Como dimensionar o seu apoio para localização

Guia para aquisição e gestão de fornecedores adequados

1 Vista geral

O desafio

Depois de alcançar o seu público-alvo, o próximo passo é ligar-se e interagir com eles da forma que pretende. Aqui, o desafio é escolher serviços de tradução que sejam sensíveis às nuances técnicas e culturais do idioma utilizado pelos seus mercados de exportação.

O seu objetivo

Identificar e gerir fornecedores que disponibilizem serviços de tradução personalizados para o seu Website. Isto ajudará a garantir que fala com os seus clientes na mesma linguagem e harmonizar a sua marca a nível mundial.

Como proceder

As diretrizes abaixo mostram uma abordagem sistemática ao processo de admissão e gestão de serviços de tradução.

Antes de selecionar um fornecedor para os seus requisitos de tradução, solicite à sua equipa tudo o que é necessário ao considerar as seguintes perguntas:

Idiomas

Quais são os seus idiomas de destino? Espera que esta lista de idiomas aumente?

Volume

Qual é a contagem de palavras inicial? Com que frequência irá enviar novo conteúdo?

Serviços

De que serviço específico precisa para corresponder aos seus tipos de conteúdo, por exemplo:

  • Não visível metadados de SEO que requerem pós-edição ligeira ou recursos menos experientes

  • Especializado jurídico, técnico ou médico que requer recursos com experiência na indústria

  • Altamente visível criativo, tais como imagens de página inicial que requerem recursos criativos, transcriação e processamento offline

  • Padrão, ou seja, requer recursos padrão e potencialmente uma revisão

Prazo

Qual é o prazo de acordo com o serviço de que precisa e o volume de conteúdo?

Plataforma

Que sistema irá utilizar para criar e alojar conteúdo, por exemplo, o Wordpress?

2 Identificar os fornecedores adequados

Ao concluir os passos do programa neste guia, terá uma ideia mais abrangente do tipo de fornecedor mais adequado para si. Estes passos vão desde a aquisição básica de fornecedores a estratégias de gestão de fornecedores mais avançadas e totalmente desenvolvidas.

Passo 1: pesquise fornecedores

Efetue uma pesquisa no Google de serviços de tradução. Consulte o Website de cada fornecedor e considere o seguinte:

  • Que serviços disponibilizam? Promovem determinados serviços em detrimento de outros?
  • Quem são os clientes? São grandes, pequenos ou ambos?
  • Que experiência têm com empresas semelhantes à sua?
  • Que idiomas são disponibilizados pelo fornecedor?
  • Onde está localizada a sede da empresa? Têm algum escritório no seu fuso horário?
  • Quando foi fundada a empresa?
  • Quem fundou a empresa? Têm experiência num determinado mercado?
  • Partilham informações sobre preços?

Passo 2: identifique os serviços e os tipos de fornecedores

Normalmente, os fornecedores de tradução padrão oferecem serviços de tradução, edição eletrónica, controlo de qualidade e gestão de projetos. Estes fornecedores são de dois tipos principais:

Fornecedor de idioma único (SLVs)

Oferecem serviços num pequeno subconjunto de idiomas, normalmente de um a alguns idiomas regionais. Muitas vezes, os SLVs têm um custo inferior ao dos fornecedores de vários idiomas e são uma boa opção se pretender localizar conteúdo apenas para um a três idiomas regionais.

Fornecedores de vários idiomas (MLVs)

Oferecem cobertura global e fornecem um serviço centralizado para todas as necessidades de localização. Os MLVs conseguem processar vários projetos em simultâneo nas diversas regiões. Normalmente, utilizam uma combinação de SLVs, freelancers e linguistas a tempo inteiro para fornecerem os seus serviços.

Passo 3: identifique o tipo de fornecedor(es) de que precisa

Considere o seguinte para determinar o tipo de fornecedor de que precisa. Não se esqueça de que pode precisar de vários SLVs ou até MLVs para concluir o seu trabalho de localização.

Experiência regional

Um SLV pode ter mais competências de tradução em determinadas regiões.

Especialização de serviços

Alguns fornecedores oferecem experiência especializada, por exemplo, marketing criativo, transcriações, conteúdo de saúde, jurídico, etc.

Serviços oferecidos

Alguns fornecedores são especializados em serviços de revisão, criação de conteúdo, testes, etc.

Controlo de qualidade

Se pretender que a qualidade do seu conteúdo seja controlada, é recomendável que contrate um segundo "fornecedor de revisão". Pense no controlo de qualidade como ter um editor a rever o trabalho de um escritor.

Escalabilidade e mitigação de riscos

Se tiver um elevado volume com prazos apertados, considere trabalhar com vários fornecedores.

Passo 4: crie um pedido de informação (RFI)

  • Apresente brevemente as suas necessidades (conteúdo, serviços, volumes e idiomas) a alguns fornecedores.
  • Recolha informações sobre as respetivas capacidades linguísticas, tais como:
    • Serviços e idiomas – uma lista de serviços linguísticos, incluindo áreas de especialidade
    • Referências – uma lista de duas a três referências profissionais, incluindo informações de contacto
    • Estimativa de custo – custo estimado por idioma e tipo de conteúdo. Normalmente, o preço é por palavra para tradução e por palavra ou hora para revisão

Passo 5: lista preferencial de fornecedores

Determine os fornecedores mais adequados para as suas necessidades de localização. Considere se oferecem os serviços e os idiomas de que a sua equipa necessita. Pense também no interesse que parecem ter em trabalhar consigo, por exemplo, que capacidade de resposta tiveram durante o contacto inicial.

