Como utilizar terceiros durante o arranque de uma empresa

Compreenda as vantagens e os custos da utilização de profissionais terceiros

1 Vista geral

A maioria dos custos incorridos durante o arranque de uma empresa provêm das taxas cobradas por profissionais terceiros, como advogados e notários. A obrigatoriedade de utilizar notários e advogados varia consoante o país e a região. Muitos governos passaram a utilizar processos online para tentar reduzir os custos para as startups. Saber que países e regiões requerem notários é uma boa forma de manter os custos da empresa baixos, ao mesmo tempo que mantém a conformidade com todas as leis e regulamentos. Este guia mostra-lhe as muitas opções ao seu dispor, onde quer que esteja a iniciar a sua empresa.

Vantagens e custos de terceiros

Os notários e os advogados são profissionais terceiros a que a maior parte das pessoas recorrem para constituir sociedades. Ajudam a simplificar processos que podem ser complexos e garantem que as empresas mantêm a conformidade com todas as leis e regulamentos. No entanto, recorrer a estes profissionais pode ser dispendioso consoante a localização da sua empresa.

2 Notários e pequenas empresas

Os notários são funcionários públicos nomeados pelo governo e por agências públicas para certificar documentos e, deste modo, oficializá-los. A imparcialidade faz parte da sua função. Os poderes dos notários variam consoante o país e, por vezes, consoante a região.

Por exemplo, em Itália, os notários são a única autoridade que pode autenticar transações de propriedades e têm autoridade para formalizar escrituras públicas de constituição de sociedades.1

O relatório "Doing Business" do Banco Mundial indica que as pequenas startups utilizam serviços de notários em 76 das 189 economias mundiais listadas e, em 40 dessas 76 economias, trata-se de um requisito legal para as startups.

Custos de utilizar um notário

O reconhecimento notarial pode ser dispendioso. As pessoas que constituem empresas podem incorrer em taxas de notários equivalentes a 5,6% do rendimento per capita. Estas taxas atingem o valor mais elevado nas economias da OCDE com rendimentos elevados, seguidas da América Latina e das Caraíbas. Em algumas economias, como a Costa Rica2, as taxas de notários para registo de empresas são determinadas por regulamentos. Noutros casos, as taxas de notários são negociadas com base nos serviços oferecidos.

As pequenas empresas nas economias da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico (OCDE) com rendimentos elevados utilizam frequentemente notários na constituição de empresas.

Por exemplo, em Itália, na Polónia e nos Países Baixos, a escritura pública de constituição de uma empresa e os estatutos sociais são normalmente formalizados perante um notário.

Regiões onde os notários são obrigatórios em transações jurídicas, incluindo criação de entidades legais, transferência de terrenos e verificação de documentos legais:

  • África
  • América Latina
  • Caraíbas

África

Em 2014, o Conselho de Ministros da Organização para a Harmonização do Direito Comercial em África (OHADA) tornou opcional a utilização de serviços de notários no arranque das empresas em 17 estados-membros da OHADA, embora o reconhecimento notarial ainda exista em muitos países da OHADA.

Por exemplo, no Burquina Fasso, um notário certifica a declaração das subscrições de capital inicial.

Os 17 países da OHADA são:

  • Benim
  • Burquina Fasso
  • Camarões
  • República Centro-Africana
  • Chade
  • Comores
  • Costa do Marfim
  • República Democrática do Congo
  • Guiné Equatorial
  • Gabão
  • Guiné
  • Guiné-Bissau
  • Mali
  • Níger
  • República do Congo
  • Senegal
  • Togo

América Latina

Nas economias da América Latina, as práticas notariais variam. Por exemplo, na Argentina, uma empresa não é obrigada a reconhecer notarialmente os respetivos estatutos sociais

Na Guatemala, os fundadores de empresas têm de apresentar uma carta de um notário para abrirem uma conta bancária.

Sistemas eletrónicos

A profissão de notário tem registado avanços significativos com a introdução de sistemas eletrónicos em algumas economias com rendimentos elevados.

