Cum să colaborați cu terțe părți la înființarea unei companii

Înțelegeți beneficiile și costurile colaborării cu profesioniști terță parte

Cum să colaborați cu terțe părți la înființarea unei companii

1 Prezentare generală

Dificultatea

O mare parte din cheltuielile de înființare a unei companii o reprezintă taxele profesioniștilor terță parte, precum avocații și notarii. Cerințele privind colaborarea cu aceștia variază în funcție de țară și de regiune. Multe guverne au mutat procesul online în încercarea de a scădea costurile noilor companii. Acest ghid vă prezintă diferitele opțiuni disponibile, indiferent de locația în care vă deschideți compania.

Obiectivul dvs.

Dacă aflați care sunt țările și regiunile în care colaborarea cu notarii este obligatorie, puteți să mențineți costurile companiei la un nivel scăzut și să respectați cerințele.

Costurile și beneficiile asociate cu profesioniștii terță parte

Notarii și avocații sunt profesioniștii terță parte la care apelează majoritatea afacerilor la început de drum. Aceștia gestionează procedurile complexe și asigură conformitatea companiilor. Însă costurile lor pot fi mari, în funcție de locația companiei.

2 Notarii și companiile mici

Notarii sunt funcționari publici împuterniciți de guvern și de organisme publice pentru a legaliza documente care devin astfel oficiale. Rolul lor este să fie imparțiali. Funcțiile exercitate de notari variază în funcție de țară și de regiune.

De exemplu, în Italia, notarii sunt singura autoritate care poate să autentifice tranzacțiile imobiliare și să întocmească acte constitutive.1

Raportul Doing Business al Băncii Mondiale arată că noile întreprinderi mici apelează la serviciile notarilor în 76 din cele 189 de state membre, iar 40 dintre acestea obligă companiile la început de drum să facă acest lucru.

Costurile colaborării cu un notar

Legalizarea notarială poate fi costisitoare. Persoanele care înființează companii pot să plătească taxe notariale în valoare de 5,6% din venitul pe cap de locuitor. Cele mai mari taxe sunt percepute în statele membre OCDE cu venituri ridicate, urmate de America Latină și Caraibe. În anumite țări, precum Costa Rica2, taxele notariale pentru înregistrarea companiilor sunt stabilite printr-un regulament. În alte țări, acestea sunt negociate în funcție de serviciile prestate.

Întreprinderile mici din statele membre ale Organizației pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE) apelează frecvent la servicii notariale la înființare.

De exemplu, în Italia, Polonia și Țările de Jos, actul constitutiv și statutul companiei sunt adesea întocmite în prezența unui notar.

Regiunile în care este obligatorie intervenția notarilor în tranzacțiile juridice, inclusiv crearea entităților juridice, transferul dreptului de proprietate asupra unui teren și verificarea documentelor juridice sunt:

  • Africa
  • America Latină
  • Caraibe

Africa

În 2014, Comitetul de Miniștri al Organizației pentru armonizarea dreptului afacerilor în Africa (OHADA) a decis ca serviciile notariale să aibă caracter opțional la înființarea companiilor în cele 17 state membre, deși legalizarea notarială se practică în continuare în multe dintre acestea.

De exemplu, în Burkina Faso, notarul legalizează declarația privind subscrierea de capital pentru noile companii.

Cele 17 state membre ale OHADA sunt:

  • Benin
  • Burkina Faso
  • Camerun
  • Republica Centrafricană
  • Chad
  • Comoros
  • Côte d'Ivoire
  • Republica Democratică Congo
  • Guineea Ecuatorială
  • Gabon
  • Guineea
  • Guineea-Bissau
  • Mali
  • Niger
  • Republica Congo
  • Senegal
  • Togo

America Latină

În țările din America Latină, practicile notariale sunt diferite. De exemplu, în Argentina, companiile nu sunt obligate să întocmească statutul la notar.

În Guatemala, fondatorii de companii trebuie să prezinte o scrisoare de la notar pentru a deschide un cont bancar.

Sistemele electronice

Profesia de notar a evoluat semnificativ odată cu introducerea sistemelor electronice în unele țări cu venituri mari.

