Πώς να προσεγγίσετε τη στρατηγική και τις διαδικασίες εκτέλεσης μεταφορών

1 Επισκόπηση

Ο κλάδος των μεταφορών είναι αρκετά περίπλοκος και, για τους σκοπούς αυτού του εγγράφου, χωρίζεται σε τρεις ενότητες:

• Εισερχόμενα - Εφόσον το μεγαλύτερο μέρος της διαδικασίας παραγωγής κάθε είδους προϊόντων λαμβάνει χώρα στην Ασία, είναι απαραίτητη η εφαρμογή μιας αξιόπιστης στρατηγικής για εναέριες, θαλάσσιες και σιδηροδρομικές μεταφορές, προκειμένου τα προϊόντα από την Ασία να μεταφέρονται στην εκάστοτε γεωγραφική περιφέρεια όπου δραστηριοποιείστε.

• Εξερχόμενα δέματα - Αφορούν τους εμπόρους με παρουσία ηλεκτρονικού εμπορίου. Κατά κανόνα, το κόστος μεταφοράς εξερχόμενων δεμάτων είναι ένας καθοριστικός παράγοντας για τον τομέα της Παραγωγής και Εφοδιαστικής (P&L). Κατά συνέπεια, πρέπει να δίνεται έμφαση στη βελτιστοποίηση αυτού του κόστους, με ταυτόχρονη βελτίωση της ταχύτητας παράδοσης στον πελάτη.

• Εξερχόμενες αποστολές τμηματικών/πλήρων φορτίων φορτηγού (LTL/TL) - Αφορούν στους εμπόρους που πραγματοποιούν παραδόσεις σε κέντρα διανομής εμπόρων λιανικής, σε καταστήματα ή στα δικά τους καταστήματα λιανικής. Επίσης, αφορούν σε μεταφορείς που θέλουν να πραγματοποιούν παραδόσεις σε εταιρείες μεταφορών τελικού σταδίου διαδικασίας παράδοσης (last mile). Αυτό το σκέλος της μεταφοράς εξυπηρετεί τους μεγαλύτερους όγκους και, κατά συνέπεια, αποτελεί τον μεγαλύτερο κίνδυνο στο δίκτυο. Η ομαλότητα των λειτουργιών στην εγχώρια διανομή αποτελεί τη βάση για μια αξιόπιστη εφοδιαστική αλυσίδα. Επίσης, η κατανόηση του περιβάλλοντος ανταγωνισμού ανά αγορά και μέσο μεταφοράς συμβάλλει στην εξασφάλιση των καλύτερων εναλλακτικών λύσεων, προκειμένου να εκπληρώνονται οι πιθανές απαιτήσεις παράδοσης των πωλητών λιανικής στα κέντρα διανομής ή τα καταστήματά τους. Η επιλογή των κατάλληλων συνεργατών θα προσφέρει στο δίκτυό σας ευελιξία και ισορροπία.

2 Εισερχόμενα

1. Αναλύστε τους όγκους παραγωγής και τις τοποθεσίες των προμηθευτών

• Η ανάλυση των όγκων παραγωγής και των τοποθεσιών των προμηθευτών θα καθορίσει τις επιλογές διαμεταφορέων, το μέσο μεταφοράς και τη βελτιστοποίηση των εισερχομένων σε ό,τι αφορά το κόστος και την ταχύτητα.

• Η τμηματοποίηση της βάσης προμηθευτών θα μπορούσε να είναι μία προσέγγιση για την εξισορρόπηση κόστους και ταχύτητας. Οι προμηθευτές δυσεύρετων ειδών μικρού όγκου θα μπορούσαν δυνητικά να συγκεντρωθούν σε μια κεντρική τοποθεσία, ενώ οι προμηθευτές μεγάλου όγκου θα μπορούσαν να εξυπηρετούνται απευθείας.

2. Επιλέξτε τους κατάλληλους διαμεταφορείς για εναέριες, θαλάσσιες και σιδηροδρομικές μεταφορές

• Εταιρείες όπως οι Expeditors, Kuehne-Nagel, DHL Global forwarding, DB Schenker κ.λπ. δραστηριοποιούνται στην παγκόσμια αγορά. Καθεμία από αυτές εξειδικεύεται σε κάποιον τομέα. Συνιστάται να κατανοήσετε τα δυνατά σημεία κάθε εταιρείας, προτού επιλέξετε διαμεταφορέα.
• Συνιστάται να έχετε ένα χαρτοφυλάκιο παρόχων με έναν συνδυασμό παγκόσμιων και περιφερειακών συνεργατών, έτσι ώστε να εξασφαλίζετε διασπορά κόστους και δυνατοτήτων.

