Place à donner aux tiers dans la création d'une entreprise

Prenez le temps de mesurer les coûts et avantages associés aux services de tiers

1 Présentation

Une grande partie des coûts associés à la création d'une entreprise provient des frais de tiers (par exemple, des honoraires d'un avocat ou d'un notaire). Il n'est pas toujours obligatoire de faire appel à des services juridiques ou notariaux. Cela dépend du pays. Plusieurs pays ont mis en place un processus en ligne pour réduire les coûts des entrepreneurs. Pour respecter les règles en vigueur et réduire en même temps vos coûts commerciaux, renseignez-vous sur les pays où il est obligatoire de faire appel à un notaire. Ce guide vous indique les différentes options mises à votre disposition, selon chaque pays.

Coûts et avantages associés aux services de tiers

Les créateurs d'entreprise font avant tout appel aux services de notaires et d'avocats, afin de faciliter les procédures et être certains de respecter les réglementations en vigueur. Ces services peuvent cependant s'avérer onéreux. Cela dépend du pays où l'entreprise est établie.

2 Services notariaux et petites entreprises

Un notaire a un statut d'agent public. Nommé par l'autorité publique, il est habilité à certifier l'authenticité des documents. Il exerce son métier de manière impartiale. Les pouvoirs qui lui sont confiés varient d'un pays à l'autre.

Par exemple, en Italie, les notaires représentent la seule autorité habilitée à authentifier les transactions immobilières. Ils ont également la faculté d'établir les actes constitutifs d'une entreprise[^1].

Selon le rapport Doing Business de la Banque mondiale, les créateurs de petites entreprises ont tendance à faire appel à un notaire dans 76 pays (sur 189 pays répertoriés). Sur ces 76 pays, seuls 40 d'entre eux exigent de passer par ce type de professionnel pour créer une entreprise.

Coûts associés aux services d'un notaire

Il peut être très onéreux d'engager les services d'un notaire. Les frais associés aux tâches de constitution d'une entreprise peuvent s'élever à 5,6 % du revenu par habitant. Ces frais ont tendance à être plus importants dans les économies de l'OCDE à revenus élevés. L'Amérique latine et les Caraïbes sont placées à la deuxième position. Alors que dans certains pays (par exemple, au Costa Rica1), ces frais sont établis par décret, dans d'autres, ils font l'objet de négociations, en fonction des services fournis.

Dans les pays de l'OCDE à revenus élevés, les petites entreprises ont tendance à solliciter l'aide d'un notaire pour les formalités de création de leur entreprise.

Par exemple, en Italie, aux Pays-Bas et en Pologne, il est d'usage de faire établir les actes constitutifs et les règles de fonctionnement d'une entreprise par un notaire.

Dans les zones géographiques suivantes, il est obligatoire de faire appel à un notaire pour effectuer des transactions d'ordre juridique, y compris pour créer des entités juridiques, réaliser un transfert de propriété et vérifier l'authenticité des documents :

  • En Afrique
  • En Amérique latine
  • Dans les Caraïbes

En Afrique

En 2014, le Conseil des ministres de l'Organisation pour l'harmonisation en Afrique du droit des affaires (OHADA) a supprimé l'obligation, pour les nouvelles entreprises, de recourir aux services d'un notaire dans les 17 États membres. Cependant, de nombreux pays de l'OHADA continuent d'exiger ce type de service.

Par exemple, au Burkina Faso, un notaire doit authentifier la déclaration des souscriptions au capital d'une nouvelle entreprise.

Voici la liste des 17 États membres de l'OHADA :

  • Bénin
  • Burkina Faso
  • Cameroun
  • Comores
  • Côte d'Ivoire
  • Gabon
  • Guinée
  • Guinée-Bissau
  • Guinée équatoriale
  • Mali
  • Niger
  • République centrafricaine
  • République du Congo
  • République démocratique du Congo
  • Sénégal
  • Tchad
  • Togo

En Amérique latine

En Amérique latine, la pratique consistant à faire appel à des services notariaux varie d'un pays à l'autre. Par exemple, en Argentine, une entreprise ne doit pas obligatoirement établir ses règles de fonctionnement devant un notaire.

Au Guatemala, les fondateurs d'une entreprise ne peuvent ouvrir un compte bancaire que sur présentation d'une lettre notariée.

Systèmes électroniques

Certains pays à revenus élevés ont considérablement facilité la tâche des notaires en introduisant des systèmes électroniques.

