Profesionales externos que intervienen en la creación de las empresas

Conoce las ventajas y los costes de utilizar servicios profesionales de terceros

Profesionales externos que intervienen en la creación de las empresas

1 Descripción general

El reto

La contratación de los servicios profesionales de terceros, como abogados y notarios, representa gran parte de los costes que supone crear una empresa. Las exigencias en el uso de los servicios de notarios y de abogados dependen de cada país y de cada región. Muchos Gobiernos han decidido trasladar los trámites online con el fin de reducir los costes de las empresas emergentes. En esta guía te contamos todas las opciones que tienes, independientemente del lugar donde crees tu empresa.

El objetivo

Si sabes en qué países y regiones tienes que contratar los servicios de un notario, podrás reducir los costes y, al mismo tiempo, cumplir con la legislación vigente.

Costes y ventajas de los servicios de terceros

Los notarios y los abogados son los profesionales a quienes más contratan las personas que quieren empezar un negocio. Además de simplificar los trámites más complicados, se aseguran de que las empresas cumplan con la legislación. Sin embargo, según dónde se encuentre la empresa, sus servicios pueden resultar caros.

2 Notarios y pequeñas empresas

Los notarios son funcionarios públicos designados por el Gobierno y los organismos públicos para certificar documentos y, por lo tanto, darles validez. Tienen que ser imparciales. Los poderes que tienen estos profesionales varían según el país y, a veces, según la región.

Por ejemplo, en Italia, los notarios son la única autoridad que puede autenticar las transacciones de bienes y otorgar las escrituras públicas de constitución de una sociedad.1

Según el informe Doing Business del Banco Mundial, las pequeñas empresas emergentes contratan servicios notariales en 76 de las 189 economías mundiales que cubre el proyecto y, de esas 76 economías, 40 lo exigen por ley.

Costes de los servicios notariales

Contratar los servicios de un notario puede resultar caro. Para una empresa emergente, supone el 5,6 % de los ingresos per cápita. Esta tasa es superior en las economías con ingresos altos de la Organización de Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE), seguidas por los países de Latinoamérica y el Caribe. En algunas economías como, por ejemplo, Costa Rica2, los honorarios de los notarios para inscribir empresas en el registro mercantil están fijados por ley. En otras, los honorarios se negocian en función de los servicios prestados.

En general, en las economías de la OCDE con ingresos elevados, las pequeñas empresas contratan los servicios de notarios durante su creación.

Por ejemplo, en Italia, Polonia y los Países Bajos, las escrituras públicas de constitución de una sociedad y los estatutos se suelen otorgar ante notario.

Estas son las regiones donde se exige que los trámites legales como, por ejemplo, la creación de entidades jurídicas, la transmisión de propiedades o la verificación de documentos jurídicos se realicen ante notario:

  • África
  • Latinoamérica
  • Caribe

África

En el 2014, el consejo de ministros de la Organización para la Armonización del Derecho Mercantil en África (OHADA) decidió que la contratación de los servicios de notaría para crear una empresa debía ser opcional en los 17 estados miembros de la OHADA, aunque en muchos de estos países se siguen usando dichos servicios.

Por ejemplo, en Burkina Faso, los notarios certifican la declaración de las suscripciones de capital de las empresas emergentes.

Estos son los 17 países que integran la OHADA:

  • Benín
  • Burkina Faso
  • Camerún
  • República Centroafricana
  • Chad
  • Comoras
  • Costa de Marfil
  • República Democrática del Congo
  • Guinea Ecuatorial
  • Gabón
  • Guinea
  • Guinea-Bisáu
  • Mali
  • Nigeria
  • República del Congo
  • Senegal
  • Togo

Latinoamérica

En las economías latinoamericanas, los servicios notariales se utilizan de forma dispar. Por ejemplo, en Argentina las empresas no están obligadas a que los estatutos se otorguen ante notario.

En Guatemala, las personas que crean una empresa deben presentar la carta de un notario para poder abrir una cuenta bancaria.

Sistemas electrónicos

El notariado ha experimentado avances importantes gracias a la introducción de sistemas electrónicos en algunas economías con ingresos elevados.

Por ejemplo, en Bélgica, el sistema e-notariat permite a los notarios tramitar las escrituras de constitución de las sociedades de forma electrónica en distintas instituciones y obtener el identificador de empresa en cuestión de minutos. En Croacia, los notarios tienen a su disposición un sistema electrónico para enviar los documentos a los tribunales.