Passo 6: crie um pedido de proposta (RFP)

Crie um pedido de proposta (RFP) e envie-o para os fornecedores da sua lista preferencial. O RFP deve:

  • Apresentar o seu projeto – apresente uma descrição geral da sua empresa, conteúdo e público-alvo
  • Partilhar as suas necessidades – os seus serviços, idiomas de destino, volume, experiência, prazos, etc.
  • Realçar as informações de que precisa – o que espera exatamente dos fornecedores da sua lista preferencial na respetiva resposta?

Informações necessárias dos fornecedores da sua lista preferencial:

Descrição geral do fornecedor

Pode incluir:

  • Idiomas
  • Exemplos de clientes
  • Áreas de especialidade
  • Localização(ões)
  • Número de funcionários

Processos de qualidade

Pode incluir informações sobre a metodologia do fornecedor e o processo de remediação em caso de problemas.

Prazos

Pode incluir informações sobre as necessidades do prazo de entrega e o processo em caso de incumprimento dos prazos.

Recursos

Pode incluir:

  • Informações típicas dos linguistas
  • Número de linguistas empregados ou contratados pelo fornecedor
  • Localização dos linguistas
  • Formação facultada
  • Gestão do desempenho
  • Como atribuem os custos de fornecedor

Apoio organizacional

Pode incluir informações sobre os seus pontos de contacto, incluindo se terá um gestor de projetos dedicado e o fuso horário em que estão.

Sistemas

Pode incluir:

  • As plataformas que utilizam
  • Os tipos de ficheiros suportados
  • Se prestam apoio técnico de integração nas suas plataformas
  • Se terá de dedicar recursos seus
  • Se cobram pela integração

Estimativa de custo

Pode:

  • Solicitar o custo por palavra/idioma/tipo de conteúdo
  • Verificar se aplicam descontos pela utilização de software de Memória de tradução
  • Perguntar se existem custos adicionais, por exemplo, na gestão de projetos, no pós-processamento, na revisão, etc.

!!! Sugestão

Solicite ao fornecedor uma amostra. Forneça conteúdo de amostra e solicite que um linguista que represente quem irá trabalhar nos seus projetos realize a tradução. Certifique-se de que tem duas ou mais pessoas na sua equipa que possam validar os resultados.

Passo 7: estabeleça indicadores essenciais de desempenho (IEDs) para o contrato com o(s) fornecedor(es) selecionado(s)

Vais precisar de um contrato para qualquer fornecedor que escolha para trabalhar consigo. Inclua serviços e IEDs no seu contrato para manter a sua equipa de localização responsável por determinados padrões. Utilize os seguintes IEDs como ponto de partida e identifique as melhorias ao longo do tempo.

IEDs de qualidade linguística

  • Conformidade – seguir os requisitos do guia de estilo e as instruções do projeto.
  • Gramática – utilizar a gramática correta do idioma de destino.
  • Pontuação/ortografia – seguir os padrões do idioma e o guia de estilo.
  • Significado – expressar o significado pretendido no conteúdo original.
  • Terminologia – utilizar as traduções preferenciais no glossário, no guia de estilo e na memória de tradução.
  • Compreensão – escrever conteúdo que os falantes nativos consigam compreender facilmente.
  • Padrões – acordar critérios de "classificação de erros". Os padrões devem ser por projeto ou por palavra (como por 1000 palavras)

Nota: utilize outro fornecedor para avaliar a qualidade linguística caso não existam recursos da sua parte ou do fornecedor de tradução que possam avaliá-la objetivamente.

IEDs de entrega dentro do prazo

  • Padrões: acordar critérios "dentro do prazo". Os padrões devem ser por projeto (no caso de um único projeto) ou por palavra (se o trabalho for contínuo).

Passo 8: estabeleça uma comunicação eficaz para maximizar o apoio do fornecedor

A forma como comunica com os fornecedores de localização deve corresponder ao seu âmbito de trabalho. Utilize as seguintes orientações da comunicação inicial até à comunicação pós-projeto.

Inicial

  • Solicite ao fornecedor para acompanhar e partilhar os detalhes principais sobre o seu projeto: data de início, estado, data de entrega, etc.

  • Estabeleça uma reunião inicial. Utilize sincronizações para partilhar atualizações, bem como identificar e resolver preocupações.

  • Efetue a gestão das expetativas de qualidade. Discuta as suas necessidades e expetativas com os fornecedores. Atualize os padrões estabelecidos conforme necessário.

  • Crie referências linguísticas. Forneça referências explícitas para expressar as suas preferências linguísticas, por exemplo, capturas de ecrã, guias de estilo, glossários, etc.

Contínuo

  • Alerte imediatamente o fornecedor em caso de problemas de qualidade. Certifique-se de que realça os problemas, clarifica os padrões de qualidade e acompanha a resolução.

  • Mencione atualizações. Discuta as atualizações ao guia de estilo, glossário, processo de controlo de qualidade, etc.

  • Identifique oportunidades de melhoria contínuas. Partilhe as práticas recomendadas. Comunique observações e recomendações.

  • Responda atempadamente às perguntas do fornecedor. Forneça informações claras e partilhe as ferramentas e os recursos adequados.

Pós-projeto

  • Forneça feedback aos fornecedores. Diga-lhes o que resultou e o que deve ser melhorado da próxima vez.

As diretrizes de gestão de fornecedores acima podem ajudar a selecionar e gerir os fornecedores que entregam as traduções de qualidade que o seu público-alvo merece.