Uporaba storitev drugih strokovnih ponudnikov pri ustanovitvi podjetja

Razumevanje prednosti in stroškov uporabe storitev drugih strokovnih ponudnikov

1 Pregled

Večina stroškov ustanovitve podjetja je povezana s stroški drugih strokovnih ponudnikov, kot so odvetniki in notarji. Zahteve glede uporabe storitev notarjev in odvetnikov se med državami in regijami razlikujejo. Številne vlade so postopek prenesle v splet, da bi tako zagonskim podjetjem omogočile nižje stroške. Če veste, v katerih državah in regijah je treba uporabiti storitve notarjev, lažje zagotovite nizke poslovne stroške in skladnost. V tem vodniku so predstavljene številne možnosti, ki jih imate voljo, ne glede na lokacijo, na kateri ustanavljate podjetje.

Stroški in prednosti uporabe storitev drugih strokovnih ponudnikov

Večina podjetij pri ustanavljanju uporablja storitve notarjev in odvetnikov. Ti pomagajo zagotoviti nemoteno izvedbo potencialno zapletenih postopkov ter skladnost z zakonodajo in predpisi. Storitve teh strokovnih ponudnikov pa so lahko drage, kar je odvisno od lokacije podjetja.

2 Notarji in mala podjetja

Notarji so javni uradniki, ki jih imenujejo vlada in javne agencije za overjanje dokumentov, s čimer ti postanejo uradni. Njihova vloga je, da so nepristranski. Pooblastila notarjev se razlikujejo med državami in včasih tudi med regijami.

V Italiji so notarji na primer edini pristojni za overitev transakcij z nepremičninami, pri čemer so pooblaščeni tudi za overitev aktov o ustanovitvi.1

Poročilo Svetovne banke o poslovanju navaja, da mala podjetja uporabljajo notarske storitve v 76 od vključenih 189 svetovnih gospodarstev, pri čemer se to od podjetij zakonsko zahteva v 40 od teh 79 gospodarstev.

Stroški uporabe notarskih storitev

Notarska overitev je lahko draga. Pri ustanovitvi podjetja lahko stroški notarskih storitev znašajo 5,6 % dohodka na prebivalca. Ti stroški so najvišji v gospodarstvih OECD z visokim dohodkom, ki jim sledijo Latinska Amerika in Karibi. V nekaterih gospodarstvih, na primer v Kostariki,2 so notarski stroški za registracijo podjetja določeni z uredbo. V drugih so notarski stroški predmet dogovora na podlagi storitev, ki se zagotovijo.

Mala podjetja v gospodarstvih Organizacije za gospodarsko sodelovanje in razvoj (OECD) z visokim dohodkom pri ustanavljanju v veliki meri uporabljajo storitve notarjev.

V Italiji, na Poljskem in Nizozemskem se na primer akt o ustanovitvi podjetja in statut pogosto overita pred notarjem.

Regije, v katerih mora biti notar prisoten pri pravnih poslih, kot so ustanavljanje pravnih oseb, prenos lastništva zemljišč in potrjevanje pravnih dokumentov, so:

  • Afrika,
  • Latinska Amerika,
  • Karibi.

Afrika

Leta 2014 je Svet ministrov Organizacije za uskladitev poslovnega prava afriških držav (OHADA) določil, da je uporaba notarskih storitev za ustanovitev podjetja izbirna v 17 državah članicah organizacije OHADA, čeprav se notarsko overjanje še naprej uporablja v številnih državah članicah.

V Burkina Fasu na primer notar overi izjavo o vpisih v osnovni kapital podjetja.

17 držav članic organizacije OHADA je:

  • Benin,
  • Burkina Faso,
  • Kamerun,
  • Srednjeafriška republika,
  • Čad,
  • Komori,
  • Slonokoščena obala,
  • Demokratična republika Kongo,
  • Ekvatorialna Gvineja,
  • Gabon,
  • Gvineja,
  • Gvineja Bissau,
  • Mali,
  • Niger,
  • Republika Kongo,
  • Senegal,
  • Togo.

Latinska Amerika

V gospodarstvih Latinske Amerike se notarske prakse trenutno razlikujejo. V Argentini na primer ni treba notarsko overiti statuta podjetja.

V Gvatemali pa morajo ustanovitelji podjetja za odprtje bančnega računa predložiti pismo notarja.

Elektronski sistemi

Z uvedbo elektronskih sistemov se je v nekaterih gospodarstvih z visokim dohodkom notarsko delo znatno spremenilo.

Elektronski notarski sistem v Belgiji notarjem na primer omogoča, da akt o ustanovitvi podjetja pošljejo različnim ustanovam in v nekaj minutah pridobijo številko podjetja. Na Hrvaškem lahko notarji prek elektronskega sistema pošiljajo dokumente na sodišča.

