Cómo ampliar a gran escala tu asistencia de localización

Una guía para buscar y administrar los proveedores adecuados

Cómo ampliar a gran escala tu asistencia de localización

1 Descripción general

El desafío

Una vez que logres alcanzar tu público, necesitarás conectarte con ellos. Para ello, asegúrate de que los servicios de traducción que utilizas sean sensibles a las sutilezas técnicas y culturales del idioma de tus mercados de exportación. Esto te permitirá atraer al público del modo en que deseas hacerlo.

El objetivo

Identificar y administrar los proveedores que proporcionarán servicios de traducción específicos para tu sitio web. Esto te permitirá asegurarte de hablar el idioma de tus clientes y de presentar tu marca de manera coherente en todo el mundo.

Cómo lograrlo

Los siguientes lineamientos muestran una estrategia sistemática para abordar los procesos de incorporación y administración de proveedores.

Antes de seleccionar un proveedor, conversa con tu equipo para determinar cuáles son las necesidades principales. Para ello, ten en cuenta las siguientes preguntas:

Idiomas

¿Cuáles son tus idiomas de destino? ¿Consideras que esta lista crecerá en el futuro?

Volumen

¿Cuál es conteo inicial de palabras que necesitarás traducir? ¿Con qué frecuencia solicitarás la traducción de contenido nuevo?

Servicios

¿Qué servicios son necesarios para los tipos de contenidos que necesitas traducir? Estos son algunos ejemplos:

  • Contenido no visible: p. ej., metadatos de SEO, que requieren posedición simple, o bien recursos no tan experimentados.

  • Contenido especializado: p. ej., material legal, técnico o médico, que precisa recursos con experiencia en la industria.

  • Contenido de visibilidad alta y creatividades: p. ej., las imágenes de la página principal, que requieren recursos creativos, transcreación y procesamiento sin conexión.

  • Contenido estándar: Necesita recursos estándar y, en ocasiones, revisión.

Cronograma

¿Cuál podría ser tu cronograma de acuerdo con los servicios que precisas y tu volumen de contenido?

Plataforma

¿Qué sistema utilizarás para crear y almacenar el contenido? P. ej., Wordpress.

2 Identifica los proveedores adecuados

Completar los pasos del programa que se indican en esta guía te permitirá tener un panorama más completo sobre el tipo de proveedor que necesitas. Estas acciones comprenden desde la búsqueda inicial de proveedores hasta estrategias más avanzadas y desarrolladas para la administración de los proveedores.

Paso 1: Investiga los distintos proveedores

Realiza una búsqueda de Google sobre servicios de traducción. Visita el sitio web de cada proveedor y considera lo siguiente:

  • ¿Qué servicios ofrecen? ¿Se enfocan en la promoción de determinados servicios en lugar de otros?
  • ¿Quiénes son sus clientes? En general, ¿son clientes grandes, pequeños o ambos?
  • ¿Qué experiencia tienen con empresas similares a la tuya?
  • ¿Qué idiomas ofrece el proveedor?
  • ¿Dónde se ubica la sede de la empresa? ¿Cuentan con alguna oficina en tu misma zona horaria?
  • ¿Cuándo se fundó la empresa?
  • ¿Quién la fundó? ¿Tienen experiencia en algún mercado en particular?
  • ¿Ofrecen información sobre sus precios?

Paso 2: Identifica los servicios que ofrecen y los distintos tipos de proveedores

Los proveedores estándares suelen ofrecer servicios de traducción, autoedición, control de calidad y administración de proyectos. Por lo general, existen dos tipos principales de proveedores:

Proveedores de servicios lingüísticos a un solo idioma (SLV)

Ofrecen servicios en un pequeño subconjunto de idiomas; normalmente, trabajan con unos pocos idiomas regionales. Los SLV suelen ser más económicos que los proveedores de servicios lingüísticos a varios idiomas y son una buena opción para quienes deseen localizar contenido en hasta tres idiomas regionales.

Proveedores de servicios lingüísticos a varios idiomas (MLV)

Estos proveedores ofrecen una cobertura global y satisfacen todas las necesidades lingüísticas desde un solo lugar. Los MLV pueden controlar una gran cantidad de proyectos de distintas regiones al mismo tiempo. Suelen trabajar con una combinación de SLV, profesionales independientes y lingüistas de tiempo completo.

