Come utilizzare le terze parti quando viene avviata un'attività

Vantaggi e costi dell'utilizzo di professionisti di terze parti

1 Panoramica

La maggior parte dei costi relativi all'avvio di un'attività proviene dagli onorari dei professionisti di terze parti, come avvocati e notai. L'obbligo di rivolgersi a questi professionisti di terze parti varia in base al paese e all'area geografica. Molti governi hanno trasferito la procedura online per provare a ridurre i costi delle startup. Per mantenere i costi bassi e continuare a rispettare la legge, è buona norma conoscere i paesi e le aree geografiche che richiedono servizi notarili. Questa guida mostra le numerose opzioni a tua disposizione, a prescindere da dove decidi di avviare la tua attività.

Costi di terze parti e vantaggi

Gli avvocati e i notai sono i professionisti di terze parti a cui si rivolgono la maggior parte delle aziende per avviare la loro attività. Queste figure aiutano a semplificare procedure che possono essere complesse e consentono alle aziende di rispettare le norme. Tuttavia, i compensi possono essere piuttosto alti, a seconda della località in cui si trova l'attività.

2 Notai e aziende di piccole dimensioni

I notai sono pubblici ufficiali nominati dallo Stato e dagli enti pubblici per autenticare i documenti e legalizzarli. Il loro compito è quello di essere imparziali. L'autorità dei notai varia in base al paese e, talvolta, in base all'area geografica.

Ad esempio, in Italia i notai sono l'unica autorità in grado di autenticare le transazioni immobiliari e di rendere esecutivi gli atti pubblici della costituzione di una società.1

Il rapporto Doing Business della Banca Mondiale riferisce che le startup di piccole dimensioni utilizzano i servizi notarili in 76 dei 189 stati elencati a livello mondiale, e che 40 di questi 79 lo richiedono per legge.

Spese notarili

La certificazione notarile può essere onerosa. Chi costituisce una società rischia di dover sostenere spese notarili pari al 5,6% del reddito pro capite. Queste tariffe sono più elevate nelle economie ad alto reddito dell'OCSE, seguite dall'America Latina e dai Caraibi. In alcuni paesi come la Costa Rica2, le spese notarili per la registrazione delle aziende sono fissate dalla legge. In altri paesi, queste spese vengono contrattate in base al valore del servizio fornito.

Le aziende di piccole dimensioni nelle economie ad alto reddito dell'Organizzazione per la Cooperazione e lo Sviluppo Economico (OCSE) si rivolgono molto spesso ai notai per costituire la loro attività.

Ad esempio, in Italia, Polonia e nei Paesi Bassi, l'atto costitutivo e lo statuto di una società sono spesso resi esecutivi in presenza di un notaio.

Le aree geografiche in cui è richiesta la consulenza di un notaio per le transazioni legali, inclusi la creazione delle persone giuridiche, il trasferimento di proprietà dei terreni e la verifica dei documenti legali, sono:

  • Africa
  • America Latina
  • Caraibi

Africa

Nel 2014, il Council of Ministers della Organisation for the Harmonisation of Business Law in Africa (OHADA) ha reso facoltativo l'uso dei servizi notarili per la costituzione delle attività nei 17 stati membri dell'OHADA, sebbene la certificazione notarile esista ancora in molti di questi paesi.

Ad esempio, in Burkina Faso un notaio autentica la dichiarazione di sottoscrizione del capitale delle startup.

I 17 paesi dell'OHADA sono:

  • Benin
  • Burkina Faso
  • Camerun
  • Ciad
  • Comore
  • Costa d'Avorio
  • Gabon
  • Guinea
  • Guinea-Bissau
  • Guinea Equatoriale
  • Mali
  • Niger
  • Repubblica Centrafricana
  • Repubblica del Congo
  • Repubblica Democratica del Congo
  • Senegal
  • Togo

America Latina

Nelle economie dell'America Latina, le pratiche notarili al momento variano. Ad esempio, in Argentina una società non è tenuta a far autenticare lo statuto da un notaio.

In Guatemala, i fondatori di una società devono presentare la lettera di un notaio per aprire un conto bancario.

Sistemi elettronici

In alcune economie ad alto reddito, la professione di notaio ha fatto molti progressi grazie all'introduzione dei sistemi elettronici.