3. Λάβετε αποφάσεις σχετικά την ταχύτητα παράδοσης, με βάση τον κύκλο ζωής του προϊόντος και τον αριθμό εβδομάδων επάρκειας αποθέματος. Ακολουθούν ορισμένες γενικές οδηγίες:

• Αν είναι εφικτό, ελαχιστοποιήστε το φορτίο που είναι μικρότερο του εμπορευματοκιβωτίου (LCL) και ελέγξτε τις αναβαθμίσεις σε ταχύτερες υπηρεσίες, ώστε να προκύπτουν μικρότερες επιπλέον χρεώσεις.
• Ο συνήθης χρόνος μετάβασης από την Ασία στην Ευρώπη με θαλάσσια μέσα είναι περίπου 30 ημέρες και έχει μικρότερο κόστος.
• Ο χρόνος μετάβασης από την Ασία στην Ευρώπη με σιδηροδρομικά μέσα είναι περίπου 20 ημέρες και έχει μεγαλύτερο κόστος απ' ό,τι η θαλάσσια μεταφορά.
• Ο χρόνος αερομεταφοράς μεταχρονολογημένης εκτέλεσης είναι περίπου 10 ημέρες, περισσότερος από ό,τι η σιδηροδρομική μεταφορά.
• Ο χρόνος κανονικής αερομεταφοράς είναι περίπου 5 ημέρες και έχει το υψηλότερο κόστος.

4. Επιλέξτε έναν εκτελωνιστή που συνεργάζεται καλά με τους διαμεταφορείς που χρησιμοποιείτε.

• H προτεινόμενη προσέγγιση θα ήταν να επιλέξετε έναν εκτελωνιστή που δραστηριοποιείται σε παγκόσμιο επίπεδο και διαθέτει αξιόπιστα συστήματα και παγκόσμια λειτουργική υποστήριξη.

• Είναι πολύ σημαντικό για την εισερχόμενη παράδοση του προϊόντος σας να διασφαλίζετε ότι το προϊόν σας εκτελωνίζεται εγκαίρως και δεν επηρεάζεται από τελωνειακές καθυστερήσεις.

• Ο εκτελωνιστής θα φροντίσει να έχει τα κατάλληλα έγγραφα, ώστε ο εκτελωνισμός να πραγματοποιηθεί σύμφωνα με το Συμβόλαιο διασφάλισης επιπέδου ποιότητας (SLA) που έχετε ορίσει. Επιπλέον, θα φροντίσει να έχει τα κατάλληλα έγγραφα, ώστε να περνά με επιτυχία τους ελέγχους συμμόρφωσης.

5. Αξιολογήστε τις βέλτιστες προσεγγίσεις για την ενίσχυση του αυτοματισμού σε ό,τι αφορά τους προμηθευτές και τους διαμεταφορείς. Ακολουθούν ορισμένες πρακτικές του κλάδου για τη βελτίωση της ορατότητας, πράγμα που θα συμβάλει στην αποτελεσματική κλιμάκωση της εκτέλεσης των λειτουργιών της αποθήκης σας:

• PO (EDI 850, 855, 860, 865)
• ASN EDI 856
• Συμβάντα εταιρειών μεταφορών EDI 214
• Ρύθμιση συμβάντων παραλαβών αποθήκης στο EDI 861
• Αντιστοιχίστε το ASN με συμβάντα εταιρειών μεταφορών και τις παραλαβές αποθήκης, για να έχετε τη δυνατότητα παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο σε επίπεδο SKU.

3 Εξερχόμενα δέματα

Η εμπειρία παράδοσης δεμάτων παραμένει ένα από τα βασικότερα στοιχεία που επηρεάζουν τη διατήρηση πελατών και ωθεί την ανάπτυξη του ηλεκτρονικού εμπορίου. Η ανάπτυξη μιας στρατηγικής για τα δέματα μπορεί να είναι περίπλοκη διαδικασία, καθώς οι πελάτες ζητούν ταχύτερη παράδοση, ενώ παράλληλα υπάρχουν συνεχείς πιέσεις για τη μείωση του κόστους μεταφοράς. Η στρατηγική για τα δέματα θα πρέπει να είναι συγκεκριμένη για κάθε χώρα, προκειμένου να αντανακλά τις προσδοκίες του πελάτη στη συγκεκριμένη χώρα.