Paso 3: Identifica el tipo de proveedor(es) que necesitas

Para determinar qué tipo de proveedor necesitas, considera lo siguiente. Ten en cuenta que podrías necesitar varios SLV o, incluso, varios MLV para completar tu trabajo de localización.

Experiencia regional

En ocasiones, un SLV tiene más experiencia en la traducción para determinadas regiones.

Servicio especializado

Algunos proveedores ofrecen servicios especializados en distintas áreas, como marketing creativo, localización de contenido creativo, contenido relacionado a la salud, contenido legal, etcétera.

Servicios disponibles

Algunos proveedores se especializan en la revisión, la creación o la prueba de contenidos, entre otros.

Control de calidad

Si deseas que tu contenido pase por un proceso de control de calidad, tal vez la mejor opción sea contratar a un segundo "proveedor de servicios de revisión". Piensa en el control de calidad como en un editor que revisa el trabajo de un escritor.

Escalabilidad y mitigación de riesgos

Si tu empresa trabaja con un gran volumen de contenido y cronogramas ajustados, considera la posibilidad de trabajar con varios proveedores.

Paso 4: Crea una solicitud de servicio (RFI)

  • Presenta brevemente tus necesidades (contenido, servicios, volúmenes, idiomas) a algunos proveedores.
  • Recopila información sobre las capacidades lingüísticas que ofrecen. Para ello, ten en cuenta lo siguiente:

    • Idiomas y servicios: Crea una lista de los servicios lingüísticos que ofrecen, incluidas sus especialidades o áreas de experiencia.

    • Referencias: Elabora una lista con dos o tres referencias profesionales, incluida la información de contacto.

    • Costo estimado: Incluye el presupuesto por idioma y tipo de contenido. Por lo general, el precio de la traducción se calcula por palabra y el de la revisión, por palabra o por hora.

Paso 5: Lista reducida de proveedores

Determina qué proveedores son más aptos para satisfacer tus necesidades de localización. Considera si ofrecen los idiomas y los servicios que tu equipo requiere. También evalúa su interés ante la posibilidad de trabajar con tu empresa,, por ejemplo, mediante su velocidad de respuesta durante su contacto inicial.

Paso 6: Crea una solicitud de propuesta (RFP)

Crea una solicitud de propuesta (RFP) y envíala a tu lista reducida de proveedores. Para ello, ten en cuenta lo siguiente:

  • Presenta tu proyecto: Proporciona una descripción general de tu empresa, el contenido con el cual trabajas y tu audiencia.
  • Expresa tus necesidades: Indica los servicios que necesitas, así como los idiomas de destino, el volumen de contenido, las áreas de experiencia y los cronogramas que manejas, etcétera.
  • Indica de forma breve la información que necesitas: ¿Qué respuesta esperas obtener exactamente de los proveedores de tu lista reducida?

¿Qué información necesitas que te brinden los proveedores de tu lista reducida?

Descripción general del proveedor

Esta puede incluir los siguientes datos:

  • idiomas
  • muestra de clientes
  • áreas de experiencia
  • ubicación(es)
  • cantidad de empleados

Proceso de control de calidad

Aquí, se puede incluir información sobre la metodología del proveedor y los procesos de resolución de problemas.

Cronogramas

Esta sección puede incluir información sobre tus necesidades en cuanto al tiempo de ejecución y los procesos que se llevan a cabo cuando hay demoras respecto del cronograma o incumplimiento de fechas límite.

Recursos

Esta sección puede incluir lo siguiente:

  • trayectoria profesional de los lingüistas regulares
  • cantidad de lingüistas empleados o contratados por el proveedor
  • ubicación de los lingüistas
  • capacitación proporcionada
  • administración del rendimiento
  • modo en que se establecen los costos de los proveedores

Asistencia organizacional*

Esta sección puede incluir información sobre los puntos de contacto de tu empresa, la disponibilidad de un administrador de proyectos y la zona horaria donde este se ubicará.

Sistemas

Aquí, se puede incluir la siguiente información:

  • ¿Qué plataformas utiliza el proveedor?
  • ¿Qué tipos de archivos son compatibles?
  • ¿Dispone de asistencia para la integración con las plataformas de tu empresa?
  • ¿Será necesario dedicar recursos de tu empresa?
  • ¿La integración tiene algún costo?