Por exemplo, na Bélgica, o sistema e-notariat permite aos notários registarem eletronicamente uma escritura de constituição de uma empresa junto de diferentes instituições e obter o número empresarial em minutos. Na Croácia, os notários podem utilizar um sistema eletrónico para enviar documentos para os tribunais.

Leis notariais nos vários países

Na Europa (por exemplo, na Suécia ou Irlanda) e na Ásia Central, aproximadamente um terço das economias incluem serviços de notários na formalização de empresas.

Por exemplo, na Bósnia-Herzegovina, a lei sobre notários de 2002 requer que todos os documentos necessários para registar uma empresa sejam preparados e certificados por um notário. Na Turquia, os livros contabilísticos de uma empresa têm de ser certificados por um notário. No Cazaquistão, o certificado de registo no estado tem de ser autenticado por um notário.


  1. Lei 89 de 16 de fevereiro de 1913. 

  2. Na Costa Rica, a tabela de taxas estabelecida pela Ordem Executiva 36562-JP de 31 de janeiro de 2011 (secção 95 a) fixa a taxa do reconhecimento notarial de pactos sociais em 150 000 colones (208 €) para qualquer empresa, embora os notários possam negociar outras taxas. 

3 Advogados e pequenas empresas

Muitas pequenas empresas contratam um advogado para:

  • Preparar e elaborar pactos sociais
  • Preparar e elaborar atas de constituição
  • Assinar documentos das empresas
  • Preparar os estatutos das empresas
  • Pesquisar nomes
  • Elaborar escrituras de empresas

Utilizar serviços jurídicos para registar a sua empresa pode aumentar as despesas associadas ao arranque da empresa. As despesas com serviços jurídicos podem ir além da utilização de um serviço de notário. O relatório Doing Business do Banco Mundial indica que aproximadamente 17 economias têm leis que requerem a utilização de serviços jurídicos para registar empresas.

Por exemplo, nas Baamas, os documentos de registo de uma empresa têm de ser preparados por um advogado.

Quando utilizar serviços jurídicos

Se o seu processo de arranque for complexo e envolver muitos entraves burocráticos, é recomendável utilizar serviços jurídicos profissionais. Contratar um advogado pode ser dispendioso, mas poupa-lhe tempo e ajuda a assegurar que o processo corre sem complicações.

As empresas startups procuram aconselhamento jurídico mesmo em países onde não existe esse requisito legal. Deste modo, certificam-se de que o registo da empresa decorre sem problemas, uma vez que o processo pode ser complicado.

Exemplos de serviços jurídicos oferecidos em vários países, de acordo com os dados do relatório Doing Business:

  • A República Bolivariana da Venezuela requer que os documentos de constituição de uma empresa sejam alvo de uma avaliação jurídica por parte de um advogado. Este processo pode demorar cinco dias e custa mais de 87% do rendimento per capita.

  • Santa Lúcia requer que os nomes das empresas sejam pesquisados por advogados e que estes aprovem os nomes propostos. Assim que o Registo Comercial garantir a aprovação do nome da empresa, um advogado prepara os documentos de constituição. Este processo demora dois dias e custa 18% do rendimento per capita.

  • A América Latina e as Caraíbas têm a maior percentagem de economias onde as empresas startups contratam advogados para registar empresas.

  • Antígua e Barbuda requer que os proprietários de uma nova empresa peçam uma declaração a um advogado, com a indicação de que os proprietários não estão falidos, estão em pleno gozo das suas faculdades mentais e têm mais de 18 anos. Os proprietários de startups também têm de pedir a um advogado que prepare todos os documentos de constituição, incluindo a notificação de endereço e o pacto social.

  • No Equador, quem constitui uma nova empresa tem de contratar um advogado para preparar a ata de constituição.

  • A Bolívia requer que os proprietários de startups contratem um advogado para preparar o pacto social, os estatutos e a ata de constituição. A tabela de taxas da Ordem dos Advogados Bolivianos estabelece uma taxa mínima para a constituição de empresas, que corresponde a aproximadamente 42% do rendimento per capita, acrescido de 2% do capital da empresa.

Países que não utilizam serviços jurídicos

Na África Subsariana, raramente se utilizam serviços jurídicos nos processos de constituição de empresas, embora esta prática seja mais comum no Sudão do Sul, em Essuatíni e no Uganda.

