Come ampliare i servizi di localizzazione

Guida per la selezione e la gestione dei vendor più adatti

1 Panoramica

La sfida

Una volta raggiunto il tuo pubblico, il passo successivo è stabilire un contatto e coinvolgerlo nel modo previsto. La sfida consiste nel riuscire a scegliere risorse di traduzione che siano sensibili alle sfumature tecniche e culturali della lingua utilizzata nei tuoi mercati di esportazione.

Il tuo obiettivo

Identificare e gestire i vendor che forniranno servizi di traduzione personalizzati per il tuo sito web. In questo modo parlerai con i tuoi clienti nella loro lingua e armonizzerai la presenza del tuo brand in tutto il mondo.

Da dove cominciare

Le linee guida riportate di seguito mostrano un approccio sistematico al processo di selezione e gestione dei servizi di traduzione.

Prima di selezionare un vendor per soddisfare le tue esigenze di traduzione, scopri di cosa il tuo team ha davvero bisogno ponendoti le seguenti domande:

Lingue

Quali sono le tue lingue di destinazione? Ti aspetti che questo elenco aumenti?

Volume

Quante parole dovrai far tradurre inizialmente? Con quale frequenza invierai nuovi contenuti?

Servizi

Di quale servizio particolare hai bisogno per la localizzazione dei tuoi diversi tipi di contenuti, ossia:

  • Non visibili, ad esempio metadati SEO che necessitano solo di correzioni minime e di risorse meno specializzate.

  • Specializzati, ad esempio contenuti di ambito legale, tecnico o medico che richiedono risorse con precise competenze settoriali.

  • Altamente visibili, creativi, come immagini presenti sulla home page, che richiedono risorse creative, scrittura creativa ed elaborazione offline.

  • Standard, che richiedono risorse standard ed eventualmente una revisione.

Tempistiche

Qual è la tua tempistica, considerando il servizio di cui hai bisogno e il volume dei tuoi contenuti?

Piattaforma

Quale sistema utilizzerai per creare e ospitare contenuti (ad esempio WordPress)?

2 Individuare i vendor più adatti

Completando i passaggi del programma presentato in questa guida, avrai un'idea più precisa del tipo di vendor più adatto a te. Questi passaggi illustrano vari tipi di rapporti con i fornitori, da quelli più essenziali alle strategie di gestione dei vendor più avanzate e accuratamente formulate.

Passaggio 1: individua i vendor

Esegui una ricerca su Google dei servizi di traduzione. Controlla il sito web di ciascun vendor e tieni presenti i seguenti punti:

  • Quali servizi offre? Promuove determinati servizi piuttosto che altri?
  • Chi sono i suoi clienti? Sono per lo più grandi, piccoli o di entrambe le dimensioni?
  • Qual è la sua esperienza di lavoro con attività simili alla tua?
  • Di quali lingue si occupa?
  • Dove si trova la sede legale dell'azienda? Ha una sede nell'area corrispondente al tuo fuso orario?
  • Quando è stata fondata l'azienda?
  • Chi ha fondato l'azienda? È particolarmente esperta in un determinato mercato?
  • Sono disponibili informazioni sui prezzi?

Passaggio 2: identifica i diversi servizi e i tipi di vendor

I vendor standard del settore di solito offrono servizi di traduzione, desktop publishing, controllo della qualità e gestione dei progetti. Esistono due tipi principali di vendor:

Vendor monolingue

Offrono servizi solitamente in una sola lingua oppure in alcune lingue regionali. Spesso costano meno dei vendor multilingue e rappresentano una valida opzione nel caso di progetti da localizzare soltanto in una lingua o fino a tre lingue regionali.

Vendor multilingue

Offrono una copertura globale e sono in grado di rispondere a qualunque esigenza di localizzazione. Questi vendor possono gestire più progetti contemporaneamente in diverse aree geografiche e in genere si appoggiano a una combinazione di vendor monolingue, liberi professionisti e linguisti a tempo pieno per fornire i loro servizi.