Zakoni o notariatu v posameznih državah

V Evropi (npr. na Švedskem ali Irskem) in v srednji Aziji so v približno tretjini gospodarstev notarske storitve obvezne pri ustanovitvi podjetja.

Zakon o notariatu iz leta 2002 v Bosni in Hercegovini na primer določa, da mora vse potrebne dokumente za registracijo podjetja pripraviti in overiti notar. V Turčiji mora notar potrditi zakonsko predpisane poslovne knjige podjetja. V Kazahstanu mora notar overiti uradno potrdilo o registraciji.


  1. Zakon št. 89 z dne 16. februarja 1913. 

  2. V Kostariki strukturo stroškov določa Uredba 36562-JP z dne 31. januarja 2011 (oddelek 95 a), po kateri stroški notarske overovitve družbene pogodbe znašajo 150.000 kolonov (288 USD) za vsa podjetja, pri čemer se lahko notarji dogovorijo glede drugih stroškov. 

3 Odvetniki in mala podjetja

Veliko malih podjetij najame odvetnika za:

  • pripravo osnutka družbene pogodbe,
  • pripravo osnutka akta o ustanovitvi,
  • podpisovanje dokumentov podjetja,
  • pripravo statuta podjetja,
  • izvedbo iskanja imena,
  • pripravo osnutka listin.

Z uporabo pravnih storitev za registracijo podjetja se lahko povečajo stroški, povezani z ustanovitvijo podjetja. Stroški pravnih storitev so lahko večji od stroškov notarskih storitev. Poročilo Svetovne banke o poslovanju navaja, da je v približno 17 gospodarstvih uporaba pravnih storitev pri registraciji podjetja obvezna na podlagi zakonodaje.

Na Bahamih mora na primer odvetnik pripraviti dokumente za registracijo podjetja.

Kdaj uporabiti pravne storitve

Če vas čaka zapleten postopek ustanovitve s številnimi birokratskimi ovirami, razmislite o uporabi strokovnih pravnih storitev. Najem odvetnika je lahko drag, vendar lahko z njim prihranite čas in zagotovite nemoteno izvedbo postopka.

Zagonska podjetja pogosto poiščejo pravne nasvete tudi v državah, kjer tega ne zahteva zakonodaja. Na ta način zagotovijo nemoten postopek registracije podjetja, ki je sicer lahko zapleten.

Nekaj primerov pravnih storitev, ki se zagotavljajo v različnih državah, po podatkih omenjenega poročila o poslovanju:

  • V Bolivarski republiki Venezuela se zahteva, da odvetniki zagotovijo pravno oceno pri pripravi dokumentov o ustanovitvi podjetja. To lahko traja pet dni in predstavlja stroške, ki znašajo več kot 87 % dohodka na prebivalca.

  • V Sveti Luciji se zahteva, da odvetniki izvedejo iskanje glede imena podjetja in odobrijo predlagano ime. Ko trgovinski register zagotovi odobritev imena podjetja, odvetnik pripravi dokumente o ustanovitvi, kar traja dva dni in predstavlja stroške, ki znašajo 18 % dohodka na prebivalca.

  • Latinska Amerika in Karibi imajo največji delež gospodarstev, v katerih zagonska podjetja najamejo odvetnike za svojo registracijo.

  • Antigva in Barbuda od lastnikov novega podjetja zahteva, da odvetnik zagotovi izjavo o tem, da lastniki niso v stečaju, so dobrega duševnega zdravja in starejši od 18 let. Lastniki zagonskega podjetja morajo tudi poskrbeti, da odvetnik pripravi vse dokumente o ustanovitvi, vključno z izjavo o naslovu in družbeno pogodbo.

  • V Ekvadorju se zahteva, da ustanovitelji novega podjetja najamejo odvetnika za pripravo zapisnika o ustanovitvi.

  • V *Boliviji se zahteva, da lastniki zagonskega podjetja najamejo odvetnika za pripravo družbene pogodbe, statuta in ustanovitvenega akta. Cenik storitev bolivijske odvetniške zbornice določa minimalno provizijo za ustanovitev podjetja, ki predstavlja približno 42 % dohodka na prebivalca, čemur se prištejeta 2 % kapitala podjetja.

Države, v katerih se pravne storitve ne uporabljajo

V podsaharski Afriki se pravne storitve v postopku ustanovitve podjetja redko uporabljajo, pri čemer je ta praksa najobičajnejša v Južnem Sudanu, Esvatiniju in Ugandi.

Več drugih držav v podsaharski Afriki je nedavno uvedlo reforme, s katerimi so odpravili zahteve glede uporabe pravnih storitev pri ustanavljanju podjetja.