Ad esempio, il sistema belga dell'e-notariat consente ai notai di inviare elettronicamente l'atto costitutivo di una società a diverse istituzioni e di ottenere l'identificativo aziendale in pochi minuti. In Croazia, i notai possono utilizzare un sistema elettronico per inviare i documenti ai tribunali.

Norme sui servizi notarili in funzione del paese

In Europa e Asia centrale, circa un terzo delle economie include i servizi notarili per ufficializzare l'avvio di un'attività.

Ad esempio, in Bosnia ed Erzegovina, la legge sui servizi notarili del 2002 richiede che tutti i documenti necessari per registrare una società vengano preparati e autenticati da un notaio. In Turchia, i registri contabili con valore legale di un'azienda devono essere autenticati da un notaio. In Kazakistan, il certificato di iscrizione al Registro delle Imprese deve essere autenticato da un notaio.


  1. Legge 89 del 16 febbraio 1913. 

  2. In Costa Rica, il tariffario stabilito dall'ordine esecutivo 36562-JP del 31 gennaio 2011 (sezione 95 a) fissa la tariffa per autenticare lo statuto a 150.000 colón (circa € 233) per tutte le aziende, sebbene i notai possano contrattare altre tariffe. 

3 Avvocati e aziende di piccole dimensioni

Molte aziende di piccole dimensioni ricorrono a un avvocato per:

  • Preparare e stilare le bozze dello statuto
  • Preparare e stilare le bozze degli atti costitutivi
  • Firmare i documenti della società
  • Preparare lo statuto della società
  • Effettuare ricerche per il nome della società
  • Stilare le bozze degli atti della società

L'utilizzo dei servizi legali per registrare la società può aggiungersi alle spese associate al suo avvio. Le spese legali possono essere superiori a quelle notarili. Il rapporto Doing Business della Banca Mondiale indica che circa 17 paesi dispongono di norme che richiedono l'uso di servizi legali per registrare una società.

Ad esempio, alle Bahamas i documenti per registrare una società devono essere preparati da un avvocato.

Quando utilizzare i servizi legali

Se prevedi che la procedura di avvio della tua società sia complessa e costellata di ostacoli burocratici, considera il ricorso ai servizi legali di un professionista. Incaricare un avvocato può essere oneroso, ma richiede meno tempo e garantisce la sicurezza della procedura.

Le startup continuano a rivolgersi a un legale anche nei paesi che non lo richiedono. Questo avviene perché, data l'eventuale complessità della procedura, queste aziende vogliono essere sicure che la registrazione proceda senza intoppi.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di servizi legali forniti in paesi diversi, in base ai dati di Doing Business:

  • La República Bolivariana de Venezuela richiede che gli avvocati forniscano una valutazione legale durante la preparazione dei documenti per la costituzione di un'azienda. Questo può richiedere cinque giorni e costare più dell'87% del reddito pro capite.

  • Santa Lucia richiede che gli avvocati conducano una ricerca per trovare il nome di un'azienda e approvino il nome proposto. Una volta confermata l'approvazione del nome dell'azienda da parte del Registro delle Imprese, un avvocato prepara i documenti per la costituzione, il che richiede due giorni e costa il 18% del reddito pro capite.

  • L'America Latina e i Caraibi hanno il maggior numero di economie in cui le startup assumono gli avvocati per registrare le aziende.

  • Antigua e Barbuda richiede che i titolari di una nuova azienda si rivolgano a un avvocato per fornire un'attestazione indicante che questi ultimi non hanno dichiarato bancarotta, non presentano patologie mentali e sono maggiorenni. I titolari delle startup devono anche avvalersi di un avvocato per preparare tutti i documenti inerenti la costituzione, inclusi la notifica dell'indirizzo e lo statuto.

  • L'Ecuador richiede che i titolari di una nuova azienda assumano un avvocato per preparare i verbali della costituzione.

  • La Bolivia richiede che i titolari di una startup assumano un avvocato per preparare lo statuto, i regolamenti e gli atti costitutivi. Il tariffario definito dall'ordine degli avvocati boliviani indica una tariffa minima per la costituzione di una società pari a circa il 42% del reddito pro capite, più il 2% del capitale aziendale.

Paesi che non ricorrono ai servizi legali

Nell'Africa Subsahariana è raro che vengano utilizzati servizi legali per costituire una società, nonostante la pratica sia più diffusa in Sud Sudan, Swaziland e Uganda.