Passaggio 3: identifica il tipo di vendor di cui hai bisogno

Tieni presenti le seguenti informazioni per determinare il tipo di vendor più adatto. Ricorda che potresti aver bisogno di più vendor monolingue o addirittura di più vendor multilingue per soddisfare le tue esigenze di localizzazione.

Competenze regionali

Un vendor monolingue può essere più competente per quanto riguarda le traduzioni in lingue di determinate aree geografiche.

Specializzazione dei servizi

Alcuni vendor sono specializzati in campi particolari, come marketing creativo, transcreazione, testi di carattere sanitario, legale e così via.

Servizi offerti

Alcuni vendor sono specializzati in servizi di revisione, creazione di contenuti, testing e così via.

Controllo qualità

Se vuoi controllare la qualità dei contenuti, puoi contattare un secondo vendor che si occupi solo della revisione, come succede nelle case editrici, dove l'editor rivede il libro dello scrittore.

Scalabilità e riduzione dei rischi

Se produci grossi volumi di testo e devi rispettare scadenze urgenti, ti conviene affidarti a più di un vendor.

Passaggio 4: prepara una richiesta di servizio

  • Spiega brevemente le tue esigenze (contenuti, servizi, volumi e lingue) ad alcuni vendor.
  • Raccogli informazioni sulle loro capacità linguistiche, ad esempio:
    • Servizi e lingue: elenco dei servizi linguistici, comprese le specializzazioni o le aree di massima esperienza.
    • Referenze: elenco di due o tre referenze professionali, con relative informazioni di contatto.
    • Stima dei costi: stima dei costi per lingua e tipo di contenuti. Il prezzo è normalmente calcolato a parola per quanto riguarda le traduzioni e a parola o a ore per le revisioni.

Passaggio 5: seleziona i vendor

Decidi quali vendor rispondono meglio alle tue esigenze di localizzazione. Valuta se offrono i servizi e le lingue di cui il tuo team ha bisogno. Valuta anche quanto sembrano interessati a collaborare con te, ad esempio se sono stati reattivi durante i primi contatti.

Passaggio 6: prepara una richiesta di proposta

Prepara una richiesta di proposta e inviala ai vendor selezionati. La tua richiesta deve:

  • Presentare il progetto: offri una panoramica della tua azienda, dei tuoi contenuti e del tuo pubblico.
  • Spiegare le tue esigenze: i servizi di cui hai bisogno, le lingue di destinazione, il volume, le competenze richieste, le scadenze e così via.
  • Specificare le informazioni che richiedi: che cosa ti aspetti esattamente dalla risposta dei vendor selezionati?

Informazioni da richiedere ai vendor selezionati:

Panoramica del vendor

Informazioni da includere:

  • Lingue
  • Clienti di esempio
  • Specializzazioni
  • Sede/i
  • Numero di dipendenti

Procedure di controllo qualità

Informazioni sulla metodologia di lavoro e sulle procedure di correzione nel caso insorgano problemi.

Tempistiche

Informazioni sui tempi di consegna e sulle procedure in caso di ritardi e scadenze non rispettate.

Risorse

Informazioni da richiedere:

  • Background tipico dei linguisti
  • Numero di linguisti dipendenti o di collaboratori sotto contratto
  • Ubicazione dei linguisti
  • Formazione fornita
  • Gestione delle prestazioni
  • Come vengono assegnati i costi dei fornitori

Supporto organizzativo

Informazioni sui tuoi contatti di riferimento, ad esempio chiedendo se disporrai di un project manager dedicato, e sul fuso orario in cui operano.

Sistemi

Informazioni da richiedere:

  • Quali piattaforme utilizzano
  • Tipi di file supportati
  • Se forniscono assistenza per l'integrazione con le tue piattaforme
  • Se devi dedicare tue risorse al progetto
  • Se fanno pagare i costi di integrazione

Stima dei costi

Puoi:

  • Chiedere il costo a parola/lingua/tipo di contenuti.
  • Chiedere se offrono un prezzo ridotto in caso di utilizzo di software basati su memorie di traduzione.
  • Chiedere se esistono ulteriori costi da prevedere, ad esempio per la gestione del progetto, la post-elaborazione, la revisione e così via.