Σε γενικές γραμμές, η στρατηγική για τα δέματα διακρίνεται σε δύο κατηγορίες, στη στρατηγική τελικού και αρχικού σταδίου διαδικασίας παράδοσης όσον αφορά στη διαμεταφορά και στη μεταφορά επιστροφών.

Διαμεταφορά:

• Καθώς εξετάζετε το ενδεχόμενο επέκτασης σε μια νέα περιοχή, θα μπορούσατε αρχικά να συνεργαστείτε με μια εταιρεία ταχυμεταφορών εθνικής εμβέλειας (π.χ. UPS, DHL, Fedex), για να εξυπηρετήσετε παραδόσεις αρχικού και τελικού σταδίου.

• Σε ορισμένες περιοχές, η παραπάνω προσέγγιση ίσως δεν ενδείκνυται, αν στην αγορά κυριαρχούν τοπικές εταιρείες. Για παράδειγμα: στην Ιαπωνία κυριαρχούν οι Yamato, Japan Post και Sagawa.

• Η τιμολόγηση για την παράδοση δεμάτων θα πρέπει να είναι βελτιστοποιημένη για το συγκεκριμένο προφίλ προϊόντων (βάρος, μέγεθος) και την απόσταση έως τον πελάτη.

• Θα πρέπει να ακολουθεί αξιολόγηση της ανάγκης συνδυασμού επιλογών ταχυμεταφοράς και ταχυδρομικής αποστολής για βελτιστοποίηση του κόστους.

• Κατανοώντας τις προσδοκίες των πελατών σε ό,τι αφορά τις επείγουσες παραδόσεις και τις διάφορες επιλογές παράδοσης (π.χ. υπηρεσία "Click and Collect" μέσω καταστημάτων και ερμαρίων, προγραμματισμένη παράδοση κ.λπ.), μπορείτε να προσαρμόσετε τις επιλογές που παρέχετε στους πελάτες και την επιλογή εταιρειών μεταφορών που θα υποστηρίζουν τις επιλογές αυτές.

• Το επόμενο βήμα θα είναι να κατανοήσετε ποιες τοπικές εταιρείες μεταφορών κυριαρχούν στην αγορά και να τις εντάξετε στο χαρτοφυλάκιό σας για τη μεταφορά δεμάτων.

• Για την περαιτέρω βελτιστοποίηση του τελικού σταδίου της διαδικασίας παράδοσης, ο έμπορος θα μπορούσε να είναι ο ίδιος κάτοχος του αρχικού σταδίου της διαδικασίας παράδοσης, χρησιμοποιώντας μεταφορείς πλήρων φορτίων φορτηγού (TL) και να διοχετεύει τις παραδόσεις απευθείας στον τελικό κόμβο των εταιρειών μεταφορών τελικού σταδίου, βελτιστοποιώντας έτσι περαιτέρω την ταχύτητα και το κόστος.

Μεταφορά επιστροφών:

• Σε ό,τι αφορά τη μεταφορά επιστροφών, είναι καθοριστικό να προσφέρετε στους πελάτες επιλογές για ευκολότερες παραδόσεις των επιστρεφόμενων προϊόντων.

• Εξετάστε το ενδεχόμενο να ξεκινήσετε από τις εταιρείες ταχυμεταφορών και, στη συνέχεια, να βελτιστοποιήσετε τη μεταφορά, χρησιμοποιώντας ταχυδρομείο για το αρχικό στάδιο και εταιρεία ταχυμεταφορών για το τελικό στάδιο της παράδοσης.

• Αξιολογήστε το ενδεχόμενο να αξιοποιήσετε ένα χαρτοφυλάκιο με εταιρείες μεταφορών για επιστροφές, με βάση το προφίλ του προϊόντος, για να βελτιώσετε την εμπειρία του πελάτη.

• Είναι σημαντικό να πραγματοποιούνται ταχύτερες επιστροφές χρημάτων στους πελάτες, αμέσως μόλις το προϊόν φτάσει στον πρώτο κόμβο επιστροφών, μέσω δεδομένων παρακολούθησης της εταιρείας μεταφορών.

• Για την περαιτέρω βελτιστοποίηση του τελευταίου σταδίου παράδοσης, ο έμπορος θα μπορούσε να είναι ο ίδιος κάτοχος του αρχικού σταδίου της διαδικασίας παράδοσης, χρησιμοποιώντας μεταφορείς πλήρων φορτίων φορτηγού (TL) και να διοχετεύει τις παραδόσεις απευθείας στον τελικό κόμβο των εταιρειών μεταφορών τελικού σταδίου, βελτιστοποιώντας έτσι περαιτέρω την ταχύτητα και το κόστος.