Par exemple, en Belgique, les notaires peuvent transmettre les statuts d'une entreprise à différentes institutions par voie électronique et obtenir ainsi son numéro d'immatriculation en quelques minutes seulement, grâce au portail e-notariat. En Croatie, les notaires peuvent transmettre des documents aux tribunaux par voie électronique.

Différentes législations selon les pays

Environ un tiers des pays d'Asie centrale et d'Europe exige l'intervention de services notariaux pour créer une entreprise.

Par exemple, en Bosnie-Herzégovine, la loi de 2002 sur les notaires exige que tous les documents associés à l'immatriculation d'une entreprise soient préparés et authentifiés par un notaire. En Turquie, un notaire doit authentifier tous les documents comptables exigés par la loi. Au Kazakhstan, le certificat officiel d'immatriculation doit être authentifié par un notaire.

[^1] : Loi 89 du 16 février 1913


  1. Au Costa Rica, le décret 36562-JP du 31 janvier 2011 (section 95 a) a mis en place une structure tarifaire spécifique. Ainsi, le coût de l'établissement des statuts d'une entreprise par acte notarié s'élève à 150 000 colons (environ 215 €), quelle que soit la structure. Les notaires peuvent cependant négocier les tarifs associés aux autres tâches. 

3 Services juridiques et petites entreprises

Voici une liste des tâches que de nombreuses petites entreprises ont tendance à confier à un avocat :

  • Préparation et rédaction des règles de fonctionnement
  • Préparation et rédaction des actes constitutifs
  • Signature de documents
  • Préparation des statuts
  • Recherche de noms
  • Rédaction des contrats

L'immatriculation de votre entreprise par l’intermédiaire de services juridiques représente un coût qui vient s'ajouter à tous vos autres frais de démarrage. Les frais associés à ce type de services peuvent être plus élevés que des honoraires notariaux. Selon le rapport Doing Business publié par la Banque mondiale, environ 17 pays ont adopté des lois qui obligent les entrepreneurs à faire appel à un juriste pour immatriculer leur entreprise.

Aux Bahamas, par exemple, c'est un avocat qui doit se charger de la préparation du dossier d'immatriculation.

Dans quels cas faut-il faire appel à un juriste ?

Il est fortement conseillé de faire appel à des services juridiques professionnels si la création de votre entreprise risque d'être complexe, impliquant de nombreuses démarches administratives. Même si ces services peuvent s'avérer coûteux, vous gagnerez du temps et vous serez rassuré quant au bon déroulement du processus.

Les entrepreneurs ont tendance à se faire assister par des services juridiques, même dans les pays où ce n'est pas obligatoire. En effet, cela leur apporte l'assurance que toutes les démarches (souvent complexes) sont parfaitement effectuées.

À titre d'exemple, voici comment les services juridiques de différents pays viennent en aide aux entreprises (selon les données Doing Business) :

– Dans la République bolivarienne du Venezuela, un avocat doit fournir une évaluation juridique au moment de la préparation des actes constitutifs d'une société. Ce processus peut prendre jusqu'à cinq jours et coûte plus de 87 % du revenu par habitant.

– À Sainte-Lucie, un avocat doit approuver le nom de la nouvelle entreprise, après avoir fait les recherches nécessaires. Une fois que le registre commercial a cautionné ce nom, un avocat doit préparer les actes constitutifs de la société. Ce processus prend deux jours et coûte  18 % du revenu par habitant.

– C'est en Amérique latine et aux Caraïbes que l'on trouve le plus de pays dans lesquels les entrepreneurs sollicitent l'aide d'un avocat pour gérer le processus d'immatriculation.

– À Antigua-et-Barbuda, un avocat doit établir une déclaration attestant que le propriétaire de la nouvelle entreprise n'est pas en situation de faillite, qu'il est sain d'esprit et qu'il a plus de 18 ans. Celui-ci doit également confier à un avocat la préparation du dossier de constitution de son entreprise, y compris la déclaration d'adresse et les statuts.

– En Équateur, il faut obligatoirement faire appel à un avocat pour préparer le procès-verbal de constitution d'entreprise.

– En Bolivie, les entrepreneurs doivent engager les services d'un avocat pour préparer les statuts de la société, les règles de fonctionnement et les actes constitutifs. Pour les tâches de ce type, l'association nationale des avocats de Bolivie a mis en place un tarif minimal équivalent à environ 42 % du revenu par habitant, plus 2 % du capital de l'entreprise.

Pays n'imposant pas le recours à des services juridiques

Dans les pays de l'Afrique subsaharienne, il est rare que la constitution d'une entreprise nécessite de faire appel à un juriste. Toutefois, il est d'usage de recourir à un avocat en Ouganda, au Soudan du Sud et au Swaziland.