De exemplu, în Belgia, cu ajutorul sistemului electronic notarial, notarii pot să trimită pe cale electronică actul constitutiv al unei companii la diferite instituții și să obțină numărul de înregistrare în numai câteva minute. În Croația, notarii pot să folosească un sistem electronic pentru a trimite documente instanțelor judecătorești.

Legislația notarilor în diferite țări

Aproximativ o treime din țările din Europa și Asia Centrală includ serviciile notariale în procesul de înregistrare a companiilor.

De exemplu, în Bosnia și Herțegovina, Legea notarilor din 2002 prevede ca toate documentele necesare pentru înregistrarea unei companii să fie pregătite și legalizate de un notar. În Turcia, registrele de contabilitate ale companiilor trebuie să fie legalizate de un birou notarial. În Kazahstan, certificatele de înregistrare ale produselor trebuie autentificate la notar.


  1. Legea nr. 89 din 16 februarie 1913. 

  2. În Costa Rica, structura taxelor stabilită prin Ordinul Executiv 36562-JP din 31 ianuarie 2011 (articolul 95 a) fixează taxa de legalizare notarială a statutului la 150.000 de coloni (288 USD) pentru orice corporație, deși notarii pot negocia alte taxe. 

3 Avocații și companiile mici

Multe companii mici angajează avocați pentru:

  • pregătirea și întocmirea proiectelor de statut;
  • pregătirea și întocmirea proiectelor de act constitutiv;
  • semnarea documentelor companiei;
  • pregătirea statutelor de companie;
  • căutarea numelor de companii;
  • întocmirea proiectelor pentru actele companiei.

Folosirea serviciilor juridice pentru înregistrarea companiei poate crește costurile necesare înființării acesteia. Cheltuielile cu serviciile juridice le pot depăși pe cele ale serviciilor notariale. Raportul Doing Business al Băncii Mondiale arată că aproximativ 17 țări au legi care impun folosirea serviciilor juridice pentru înregistrarea companiei.

De exemplu, în Bahamas, documentele de înregistrare a companiei trebuie pregătite de un avocat.

Când să apelați la servicii juridice

Dacă procesul de înființare a companiei va fi complex și va presupune multă birocrație, ar trebui să luați în calcul folosirea serviciilor juridice profesionale. Angajarea unui avocat poate costa mult, dar astfel veți economisi timp și vă veți asigura că totul merge bine.

Companiile la început de drum solicită consultanță juridică chiar și în țările în care aceasta nu este obligatorie. Astfel, se asigură că procesul de înregistrare a companiei, care poate fi complicat, se desfășoară fără probleme.

Exemple de servicii juridice prestate în diferite țări, pe baza datelor din Doing Business:

  • Republica Bolivariană a Venezuelei prevede ca avocații să facă o evaluare juridică atunci când pregătesc actul constitutiv al unei companii. Procesul poate dura cinci zile și costă peste 87% din venitul pe cap de locuitor.

  • Saint Lucia impune ca avocații să facă o căutare a numelui companiei și să îl aprobe pe cel propus. Odată ce Registrul Comerțului garantează aprobarea numelui, avocatul pregătește documentele constitutive, proces care durează două zile și costă 18% din venitul pe cap de locuitor.

  • În America Latină și Caraibe se află cele mai multe țări în care noile companii angajează avocați pentru înregistrare.

  • În Antigua și Barbuda, proprietarilor de noi companii li se cere să angajeze un avocat care să declare că proprietarii nu sunt falimentari, sunt sănătoși psihic și au peste 18 ani. În plus, avocatul trebuie să pregătească toate documentele de înființare, inclusiv declarația privind sediul social și actul constitutiv.

  • În Ecuador, cei care înființează companii trebuie să angajeze un avocat pentru a pregăti proiectul de act constitutiv.

  • Bolivia le cere proprietarilor de afaceri noi să angajeze un avocat care să pregătească actele constitutive, statutele și contractele de societate. Lista comisioanelor întocmită de asociația juriștilor din Bolivia fixează un tarif minim pentru înființarea companiilor, care reprezintă aproximativ 42% din venitul pe cap de locuitor, plus 2% din capitalul companiei.

Țările care nu folosesc servicii juridice

În Africa Subsahariană, serviciile juridice sunt rareori folosite în procesul de deschidere a unei firme, deși practica este cea mai frecventă în Sudanul de Sud, Swaziland și Uganda.