Costo estimado

Tienes las siguientes opciones:

  • Pregunta el costo por palabra, idioma y tipo de contenido.
  • Verifica si ofrecen descuentos por utilizar un software de memoria de traducción.
  • Consulta si tienen costos adicionales, por ejemplo, por la administración de proyectos, el procesamiento posterior, la revisión, etcétera.

Sugerencia

Solicita una muestra al proveedor. Para ello, proporciona un ejemplo de tu contenido y solicita que un lingüista representativo del equipo que podría estar a cargo de tus proyectos realice la traducción. Asegúrate de contar con dos personas o más en tu equipo para validar los resultados.

Paso 7: Establece indicadores clave de rendimiento (KPI) para el trabajo con el(los) proveedor(es) seleccionado(s)

Independientemente del proveedor que elijas, deberás elaborarconfeccionar un contrato. Este deberá incluir los servicios que se deberán proporcionar y los KPI esperados a fin de que el equipo de localización sea responsable de cumplir determinados estándares. Utiliza los siguientes KPI como punto de partida y, luego, como herramienta para identificar las mejoras en el transcurso del tiempo.

KPI de calidad lingüística

  • Cumplimiento: seguimiento de los requisitos que establece la guía de estilo y las instrucciones del proyecto.
  • Gramática: uso de las normas gramaticales correctas del idioma de destino.
  • Puntuación/ortografía: cumplimiento de los estándares del idioma y la guía de estilo.
  • Significado: transmisión del mismo significado que se expresa en el contenido original.
  • Terminología: uso de las traducciones de preferencia según el glosario, la guía de estilo y la memoria de traducción.
  • Comprensión: redacción de contenido que los hablantes nativos puedan comprender
  • Estándares: establecimiento de criterios para el "porcentaje de error"; estos deben calcularse por proyecto o por cantidad de palabras (por ejemplo, cada 1,000 palabras).

Nota: Si tu empresa o tu proveedor de servicios de traducción no disponen de los recursos necesarios para evaluar la calidad lingüística de forma objetiva, utiliza un proveedor diferente para hacerlo.

KPI de entrega a tiempo

  • Estándares: Acuerda un criterio para la entrega "a tiempo". Los estándares pueden establecerse por proyecto (si solo se traduce un proyecto) o por cantidad de palabras (si el trabajo será permanente).

Paso 8: Establece un método de comunicación eficaz para maximizar el nivel de asistencia al proveedor

El modo en que te comunicas con los proveedores de servicios de localización debe ser adecuado para el alcance de su trabajo. Utiliza la siguiente guía sobre cómo desarrollar la comunicación desde el inicio hasta la etapa posterior al proyecto.

Etapa inicial

  • Solicita al proveedor que haga un seguimiento de tu proyecto y te proporcione los detalles fundamentales: fecha de inicio, estado, fecha de entrega.
  • Establece una reunión inicial. Utiliza reuniones o chequeos frecuentes métodos de sincronización para compartir actualizaciones y, además, identificar y resolver inquietudes.
  • Administra las expectativas de calidad. Habla con tu proveedor sobre tus necesidades y tus expectativas. Actualiza los estándares establecidos según sea necesario.
  • Crea referencias lingüísticas. Proporciona referencias explícitas para comunicar tus preferencias, p. ej., capturas de pantalla, guías de estilo, glosarios, etcétera.

Proyecto en curso

  • Alerta al proveedor de forma inmediata cuando detectes problemas de calidad. Asegúrate de destacar estos problemas, dejar claros los estándares de calidad y hacer un seguimiento de la resolución.
  • Destaca las actualizaciones. Señala las actualizaciones de la guía de estilo, el glosario, el proceso de control de calidad, etcétera.
  • Identifica las oportunidades de mejora continua. Comparte tus recomendaciones. Comunica las observaciones y prácticas recomendadas.
  • Responde las consultas de los proveedores a tiempo. Proporciona información clara y comparte las herramientas y los recursos que consideres adecuados.

Etapa posterior al proyecto

  • Proporciona comentarios a los proveedores. Infórmales qué decisiones tuvieron un buen resultado y qué áreas se deben mejorar.

Estos lineamientos para la administración de proveedores te ayudarán a seleccionar y gestionar tus proveedores a fin de obtener la calidad de traducción que tu público merece.