Legislación notarial según el país

En Europa y Asia Central, aproximadamente un tercio de las economías exigen el uso de servicios notariales para constituir una empresa.

Por ejemplo, en la ley del notariado del 2002 de Bosnia y Herzegovina se estipula que la documentación necesaria para inscribir las empresas en el registro mercantil la debe preparar y certificar un notario. En Turquía, los libros de contabilidad oficiales de las empresas los debe certificar un notario. En Kazajistán, los notarios deben autenticar los certificados de inscripción en el registro mercantil.


  1. Ley 89 del 16 de febrero de 1913. 

  2. En Costa Rica, el decreto 36562-JP del 31 de enero del 2011 (sección 95 a) fija los honorarios correspondientes a autenticar las escrituras de constitución de sociedades mediante acta notarial en 150.000 colones (288 $) para cualquier empresa, aunque esta cifra puede variar según el profesional. 

3 Abogados y pequeñas empresas

Muchas pequeñas empresas contratan los servicios de un abogado para llevar a cabo estas diligencias:

  • Preparar y redactar el borrador de una escritura.
  • Preparar y redactar el borrador de la escritura constitutiva de la sociedad.
  • Firmar documentos de la sociedad.
  • Preparar los estatutos de la sociedad.
  • Comprobar la disponibilidad de los nombres de empresa.
  • Redactar el borrador de la escritura de la sociedad.

Los gastos asociados a la creación de una empresa aumentan si decides contratar servicios jurídicos para inscribirla en el registro mercantil. Y esos gastos no tienen por qué ser solo notariales. Según el informe Doing Business del Banco Mundial, aproximadamente 17 economías tienen leyes que exigen la contratación de servicios jurídicos para inscribir las empresas en el registro mercantil.

Por ejemplo, en las Bahamas, los abogados son quienes deben preparar los documentos para inscribir las empresas en el registro mercantil.

Cuándo deberías contratar los servicios de un jurista

Si prevés que el proceso para crear tu empresa va a ser complejo y vas a tener muchas dificultades burocráticas, te recomendamos que contrates los servicios de un jurista. Contratar a un abogado puede ser caro, pero puede simplificarte los trámites y ahorrarte tiempo.

Los propietarios de empresas emergentes solicitan asesoramiento jurídico incluso en aquellos países donde la legislación no lo contempla como una obligación. El objetivo es simplificar el proceso de inscripción de las empresas en el registro mercantil.

Ejemplos de servicios jurídicos prestados en distintos países, según datos del informe Doing Business:

  • En Venezuela, los abogados deben proporcionar asesoramiento jurídico en la preparación de los documentos constitutivos de las sociedades. El asesoramiento puede tardar cinco días y cuesta más del 87 % de los ingresos per cápita.

  • En Santa Lucía se exige que los abogados comprueben la disponibilidad de los nombres de empresa y aprueben los nombres que se proponen. Una vez que el registro mercantil garantice la aprobación del nombre de la empresa, un abogado deberá preparar los documentos constitutivos. Este trámite se hace en dos días y cuesta el 18 % de los ingresos per cápita.

  • En las economías de Latinoamérica y del Caribe es donde más se contrata a abogados para inscribir las empresas en el registro mercantil.

  • En Antigua y Barbuda se exige a las empresas nuevas presentar un documento elaborado por un abogado donde se declare que los propietarios no son insolventes, están en pleno uso de sus facultades mentales y son mayores de 18 años. Además, el abogado debe preparar los documentos constitutivos de la nueva empresa, incluida la notificación de domicilio y los estatutos sociales.

  • En Ecuador, las personas que quieren crear una empresa deben contratar a un abogado para que prepare el acta constitutiva.

  • En Bolivia se debe contratar a un abogado para que prepare los estatutos sociales y las escrituras de constitución. La asociación de abogados de Bolivia fija unos honorarios mínimos para cubrir los gastos de constitución, que corresponden aproximadamente al 42 % de los ingresos per cápita, más el 2 % del capital de la empresa.

Países en los que no se contratan servicios jurídicos

Aunque en los países del África Subsahariana es poco habitual contratar los servicios de profesionales para constituir una empresa, es una práctica habitual en Sudán del Sur, Suazilandia y Uganda.

Otros países del África Subsahariana han eliminado recientemente de su legislación el uso obligatorio de servicios jurídicos a la hora de constituir una sociedad.