Liberija je leta 2009 uvedla standardne obrazce za družbene pogodbe, ki so na voljo v več vladnih uradih v Monrovii. Na podlagi teh obrazcev lahko lastniki registrirajo svoje podjetje brez odvetnika.

Leta 2009 je južnoafriška vlada sporočila, da za ustanovitev podjetja ni več treba predložiti dokumentov prek odvetnika.

4 Stroški pravnih storitev

V gospodarstvih OECD z visokim dohodkom povprečni stroški notarja za ustanovitev podjetja predstavljajo skoraj štirikratnik povprečnih stroškov odvetnika.

Čeprav uporaba odvetnikov pri ustanovitvi pomeni visoke stroške, pa zagotavlja to prednost, da po najemu odvetnika ustanovitev podjetja običajno ne traja dolgo.

V globalnem povprečju postopki, ki vključujejo uporabo storitev odvetnika, trajajo samo dva dni, pri čemer postopki, ki vključujejo storitve notarja, trajajo več kot dvakrat dlje.

V Evropi in srednji Aziji predstavljajo storitve odvetnikov pri registraciji podjetja druge najvišje povprečne stroške.

Nekaj primerov stroškov, ki jih predstavljajo storitve odvetnikov po svetu:

  • Na Cipru velja zakonska zahteva, po kateri mora odvetnik pripraviti akt o ustanovitvi in družbeno pogodbo, kar malo ali srednje veliko podjetje stane okoli 1000 GBP.

  • Na Madžarskem mora zagonsko podjetje najprej najeti odvetnika, ki zastopa podjetje, ustvari pogodbo in pripravi vse ostale dokumente za ustanovitev. Uporaba odvetnika je v postopku registracije obvezna. Stroški se razlikujejo glede na zapletenost primera, pri čemer lahko znašajo skoraj 7 % dohodka na prebivalca.

V povprečju stroški najema odvetnika za pomoč pri ustanovitvi podjetja predstavljajo 18 % dohodka na prebivalca, kar je več od povprečnih stroškov notarskih storitev.

5 Reforme in dobre prakse

Kako so lahko drugi strokovni ponudniki vključeni v ustanovitev podjetja

Uporaba storitev drugih strokovnih ponudnikov pri ustanovitvi podjetja je običajna in ustaljena praksa. Vendar pa je lahko uporaba storitev teh ponudnikov zamudna in draga. Zaradi tega so vlade v več državah odločile, da je uporaba storitev teh ponudnikov izbirna.

V Burundiju so na primer leta 2011 sprejeli zakon, s katerim so odpravili zahtevo glede notarske overitve družbene pogodbe. S tem so se stroški registracije podjetja zmanjšali za 21 %, postopek pa se je skrajšal za štiri dni.

Prednosti spletnih sistemov za ustanovitev

Nekatere vlade spodbujajo uporabo spletnih platform za registracijo za zmanjšanje stroškov, povezanih s storitvami drugih strokovnih ponudnikov. Pri teh spletnih sistemih običajno ni potrebna vključitev odvetnikov ali notarjev kot posrednikov za potrjevanje verodostojnosti dokumentov podjetja in dokončanje postopka registracije. Te platforme lahko omogočajo tudi uporabo digitalnih oblik identifikacije, kot so elektronski podpisi, zaradi česar nekatere notarske storitve niso potrebne.

V Nemčiji1 so na primer uvedli obvezno elektronsko registracijo v vseh zveznih deželah in omogočili javno objavo izjav o ustanovitvi, s čimer se je postopek ustanovitve skrajšal za šest dni.

Čilska vlada je leta 2013 poenostavila ustanovitev podjetja tako, da je podjetnikom omogočila brezplačno spletno registracijo nekaterih vrst pravnih oseb. S to spremembo se je čas, ki je bil potreben za registracijo statuta podjetja pri notarju, skrajšal z dveh dni na enega.

Zaključek

Uporaba pravnih storitev in storitev notarjev lahko prinese brezskrbnost zaradi zagotovljene skladnosti. Zavedati pa se morate, da se s temi storitvami stroški ustanovitve podjetja povečajo. Zato velja razmisliti o uporabi postopkov elektronske registracije, če so na voljo, s čimer lahko zmanjšate stroške.

Odkrivanje najboljših držav za širitev poslovanja

Market Finder je brezplačno Googlovo orodje, s katerim si lahko podjetja pomagajo pri iskanju primernih trgov za širitev. Orodje zagotavlja podporo pri načrtovanju dejavnosti in bodoče izvoznike seznanja s strategijami globalnega trženja ter drugim.


  1. V Nemčiji je elektronsko registracijo in objavo omogočil Zakon o vodenju elektronskih trgovinskih registrov, registrov zadrug in registra podjetij, ki je začel veljati 1. januarja 2007.