Dans plusieurs autres pays d'Afrique subsaharienne, il n'est plus nécessaire de faire appel à un juriste pour créer une entreprise depuis des réformes récentes.

Par exemple, en 2009, le Liberia a mis en place des formulaires standards pour élaborer les statuts d'une société. Ces formulaires, qui peuvent être obtenus auprès de différents services administratifs à Monrovia, permettent aux entrepreneurs d'immatriculer leur société sans avoir recours à un avocat.

En 2009, le gouvernement sud-africain a autorisé les nouvelles entreprises à ne plus passer par un avocat pour envoyer leur dossier d'immatriculation.

4 Coûts associés aux services juridiques

Dans les économies de l'OCDE à revenus élevés, les frais de notaire associés à la création d'une entreprise sont en moyenne presque quatre fois plus importants que les frais juridiques.

Faire appel aux services d'un avocat pour la constitution d'une entreprise est onéreux. Cela permet cependant, la plupart du temps, d'accélérer le processus.

De manière générale, les procédures nécessitant l'intervention d'un avocat ne durent que deux jours, alors que celles nécessitant de faire appel à un notaire prennent deux fois plus de temps.

L'Asie centrale et l'Europe sont placées au deuxième rang du classement des frais moyens facturés par un avocat pour immatriculer une entreprise.

Voici quelques exemples :

  • À Chypre, seul un avocat peut rédiger les statuts d'une entreprise. Pour une PME, les frais s'élèvent à près de 1 200 €.

  • En Hongrie, le créateur d'une entreprise doit d'abord engager un avocat pour le représenter, rédiger les statuts et préparer tous les autres documents constitutifs. Il doit obligatoirement faire appel à un avocat tout au long du processus d'immatriculation. Les frais varient en fonction de la complexité du dossier, mais peuvent coûter près de 7 % du revenu par habitant.

En moyenne, il faut compter un budget équivalent à 18 % du revenu par habitant pour engager les services d'un avocat au moment de créer une entreprise, ce qui revient à un coût supérieur à celui des frais notariaux moyens.

5 Réformes et bonnes pratiques

Le rôle des tiers dans la création de votre entreprise

Recourir aux services de tiers pour créer une entreprise constitue une pratique courante et bien établie. Toutefois, cela peut entraîner des coûts élevés et demander du temps. C'est pour cette raison que de nombreux pays ont décidé de rendre facultatif le recours aux services de tiers.

Par exemple, en 2011, le Burundi a adopté une loi selon laquelle les statuts d'une société ne doivent plus être obligatoirement établis par acte notarié. Cela a permis de réduire de 21 % les coûts associés aux formalités d'immatriculation d'une entreprise et de raccourcir de quatre jours la durée du processus.

Les avantages des systèmes en ligne pour créer une entreprise

Certains pays incitent les créateurs d'entreprise à utiliser des plates-formes d'immatriculation en ligne permettant de minimiser les coûts associés aux services de tiers. En général, ces systèmes en ligne ne nécessitent pas l'intervention d'avocats ou de notaires en tant qu'intermédiaires pour authentifier les documents de l'entreprise et finaliser le processus d'immatriculation. En outre, ces plates-formes sont parfois compatibles avec les méthodes d'identification numérique (signatures électroniques, par exemple), ce qui permet d'enlever certaines responsabilités généralement confiées à un notaire.

Par exemple, l'immatriculation par voie électronique est désormais obligatoire en Allemagne1 sur l'ensemble du territoire. Les déclarations de constitution d'une société peuvent également être effectuées en ligne. La durée des processus de démarrage d'une entreprise a ainsi été réduite de six jours.

En 2013, le Chili a simplifié le processus de création d'une société en permettant aux entrepreneurs d'enregistrer gratuitement en ligne certaines entités légales. Grâce à ce changement, la durée du processus d'établissement des statuts par acte notarié est passée de deux jours à un jour.

Principaux points à retenir

En faisant appel à des services juridiques et notariaux, vous êtes assuré de respecter les règles en vigueur, ce qui vous permet d'avoir l'esprit tranquille. Tenez cependant compte des coûts associés à ces services dans le calcul de votre budget de départ. Pour les réduire, procédez à l'immatriculation de votre entreprise par voie électronique si cette pratique est autorisée.

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  1. En Allemagne, l'immatriculation et la publication sont désormais effectuées par voie électronique, conformément à la loi sur la gestion électronique des registres du commerce, des coopératives et des sociétés, entrée en vigueur le 1er janvier 2007.