Molti altri paesi in questa area geografica hanno recentemente implementato alcune riforme che eliminano il bisogno di utilizzare servizi legali per la costituzione di una società.

Ad esempio, nel 2009 la Liberia ha introdotto moduli standard per gli statuti rendendoli disponibili presso numerosi uffici governativi di Monrovia. Questi documenti consentono ai titolari delle startup di registrare la loro attività senza ricorrere a un avvocato.

Nel 2009, il governo sudafricano ha dichiarato che le startup non erano più obbligate a inviare i documenti tramite un avvocato.

4 Il costo dei servizi legali

Nelle economie ad alto reddito dell'OCSE, le spese notarili medie per una startup sono quattro volte superiori alle spese legali medie.

Nonostante le spese elevate per la consulenza legale durante la costituzione, il vantaggio è che, dopo aver assunto un avvocato, di solito un'azienda viene avviata in tempi brevi.

A livello globale, le procedure che coinvolgono i servizi di un avvocato richiedono mediamente solo due giorni per essere completate, mentre quelle che prevedono il ricorso a un notaio ne richiedono più del doppio.

L'Europa e l'Asia centrale occupano il secondo posto per costo medio dei servizi legali.

Di seguito sono riportati alcuni esempi relativi alle spese legali nel mondo:

  • Cipro impone l'obbligo giuridico di ricorrere a un avvocato per preparare l'atto costitutivo e lo statuto. I costi per un'azienda di piccole o medie dimensioni sono circa £ 1000.

In Ungheria, una startup deve prima ingaggiare un avvocato per rappresentare la società, redigere l'atto costitutivo e preparare tutti gli altri documenti necessari. Anche la procedura di registrazione richiede l'assistenza di un avvocato. Il costo varia a seconda della complessità del caso e può equivalere quasi al 7% del reddito pro capite.

In media, una società deve pagare il 18% del reddito pro capite per ricevere l'assistenza di un avvocato durante la costituzione, più del costo medio sostenuto per i servizi notarili.

5 Riforme e buone prassi

Coinvolgimento di terze parti nell'avvio dell'attività

L'utilizzo di servizi di terze parti per avviare un'attività è una pratica diffusa e consolidata. Tuttavia, questa consuetudine può richiedere tempo e denaro. Ecco perché i governi di numerosi paesi l'hanno resa facoltativa.

Ad esempio, il Burundi ha promulgato una legge nel 2011 che eliminava la necessità di far autenticare lo statuto da parte dei notai. Questo espediente ha consentito di diminuire del 21% il costo di un'attività e di ridurre di quattro giorni i tempi di registrazione.

I vantaggi dei sistemi di costituzione online

Alcuni governi hanno incoraggiato l'utilizzo delle piattaforme di registrazione online per ridurre i costi associati ai servizi di terze parti. Questi sistemi online di solito non richiedono l'intermediazione di avvocati o notai per autenticare i documenti della società e completare la procedura di registrazione. Inoltre, possono consentire l'utilizzo di forme digitali di identificazione come le firme elettroniche, che sostituiscono alcuni compiti dei notai.

Ad esempio, la Germania1 ha reso obbligatoria la registrazione elettronica in tutti i suoi stati e consentito la pubblicazione online degli avvisi di costituzione, riducendo di sei giorni i tempi di avvio di un'azienda.

Nel 2013 il governo cileno ha semplificato la procedura di avvio di un'azienda, consentendo agli imprenditori di registrare gratuitamente online determinati tipi di persone giuridiche. Questa modifica ha ridotto i tempi richiesti per la registrazione dello statuto aziendale da parte dei notai da due giorni a uno.

Conclusione

L'utilizzo dei servizi legali e notarili offre la serenità d'animo garantita dal rispetto delle leggi. Tieni presente da subito che questi servizi si accumulano e che dovrai conteggiarli nei costi di avvio dell'azienda. Se consentito, vale la pena considerare l'utilizzo delle procedure di registrazione elettroniche per ridurre i costi.

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  1. In Germania, la registrazione e la pubblicazione elettroniche sono state consentite dalla legge sulla gestione dei registri commerciali elettronici, dei registri delle cooperative e dei registri delle imprese, in vigore dal 1° gennaio 2007.