4 Εξερχόμενα – αποστολές τμηματικών (LTL) και πλήρων (TL) φορτίων φορτηγού

1. Αναλύστε τους όγκους στο δίκτυο με βάση τις τοποθεσίες αποστολής και προορισμού

• Οι τοποθεσίες του μεταφορέα καθορίζουν την επιλογή συνεργάτη, ο οποίος θα πρέπει να βρίσκεται κοντά στις αποθήκες σας και να μπορεί να σας εξυπηρετεί με επαρκή αριθμό φορτηγών.

• Για αρχή, συνιστάται η αξιολόγηση της δυνατότητας εξυπηρέτησης 3-5 αποστολών πλήρων/τμηματικών φορτίων φορτηγού (TL/LTL). Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορέσετε να πετύχετε τους στόχους σας σε ό,τι αφορά το κόστος και την εξυπηρέτηση.

2. Επιλέξτε τους κατάλληλους συνεργάτες αποστολής τμηματικών/πλήρων φορτίων φορτηγού (LTL/TL)

• Θα πρέπει να αποφασίσετε αν θέλετε να συνεργαστείτε με εταιρεία μεταφορών που διαθέτει ιδιόκτητο εξοπλισμό ή με πράκτορα μεταφορών. Και οι δύο περιπτώσεις αποτελούν ιδιαίτερα αναπτυγμένες λύσεις που προσφέρουν διαφορετικά πλεονεκτήματα.

• Καθώς πρόκειται για μία από τις παλαιότερες μεταφορικές δραστηριότητες, υπάρχουν διάφορες εταιρείες μεταφορών που δραστηριοποιούνται σε τοπικό και σε εθνικό επίπεδο. Καθεμία από αυτές προσφέρει πλεονεκτήματα σε διαφορετικούς τομείς, ανάλογα με τις τρέχουσες δραστηριότητές της. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μεταφορών η οποία διαθέτει έναν πελάτη που πραγματοποιεί καθημερινά αποστολές από τη Νέα Υόρκη στην Καλιφόρνια θα ενδιαφέρεται για την επιστροφή φορτίων από την Καλιφόρνια στη Νέα Υόρκη και, κατά συνέπεια, οι τιμές που θα προσφέρει θα είναι φθηνότερες.

3. Αποφασίστε ποια επίπεδα εξυπηρέτησης απαιτούνται για το δίκτυό σας, με βάση τον κύκλο ζωής των προϊόντων σας. Ορισμένες γενικές οδηγίες:

• Κατά τη χρήση παλετών, το φορτίο θα πρέπει να μεταφέρεται με αποστολή τμηματικού φορτίου φορτηγού (LTL), χωρίς ο αριθμός των παλετών να υπερβαίνει τις 12-14.

• Αν ο αριθμός των παλετών υπερβαίνει τις 12-14, συνιστάται η χρήση αποστολής πλήρους φορτίου φορτηγού (TL), ώστε να ελαχιστοποιείται ο κίνδυνος.

• Φροντίστε να έχετε δυνατότητα συνεργασίας με εταιρείες αποστολών πλήρων φορτίων φορτηγού (TL) που διαθέτουν οδηγούς μεμονωμένα και κατά ομάδες, ώστε να καλύπτεται μεγαλύτερη απόσταση με το φορτηγό. Υπάρχουν χρονικά όρια στις ώρες οδήγησης.

• Αναζητήστε υπηρεσίες επείγουσας μεταφοράς που μπορούν να σας βοηθήσουν να ανταποκριθείτε σε επείγουσες ανάγκες αποστολής φορτίων με λιγότερες από 12 παλέτες.

4. Αξιολογήστε λύσεις αυτοματοποίησης που αφορούν στην προσφορά μεταφοράς, τη δρομολόγηση και την παρακολούθηση φορτίων.

• Αρκετές εταιρείες αποστολής πλήρων (TL) και τμηματικών (LTL) φορτίων φορτηγού μπορούν να μοιράζονται συμβάντα εταιρειών μεταφορών σε μορφή EDI214. Πρόκειται για μια τάση που ακολουθούν όλο και περισσότερες εταιρείες, καθώς η τάση αυτή γίνεται όλο και πιο σημαντική για τη λειτουργία μιας επιχείρησης, προκειμένου να υπάρχει πλήρης έλεγχος ως προς την παραλαβή και παράδοση φορτίων πλήρων (TL) και τμηματικών (LTL) φορτίων.