Suggerimento

Chiedi al vendor di effettuare un test di traduzione. Fornisci dei contenuti campione e chiedi che ne venga eseguita la traduzione da uno dei linguisti che lavoreranno al progetto. Fai verificare i risultati da una o due persone del tuo team.

Passaggio 7: individua indicatori chiave di prestazione (KPI) da inserire nel contratto che stipulerai con i vendor selezionati

Devi firmare un contratto con ciascun vendor con cui hai deciso di collaborare. Includi servizi richiesti e KPI nel contratto, in modo da poter esigere dal tuo team di localizzazione il rispetto di determinati standard. Utilizza i seguenti KPI come punto di partenza e misura i miglioramenti nel tempo.

KPI per la qualità linguistica

  • Conformità: adesione ai requisiti della guida di stile e alle istruzioni del progetto
  • Grammatica: utilizzo della grammatica corretta della lingua di destinazione
  • Punteggiatura/ortografia: adesione alle regole della lingua e alla guida di stile
  • Significato: capacità di trasmettere lo stesso significato espresso dai contenuti della lingua di origine
  • Terminologia: utilizzo delle traduzioni approvate presenti nel glossario, nella guida di stile e nella memoria di traduzione
  • Comprensione: scrittura di contenuti che un madrelingua può facilmente comprendere
  • Standard: definizione concordata di un "tasso di errore" tollerabile. Gli standard possono essere applicati a progetto o per numero di parole (ad esempio ogni mille parole)

Nota: se tu o il vendor di traduzioni non disponete di risorse che possano eseguire una valutazione oggettiva, scegli un vendor separato per controllare la qualità linguistica.

KPI per la puntualità della consegna

..* Standard: definizione concordata dei criteri di puntualità. Gli standard possono essere applicati a progetto (nel caso di un unico progetto) o per numero di parole (se il lavoro sarà continuativo).

Passaggio 8: stabilisci una comunicazione efficace per ottimizzare il rapporto con il vendor

Il modo in cui comunichi con i vendor di localizzazione deve essere coerente con quello utilizzato nel tuo ambito di lavoro. Utilizza la seguente guida per le tue comunicazioni, da quella iniziale fino a quella finale a progetto concluso.

All'inizio del progetto

  • Chiedi al vendor di tenere traccia dei dettagli chiave del tuo progetto (data di inizio, stato di avanzamento, data di consegna ecc.) e di condividerli.

  • Organizza un incontro preliminare. Stabilisci criteri di sincronizzazione per condividere gli aggiornamenti e identifica ed esponi subito eventuali dubbi e preoccupazioni.

  • Gestisci le aspettative rispetto alla qualità. Discuti di esigenze e aspettative con i vendor. Aggiorna gli standard stabiliti a seconda delle necessità.

  • Crea riferimenti linguistici. Fornisci riferimenti concreti per comunicare le tue preferenze linguistiche, ad esempio screenshot, guide di stile, glossari e così via.

Nel corso del progetto

  • Avvisa immediatamente il vendor se riscontri problemi di qualità. Assicurati di chiarire gli standard di qualità da rispettare, evidenziare gli eventuali problemi e monitorarne la risoluzione.

  • Prevedi aggiornamenti. Discuti di aggiornamenti alla guida di stile, al glossario, alla procedura di controllo qualità e così via.

  • Individua continue opportunità di miglioramento. Condividi le best practice. Comunica osservazioni e consigli.

  • Rispondi tempestivamente alle domande del vendor. Fornisci informazioni chiare e condividi le risorse e gli strumenti che ritieni utili.

A progetto finito

  • Fornisci feedback ai vendor. Fai sapere loro quali parti sono state eseguite con cura e dove ci sono invece margini di miglioramento.

Le linee guida sulla gestione dei vendor qui illustrate possono aiutarti a selezionare e gestire vendor che offrano le traduzioni di qualità che il tuo pubblico merita.