Por ejemplo, en el 2009 Liberia puso a disposición del público en varias delegaciones del Gobierno de Monrovia formularios estándar para redactar los estatutos sociales de las empresas. De esta forma, los propietarios de empresas emergentes pueden inscribir las sociedades en el registro mercantil sin tener que contratar los servicios de un abogado.

En Sudáfrica, presentar la documentación de las empresas emergentes a través de un abogado dejó de ser un requisito legal en el 2009.

4 El coste de los servicios jurídicos

En las economías de la OCDE con ingresos elevados, los honorarios notariales medios que deben pagar los propietarios de empresas emergentes son casi el cuádruple de los costes jurídicos medios.

Aunque contratar los servicios de un abogado para constituir nuestra empresa nos saldrá caro, la ventaja es que el proceso se acelera en gran medida.

Los trámites que requieren la intervención de un abogado se realizan, de media, en tan solo dos días. Sin embargo, las diligencias que exigen los servicios jurídicos de un notario tardan más del doble.

En Europa y Asia Central, el coste medio de los servicios de abogados para inscribir las empresas en el registro mercantil es el segundo más alto del mundo.

Ejemplos de lo que cuestan los servicios de abogados en algunos países:

Según la legislación de Chipre, los abogados deben encargarse de preparar las escrituras constitutivas y los estatutos de las sociedades mercantiles. Para las pequeñas o medianas empresas, esto supone un desembolso aproximado de 1000 £.

En Hungría, las personas que quieran crear una empresa primero deben contratar a un abogado para que represente la sociedad, redacte la escritura y prepare el resto de los documentos constitutivos. En todo el proceso de inscripción de las empresas en el registro mercantil debe intervenir un abogado. El coste varía en función de la complejidad de cada caso, pero puede suponer casi el 7 % de los ingresos per cápita.

Contratar a un abogado para que te ayude a crear una empresa cuesta, de media, el 18 % de los ingresos per cápita; es decir, más de lo que cuestan de media los servicios notariales.

5 Reformas legislativas y buenas prácticas

Usar servicios profesionales de terceros para crear empresas

Contratar los servicios profesionales de terceros para crear una empresa es una práctica habitual. Sin embargo, además de suponer un coste, puede alargar el proceso. Los Gobiernos de varios países han modificado la legislación para que la contratación de los servicios de terceros sea opcional.

Por ejemplo, en Burundi se aprobó una ley en el 2011 por la que se eliminaba la necesidad de autenticar los estatutos sociales mediante acta notarial, lo que redujo un 21 % los costes de inscripción de las empresas en el registro mercantil y cuatro días el tiempo de tramitación.

Ventajas de los sistemas online para constituir empresas

En algunos países, los Gobiernos han fomentado el uso de plataformas online para inscribir las sociedades en el registro mercantil y, de esta manera, reducir los costes que supone la contratación de profesionales externos. Normalmente, con estos sistemas online no es necesario que intervengan abogados ni notarios para autenticar los documentos de una empresa e inscribirla en el registro. Además, estas plataformas también admiten sistemas de identificación digitales, como las firmas electrónicas, lo que suprime la necesidad de notarios.

Por ejemplo, en todos los estados de Alemania1 ahora es obligatorio tramitar la inscripción de las empresas en el registro mercantil a través de Internet y se pueden publicar online las notificaciones de constitución, lo que ha reducido seis días el proceso para poner en marcha un negocio.

En el 2013, el Gobierno chileno simplificó el proceso de creación de empresas al permitir que los empresarios pudieran inscribir en el registro mercantil determinados tipos de entidades de forma gratuita. Gracias a este cambio, ahora se tarda un día en inscribir los estatutos sociales, en comparación con los dos días que se tardaba si se contrataban servicios notariales.

Conclusión

Contratar servicios jurídicos y notariales da tranquilidad a los propietarios de empresas emergentes porque saben que se realizarán todos los trámites necesarios para cumplir con la ley vigente. Sin embargo, hay que incluirlos en el presupuesto inicial. Si la legislación así lo contempla, merece la pena plantearse el uso de plataformas electrónicas para inscribir las empresas en el registro mercantil porque permite reducir costes.


  1. El Gobierno alemán aprobó la ley de mantenimiento de inscripciones electrónicas en el registro mercantil, registro de cooperativas y registro de sociedades, en vigor desde el 1 de enero del 2007, por la que se autoriza la tramitación de inscripciones y publicaciones electrónicas.