Guide de l'immatriculation d'entreprise

Immatriculer votre entreprise au Royaume-Uni : conseils et informations clés

1 Présentation

Le défi

Vous devez immatriculer officiellement votre entreprise de la façon la plus rentable et la moins chronophage qui soit.

Votre objectif

Les entreprises immatriculées bénéficient d'avantages supplémentaires non négligeables lorsqu'elles sont immatriculées. Si vous effectuez cette démarche, votre entreprise disposera d'une identité légale qui vous permettra d'exercer pleinement votre activité dans le respect de la loi. L'immatriculation est obligatoire si vous souhaitez que votre entreprise ait accès aux services financiers fournis par les banques commerciales. Il est également important que vos employés bénéficient de la protection sociale que confère l'immatriculation.

2 Explications sur les registres

Un registre d'entreprises sert à conserver et à mettre à jour les informations concernant les entreprises existantes et nouvelles dans la juridiction concernée. Il permet aux entreprises immatriculées de respecter leurs obligations en vertu du cadre réglementaire en vigueur, y compris celles liées au droit des entreprises1.

Dans ce registre, les entités légales sont constituées en entreprises dotées d'une identification unique, et les firmes insolvables sont radiées.

Les autres services fournis par ce type de registre sont les suivants :

  • La recherche de noms d'entreprise
  • La réservation de noms d'entreprise
  • Le traitement des demandes de licences d'exploitation

Un registre des entreprises permet en outre aux administrations publiques d'effectuer les opérations suivantes :

  • Mesurer la conformité ou l'évasion fiscale sur le marché officiel
  • Obtenir des statistiques commerciales par secteur
  • Déterminer quelles entités peuvent participer aux appels d'offres publics
  • Promouvoir la protection des consommateurs dans les secteurs présentant un risque élevé tels que les industries pharmaceutiques et de préparation alimentaire, en s'assurant qu'elles respectent les normes de santé, de sécurité et d'environnement

Caractéristiques d'un registre des entreprises efficace

Un registre est considéré comme efficace s'il s'agit d'une base de données électronique exhaustive, d'un guichet unique ou d'une plateforme d'immatriculation en ligne à la popularité croissante.

Une base de données électronique

Une base de données électronique efficace tient à jour les informations et les documents des entreprises existantes et récemment immatriculées. Elle permet de faciliter l'accès aux informations, que ce soit en ligne ou sur place, dans un bureau d'immatriculation.

Auparavant, les récépissés d'immatriculation étaient conservés au format papier, mais ils sont à présent de plus en plus stockés et conservés sous forme électronique. Cette méthode a permis de réduire les erreurs lors de la mise à jour des informations commerciales et d'accélérer les recherches. Les rapports électroniques simplifient également l'accès aux statistiques.

Un guichet unique

Un guichet unique permet d'effectuer plusieurs procédures d'immatriculation d'une entreprise dans un même lieu. Il peut s'agir de plusieurs bureaux occupés par les représentants de différentes autorités administratives, que les propriétaires d'entreprises consultent les uns après les autres. Certains guichets uniques offrent un point d'interaction unique entre un chef d'entreprise et toutes les agences gouvernementales impliquées dans le processus d'immatriculation des sociétés. Le chef d'entreprise y fournit tous les documents nécessaires à l'immatriculation à un seul contact, qui les distribue ensuite aux agences concernées en vue du traitement et de la validation.

Les guichets uniques deviennent de plus en plus populaires, et plus de 100 pays ont lancé le leur, parmi lesquels 64 sont des pays à revenus faibles ou moyens.

3 Plateformes d'immatriculation en ligne

Immatriculer votre entreprise en ligne est le moyen le plus efficace. Il vous permet de déposer vos documents de constitution en entreprise de façon électronique et parfois même d'effectuer le processus entier d'immatriculation de votre entreprise en ligne.

Les caractéristiques principales de l'immatriculation en ligne sont les suivantes :

  • La recherche de noms d'entreprise en ligne
  • L'envoi électronique de documents et de demandes
  • Le dépôt en ligne des comptes annuels
  • L'échange de données entre différentes agences

Par exemple, à Singapour et en Nouvelle-Zélande, les dirigeants de jeune pousse peuvent effectuer l'intégralité du processus d'immatriculation en ligne. Grâce aux connexions entre les systèmes des différentes agences, ils peuvent enregistrer leur entreprise auprès des autorités fiscales et de sécurité sociale pendant le processus d'immatriculation.

Les avantages de l'immatriculation en ligne

Utiliser les services en ligne pour immatriculer votre entreprise présente plusieurs avantages. C'est plus rapide que de se rendre à un guichet unique. C'est moins cher que les processus d'immatriculation sur papier : les coûts sont soit réduits, soit inexistants. De plus, les pays qui permettent aux jeunes pousses de s'immatriculer en ligne préviennent la corruption, car il n'y a aucune interaction avec les agents de l'État.

4 Le Royaume-Uni simplifie la vie des jeunes pousses

Si vous lancez votre activité au Royaume-Uni, vous devez vous immatriculer auprès du registre national des sociétés, à la Companies House. La loi sur les sociétés (Companies Act) de 2006, tout comme sa version précédente de 1985, exige que toutes les nouvelles sociétés à responsabilité limitée soient immatriculées auprès de la Companies House pour exercer leur activité.

Afin de simplifier au maximum le processus d'immatriculation, la Companies House a introduit la déclaration électronique en 2001. La constitution en société est ainsi devenue plus rapide, plus pratique et moins onéreuse que l'ancienne méthode d'immatriculation en personne à la Companies House. La déclaration électronique fait à présent l'unanimité parmi les jeunes pousses au Royaume-Uni. En 2013, plus de 98 % des nouvelles entreprises se sont immatriculées par voie électronique2.

Lorsque vous immatriculez votre nouvelle entreprise en ligne, vous déposez simplement vos documents de constitution en société. Le processus ne prend au total que quelques heures. Tous les formulaires de constitution en société sont disponibles gratuitement sur le site Web de la Companies House et sont accompagnés d'instructions détaillées.

Vous pouvez vous immatriculer en ligne ou au bureau de la Companies House, où des ordinateurs sont à votre disposition pour effectuer votre immatriculation électronique.

5 Comment la Companies House a simplifié l'immatriculation

En proposant l'immatriculation en ligne, la Companies House a simplifié le processus d'immatriculation ainsi que la pré-immatriculation.

Comment ? En améliorant l'accessibilité aux données du registre, ce qui a permis de simplifier les recherches initiales des jeunes pousses. En 1996, la Companies House a rendu disponibles gratuitement les informations de base concernant les sociétés existantes. De la sorte, les créateurs d'entreprises ont pu commencer à effectuer facilement des recherches sur les noms, en ligne et dans les locaux de la Companies House.

Aujourd'hui, la Companies House traite 235 millions de recherches par an d'informations de base gratuites sur les entreprises, en ligne ou via son application mobile.

En 2016, la Companies House a ajouté des informations sur les entreprises pour inclure ce qui suit :

  1. Le numéro de l'entreprise
  2. Son adresse
  3. Son statut
  4. Les données relatives à la constitution en société
  5. Les comptes
  6. La date de dépôt des déclarations annuelles

Depuis que la Companies House a amélioré l'accessibilité à ses données, ses procédures électroniques et ses ressources gratuites pour les créateurs d'entreprises, le nombre de sociétés immatriculées au Royaume-Uni a doublé.

Liste des sources :

  1. Motta, Oviedo et Santini 2010 ; Klapper et Love 2011

  2. UK Companies House 2013