Outros países na África Subsariana implementaram recentemente reformas que eliminaram a necessidade de utilizar serviços jurídicos ao constituir uma empresa.

Por exemplo, em 2009, a Libéria introduziu formulários padrão para pactos sociais e disponibilizou-os em várias repartições públicas em Monróvia. Isto permite que os proprietários de startups registem a empresa sem um advogado.

Em 2009, o governo sul-africano anunciou que as empresas startup deixariam de ter de enviar documentos através de um advogado.

4 Custo dos serviços jurídicos

Nas economias com rendimentos elevados na OCDE, as taxas médias de notários para uma empresa startup correspondem quase ao quádruplo das taxas jurídicas médias.

Embora o custo de utilizar advogados na constituição das empresas seja elevado, a vantagem é que, após contratar um advogado, a constituição da empresa demora geralmente pouco tempo.

Globalmente e em média, a conclusão de procedimentos que envolvem a utilização de serviços de advogados demoram apenas dois dias, ao passo que aqueles que requerem serviços de notários podem demorar mais do dobro do tempo.

A Europa e a Ásia Central têm o segundo custo médio mais elevado de serviços de advogados no registo de empresas.

Alguns exemplos do custo de serviços de advogados a nível global:

  • No Chipre, existe um requisito legal ao abrigo do qual as atas e os pactos sociais têm de ser preparados por um advogado, o que representa um custo de cerca de 1200 € para as pequenas e médias empresas.

  • Na Hungria, uma startup tem de começar por contratar um advogado para representar a empresa, criar a escritura da empresa e preparar todos os restantes documentos para a fundação. É obrigatório utilizar um advogado durante o processo de registo. O custo varia consoante a complexidade do caso e pode atingir quase 7% do rendimento per capita.

Em média, contratar um advogado para apoiar a constituição de uma empresa custa 18% do rendimento per capita, um valor superior ao custo médio incorrido com serviços de notários.

5 Reformas e boas práticas

De que forma terceiros podem integrar o arranque da sua empresa

Utilizar serviços de terceiros no arranque de uma empresa é uma prática comum e estabelecida. No entanto, colaborar com terceiros pode ser moroso e dispendioso. É por esse motivo que os governos de vários países tornaram opcional a utilização de serviços de terceiros.

Por exemplo, o Burundi promulgou uma lei em 2011 que eliminou a necessidade de reconhecer notarialmente os pactos sociais. Esta iniciativa reduziu o custo de registo de uma empresa em 21% e o tempo em quatro dias.

Vantagens dos sistemas de constituição de empresas online

Alguns governos incentivam a utilização de plataformas de registo online para reduzir os custos associados a serviços de terceiros. Estes sistemas online não requerem normalmente o envolvimento de advogados nem de notários como intermediários para autenticar os documentos das empresas e concluir o processo de registo. Estas plataformas também podem disponibilizar formas de identificação digital, como assinaturas eletrónicas, o que substitui algumas das funções de um notário.

Por exemplo, a Alemanha1 tornou obrigatório o registo eletrónico em todos os estados e permitiu a publicação online de avisos de constituição, reduzindo o tempo de arranque em seis dias.

Em 2013, o governo chileno simplificou o arranque de uma empresa ao permitir aos empreendedores registarem gratuitamente certos tipos de entidades legais online. Esta alteração reduziu o tempo necessário para registar os estatutos das empresas através de notários de dois dias para um.

Ponto a reter final

Utilizar serviços jurídicos e notários oferece a paz de espírito de saber que está em conformidade com todas as leis e regulamentos. Tenha em mente desde o início que estes serviços acumulam custos, os quais deve considerar ao calcular os custos de arranque. Vale a pena ponderar a utilização de processos de registo eletrónico, se forem permitidos, uma vez que reduzem os custos.

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  1. Na Alemanha, o registo e a publicação eletrónica foram autorizados pela Lei de Manutenção de Registos Comerciais Eletrónicos, Registos Cooperativos e o Registo de Empresas, em vigor desde 1 de janeiro de 2007.