如何扩展本地化支持规模

寻找和管理合适供应商的指南

1 概览

挑战

覆盖您的受众群体之后,接下来需要以您想要的方式与他们建立联系并进行互动。此时,您面临的挑战是需要找到合适的翻译服务供应商,该供应商必须熟知您的目标市场所用语言在技术和文化方面的细微差别。

您的目标

确定将由哪家供应商为您的网站提供量身定制的翻译服务,并对该供应商进行管理。这样有助于确保您按照客户的语言习惯与其沟通交流,让您的品牌顺利打入全球不同市场。

如何着手

以下准则为您提供了一套系统化的方法来选用和管理翻译服务。

在选择供应商来满足翻译需求之前,先思考以下问题,了解团队的具体需求:

语言

您的目标语言是什么?语言种类日后会有增加吗?

内容量

您最初的字数是多少?您提交新内容的频率如何?

服务

根据您的内容类型,您需要哪种服务?例如:

  • __用户看不到的__内容:例如,搜索引擎优化 (SEO) 元数据,这种内容只需要较少的译后编辑或不需要非常有经验的资源

  • __专业化__内容:例如,法律、技术或医疗内容,这种内容要求资源具有行业专业知识

  • __高度可见__的创意内容:例如,首页图片,需要富有创造力的资源、创译和线下处理

  • __标准化__内容:需要标准资源并且可能需要审校

时间安排

根据您需要的服务和待处理的内容量,您如何安排时间?

平台

您使用什么系统来创作和储存内容?例如 Wordpress?

2 确定合适的供应商

完成本指南中的计划步骤之后,您可以更全面地了解哪种供应商最适合您。参考这些步骤,了解如何从基本的供应商选用转向更高级、更完善的供应商管理策略。

第 1 步:对供应商进行调查研究

执行 Google 搜索,查找翻译服务。访问每个供应商的网站,并思考以下问题:

  • 他们提供哪些服务?他们宣传的服务中是否有优于同行的服务?
  • 他们的客户有哪些?这些客户大部分规模较大、较小,还是两种规模的客户皆有?
  • 在与类似于您的公司合作方面,他们拥有哪些经验?
  • 供应商针对哪些语种提供服务?
  • 他们的公司总部在哪里?他们在您所属的时区是否有工作人员?
  • 该公司是什么时候成立的?
  • 该公司由谁创办?他们是否具有与特定市场相关的专业知识?
  • 他们是否提供了价格信息?

第 2 步:确定供应商服务和供应商类型

标准翻译供应商通常提供翻译、桌面排版、质量验证和项目管理服务。这些供应商主要有两种类型:

单语言供应商 (SLV)

此类供应商只针对一小部分语言(通常是一到几种地区性语言)提供服务。单语言供应商收费通常比多语言供应商低,因此,如果您只想将内容本地化为一到三种地区性语言,单语言供应商是个不错的选择。

多语言供应商 (MLV)

此类供应商提供涵盖全球各种语言的服务,可一站式满足所有本地化需求。多语言供应商可以同时处理各个地区的多个项目。他们通常会整合利用单语言供应商、自由译者和全职语言工作者来提供服务。

第 3 步:确定所需的供应商类型

思考以下方面,确定所需的供应商类型。请注意,您可能需要多个单语言供应商,乃至多个多语言供应商,才能完成本地化工作。

地区专业知识

单语言供应商可能更擅于处理面向特定地区的翻译工作。

服务专项化

一些供应商具有某些领域的专业知识,例如创意营销、创译、医疗保健内容、法律内容等。

提供的服务

某些供应商专门从事审校、内容创作、测试等服务。

质量控制

如果您希望内容质量更有保障,不妨另外聘请一家“审校供应商”。质量控制相当于让编辑审核作者的作品。

可扩缩性和风险缓释

如果翻译量大,时间紧,请考虑与多家供应商合作。

第 4 步:创建信息邀请书 (RFI)

  • 向几家供应商简要介绍您的需求(内容、服务、数量和语言)。
  • 收集关于各家供应商语言能力的信息,例如:
    • 服务和语言 - 语言服务列表,包括专业能力或擅长领域
    • 推荐人 - 两到三个专业推荐人的列表,包括联系信息
    • 费用预估 - 每种语言和内容类型的估算费用。翻译定价通常以字数为单位,审校定价以字数或小时数为单位