Câteva alte țări din Africa Subsahariană au implementat recent reforme care au eliminat necesitatea de a utiliza serviciile juridice la înființarea unei companii.

De exemplu, în 2009, Liberia a introdus formulare standard pentru actul constitutiv, disponibile în mai multe sedii ale administrației publice din Monrovia. Astfel, proprietarii de noi companii pot face înregistrarea fără să aibă nevoie de avocat.

În 2009, guvernul sud-african a declarat că societățile la început de drum nu mai trebuie să depună documentele prin intermediul unui avocat.

4 Costul serviciilor juridice

În statele membre OCDE cu venituri ridicate, taxele notariale medii pentru companii noi sunt de aproape patru ori mai mari decât taxele judiciare medii.

Deși cheltuielile cu avocații din domeniul înființării firmelor sunt mari, avantajul este că, de obicei, după angajarea unui avocat, procesul nu durează mult.

În medie, procedurile care presupun folosirea serviciilor unui avocat durează doar două zile, iar cele asociate cu servicii notariale durează de cel puțin două ori mai mult.

Europa și Asia Centrală au al doilea cel mai ridicat cost mediu pentru serviciile de avocatură necesare înregistrării companiilor.

Iată câteva exemple de onorarii ale avocaților la nivel global:

Cipru are o cerință statutară care prevede ca un avocat să pregătească actul de constituire și statutul, proces care, pentru o companie mică sau medie, costă în jur de 1.000 de lire sterline.

În Ungaria, noile companii trebuie să angajeze mai întâi un avocat care să le reprezinte, să întocmească actul constitutiv și să pregătească toate celelalte acte de înființare. Intervenția avocatului în procesul de înregistrare este obligatorie. Costurile variază în funcție de complexitatea cazului și pot ajunge la aproape 7% din venitul pe cap de locuitor.

În medie, o companie plătește 18% din venitul pe cap de locuitor pentru a angaja un avocat care să faciliteze înființarea, depășind costul mediu al serviciilor notariale.

5 Reforme și bune practici

Cum pot participa terțele părți la procesul de înființare a companiei

Folosirea serviciilor furnizate de terțe părți pentru înființarea unei companii este o practică frecventă și consacrată. Însă ea poate fi costisitoare și de durată. De aceea guvernele mai multor țări au decis ca aceste servicii să aibă caracter opțional.

De exemplu, în 2011, Burundi a adoptat o lege care a eliminat necesitatea legalizării actului de constituire. Astfel, costul înregistrării unei companii a scăzut cu 21%, iar durata procesului cu patru zile.

Beneficiile sistemelor online de înființare a firmelor

Unele guverne au încurajat folosirea platformelor de înregistrare online pentru a reduce costurile asociate serviciilor terță parte. Aceste sisteme online nu necesită de obicei intervenția avocaților sau a notarilor ca intermediari pentru autentificarea actelor companiei și finalizarea procesului de înregistrare. Platformele pot să folosească și metode digitale de identificare, precum semnăturile electronice, ținând astfel locul unora dintre rolurile notarului.

De exemplu, în Germania1, înregistrarea electronică a devenit obligatorie în toate statele și este permisă publicarea online a declarațiilor constitutive, reducându-se astfel durata înregistrării cu șase zile.

În 2013, guvernul din Chile a simplificat înființarea societăților, oferindu-le antreprenorilor posibilitatea de a înregistra online, gratuit, anumite tipuri de entități juridice. Astfel, a redus durata necesară înregistrării statutului unei companii de către notari de la două zile la o zi.

Concluzia finală

Folosirea serviciilor juridice și notariale asigură liniștea pe care o oferă conformitatea. Trebuie să știți de la bun început că aceste servicii vă vor crește cheltuielile de înființare a companiei. Merită să luați în calcul utilizarea proceselor de înregistrare electronică, dacă sunt permise, pentru a reduce costurile.


  1. În Germania, înregistrarea și publicarea electronică au fost permise de Legea privind păstrarea registrelor electronice comerciale, ale cooperativelor și ale companiilor, care a intrat în vigoare pe 1 ianuarie 2007.