'offres

Envoyez un appel d'offres à votre liste de fournisseurs potentiels. Assurez-vous d'y inclure les éléments suivants :

 Une présentation de votre projet : présentez votre société, votre contenu et votre audience.  Une présentation de vos besoins : présentez vos besoins en termes de services, langues cibles, volumes, domaines d'expertise, délais, etc. * Une liste des informations dont vous avez besoin : quelles informations spécifiques souhaitez-vous que ces fournisseurs vous communiquent dans leur réponse ?

Informations à demander à vos fournisseurs potentiels

Présentation de l'entreprise

Par exemple :

 Langues fournies  Liste de clients  Domaines d'expertise  Zone(s) géographique(s) * Nombre d'employés

Processus d'assurance qualité

Par exemple, une description de la méthodologie utilisée et du processus mis en œuvre en cas de problème.

Délais

Par exemple, délais de traitement de la demande et processus mis en œuvre en cas de retard ou non-respect des échéances de livraison.

Ressources

Par exemple :

 Profil type des traducteurs  Nombre de traducteurs employés ou travaillant sous contrat  Pays de résidence des traducteurs  Type de formations fournies  Mode de gestion des performances  Mode d'attribution des frais des fournisseurs

Assistance au sein de l'entreprise

Par exemple : liste des personnes que vous pouvez contacter, chef de projet chargé de traiter vos demandes (le cas échéant) et fuseau horaire de la zone dans laquelle il se trouve.

Systèmes

Par exemple :

 Plates-formes utilisées  Types de fichiers acceptés  Possibilités d'intégration avec vos plates-formes  Nécessité ou non d'affecter des ressources internes de votre entreprise * Éventuels coûts d'intégration

Estimation des coûts

Par exemple :

 Tarif par mot/langue/type de contenu  Remises offertes en cas d'utilisation d'un logiciel de mémoire de traduction * Coûts supplémentaires (gestion du projet, finalisation des fichiers traduits, relecture, etc.)

Astuce

Demandez au fournisseur de vous envoyer un exemple de traduction. Donnez-lui un extrait de votre contenu et demandez-lui de le faire traduire par un membre de l'équipe à qui il confierait le projet. Puis veillez de votre côté à ce qu'au moins deux personnes vérifient la qualité de la traduction.

Étape 7 : Incluez des indicateurs clés de performance dans le contrat établi avec le(s) fournisseur(s) sélectionné(s)

Vous devez établir un contrat avec chaque fournisseur sélectionné. Assurez-vous d'y inclure la liste des services à fournir, ainsi que des indicateurs clés de performance (KPI, key performance indicator), afin de pouvoir évaluer les résultats en fonction de critères objectifs. Vous trouverez ci-dessous une liste de KPI de base. Vous pourrez la peaufiner par la suite en fonction de la spécificité de vos besoins.

Indicateurs clés de performance – Qualité linguistique

 Conformité : application des consignes du guide de style et de toute instruction spécifique au projet  Grammaire : utilisation des règles grammaticales de la langue cible  Ponctuation/Orthographe : application des règles linguistiques et stylistiques standards  Préservation du sens : adaptation correcte du contenu de la langue source  Terminologie : utilisation des traductions présentes dans le glossaire, le guide de style et la mémoire de traduction  Intelligibilité du texte cible : production d'une traduction facilement compréhensible pour l'audience cible * Critères d'évaluation : définition d'un "taux d'erreur" et application de ce taux au niveau du projet ou d'un volume spécifique de mots (1 000 mots, par exemple)

Remarque : Faites appel aux services d'un autre fournisseur pour mesurer la qualité linguistique des traductions (si le fournisseur de traduction ou vous-même ne disposez pas des ressources adéquates pour réaliser une évaluation objective).

Indicateurs clés de performance – Respect des délais de livraison

Critères d'évaluation : définition du critère de respect des échéances de livraison et application de ce critère au niveau du projet (en cas de livraison unique) ou d'un volume spécifique de mots (en cas de livraison échelonnée)

Étape 8 : Assistez le fournisseur en définissant des canaux de communication efficaces

Déterminez votre stratégie de communication en fonction de l'envergure du projet. Vous trouverez ci-dessous quelques recommandations applicables aux différentes phases du projet.

Phase initiale

* Demandez au fournisseur de contrôler et de vous communiquer les informations clés du projet : date de début, état de progression, date de livraison prévue, etc.

* Planifiez une réunion au lancement du projet. Mettez en œuvre un système synchronisé de partage d'informations, ainsi que d'identification et de résolution des problèmes.

* Gérez les attentes en matière de qualité. Présentez vos besoins et discutez-en avec le fournisseur. Si nécessaire, mettez à jour les critères d'évaluation.

* Créez des références linguistiques. Fournissez des références explicites afin de bien communiquer vos préférences linguistiques (captures d'écran, guides de style, glossaires, etc.).

En cours de projet

* Signalez immédiatement tout problème de qualité au fournisseur. Donnez tous les détails nécessaires, clarifiez vos attentes en termes de qualité et assurez-vous que le problème soit bien résolu.

* Signalez toute modification apportée au guide de style, glossaire, processus d'assurance qualité, etc.

* Identifiez les opportunités d'amélioration. Partagez une liste de bonnes pratiques Transmettez vos observations et vos recommandations.

* Répondez à temps aux questions du fournisseur. Donnez-lui les informations, les ressources et les outils dont il a besoin.

Après livraison du projet

* Transmettez vos commentaires au fournisseur. Indiquez-lui les aspects de son travail que vous avez appréciés et ceux que vous souhaiteriez qu'il améliore à l'avenir.

Nous avons rédigé les recommandations ci-dessus afin de vous aider à sélectionner et à gérer les entreprises qui vous fourniront les traductions de qualité que votre audience est en droit d'attendre.