第 5 步:确定供应商最终候选名单

确定哪些供应商最符合您的本地化需求。考虑他们是否提供您的团队所需的服务和语言。另请关注他们与您合作的兴趣有多大,例如在您最初挑选供应商时,他们的响应情况如何。

第 6 步:创建提案请求书 (RFP)

创建提案请求书 (RFP),并将其发送给进入最终候选名单的供应商。您的提案请求书应该:

  • 介绍您的项目 - 简要介绍您的公司、内容和受众群体
  • 介绍您的需求 - 您的服务、目标语言、翻译量、专业知识、时间安排等
  • 列出您所需的信息 - 确切说明您希望进入最终候选名单的供应商提供哪些信息。

您需要进入最终候选名单的供应商提供下列信息:

供应商概况

此类信息可能包括:

  • 所涉语种
  • 示例客户
  • 专业领域
  • 具体位置
  • 员工数量

质量流程

此类信息可能包括供应商采用的方法体系以及出现问题时的补救流程。

时间安排

此类信息可能包括处理时长要求以及超过截止日期时采用的流程。

资源

此类信息可能包括:

  • 常规语言工作者的背景
  • 供应商聘用或签约的语言工作者的数量
  • 语言工作者所在的位置
  • 所提供的培训
  • 绩效管理模式
  • 供应商成本分配方式

组织支持

此类信息可能包括联系人信息,比如他们是否有专门的项目经理以及他们位于哪个时区。

系统

此类信息可能包括:

  • 他们使用的平台
  • 支持的文件类型
  • 他们是否支持集成您的平台
  • 您是否需要在内部安排专门的资源
  • 他们是否针对集成收费

费用估算

您可以:

  • 按字数/语言/内容类型询问费用
  • 确认他们是否对使用翻译记忆库提供折扣价
  • 询问是否有任何额外费用,例如项目管理、后期处理、审校等方面的费用

提示

请供应商提供翻译范例。提供范例内容,并要求负责您项目的语言工作者代表进行翻译。确保您的团队中有两个或更多成员可以核验结果。

第 7 步:与选定供应商签订合同时设立关键绩效指标 (KPI)

您需要与选定的合作供应商签订合同。合同中应包含所需的服务和 KPI,以确保为您服务的本地化团队遵循既定的标准。从以下 KPI 入手并不断改进。

语言质量 KPI

  • 合规 - 遵循风格指南要求和项目说明
  • 语法 - 正确使用目标语言的语法
  • 标点/拼写 - 遵循语言标准和风格指南
  • 含义 - 传达原文本有的含义
  • 术语 - 使用术语表、风格指南和翻译记忆库中的首选翻译
  • 理解 - 撰写母语使用者可以轻松理解的内容
  • 标准 - 就“错误率”标准达成一致。以项目或字数为单位制定错误率标准(例如每 1000 字出错率)

注意:如果您或翻译供应商没有资源可客观评估语言质量,可聘请第三方供应商来评估质量。

准时交付 KPI

  • 标准:就“准时”标准达成一致。按照项目(如果只有一个项目)或者字数(如果工作将持续进行)设定标准。

第 8 步:建立有效沟通,尽可能获得供应商的更多支持

您与本地化供应商的沟通方式应该符合您的工作范围。从初始沟通到项目后沟通,请遵循以下指南。

初始沟通

  • 请供应商跟踪并分享项目的关键细节:开始日期、状态、截止日期等。

  • 召开项目初始会议。利用同步功能来分享最新进展情况,确定并解决各种问题。

  • 管理质量预期。与供应商讨论您的需求和预期。必要时更新既定标准。

  • 编制语言参考内容。提供明确的参考内容,传达您的语言偏好,例如屏幕截图、风格指南、术语表等。

持续沟通

  • 如果存在质量问题,则立即提醒供应商。务必突出问题,阐明质量标准,并跟进问题的解决情况。

  • 分享动态。讨论风格指南、术语表、质量保证流程等方面的更新。

  • 不断发现改进机会。分享最佳做法。交流观察到的情况并提供建议。

  • 及时回复供应商的问题。提供清晰明确的信息,分享您认为合适的资源和工具。

项目后沟通

  • 向供应商提供反馈。告知供应商哪些地方做得不错,哪些地方下次需要改进。

以上供应商管理指南可帮助您选择并管理供应商,以便为受众群体奉上高质量的译文。