Cómo ampliar tus servicios de localización

Una guía para buscar y administrar los proveedores adecuados

Cómo ampliar tus servicios de localización

1 Descripción general

El reto

Una vez que llegues a tu público, necesitarás conectarte con él. Para ello, asegúrate de que los servicios de traducción que utilizas tengan en cuenta las sutilezas técnicas y culturales del idioma que se usa en tus mercados de exportación. Esto te permitirá atraer al público del modo en que deseas hacerlo.

Tu objetivo

Identificar y administrar los proveedores que proporcionarán servicios de traducción específicos para tu sitio web. Así te asegurarás de hablar el idioma de tus clientes y de presentar tu marca de forma armoniosa en todo el mundo.

Cómo hacerlo

Los lineamientos que se indican a continuación presentan un enfoque sistemático para el proceso de incorporación y administración de los servicios de traducción.

Antes de seleccionar un proveedor, considera estas preguntas junto con tu equipo para ver cuáles son las necesidades:

Idiomas

¿Cuáles son tus idiomas objetivo? ¿Consideras que esta lista crecerá en el futuro?

Volumen

¿Cuál es el conteo inicial de palabras que necesitarás traducir o localizar? ¿Con qué frecuencia solicitarás la traducción o localización de contenido nuevo?

Servicios

¿Qué servicios son necesarios para los tipos de contenidos que necesitas traducir o localizar? Estos son algunos ejemplos:

  • Contenido no visible: p. ej., metadatos de SEO, que requieren posedición simple, o bien recursos no tan experimentados

  • Contenido especializado: p. ej., material legal, técnico o médico, que precisa recursos con experiencia en la industria

  • Creatividades y contenido de alta visibilidad: p. ej., las imágenes de la página principal que requieren recursos creativos, transcreación y procesamiento sin conexión

  • Contenido estándar: necesita recursos estándar y, en ocasiones, revisión

Cronograma

¿Cuál podría ser tu cronograma de acuerdo con los servicios que precisas y el volumen de tu contenido?

Plataforma

¿Qué sistema utilizarás para crear y almacenar el contenido (p. ej., WordPress)?

2 Cómo identificar los proveedores adecuados

Completar los pasos del programa que se indican en esta guía te permitirá tener un panorama más completo sobre el tipo de proveedor que necesitas. Estos pasos comprenden desde la búsqueda inicial de proveedores hasta estrategias más avanzadas y desarrolladas para la administración de los proveedores.

Paso 1: Investiga sobre los diferentes proveedores

Realiza una búsqueda de Google sobre servicios de traducción. Visita el sitio web de los diferentes proveedores y considera lo siguiente:

  • ¿Qué servicios ofrecen? ¿Se enfocan en la promoción de determinados servicios en lugar de otros?
  • ¿Quiénes son sus clientes? En general, ¿son clientes grandes, pequeños o ambos?
  • ¿Qué experiencia tienen con empresas similares a la tuya?
  • ¿Qué idiomas ofrecen?
  • ¿Dónde se encuentra la sede central de la empresa? ¿Cuentan con alguna oficina en tu misma zona horaria?
  • ¿Cuándo se fundó la empresa?
  • ¿Quién la fundó? ¿Tienen experiencia en algún mercado en particular?
  • ¿Ofrecen información sobre sus precios?

Paso 2: Identifica los servicios que se ofrecen y los distintos tipos de proveedores

Los proveedores estándares suelen ofrecer servicios de traducción, autoedición, control de calidad y administración de proyectos. Por lo general, existen dos tipos principales de proveedores:

Proveedores de servicios lingüísticos a un solo idioma (SLV)

Ofrecen servicios en un pequeño subconjunto de idiomas; normalmente, trabajan con unos pocos idiomas regionales. Los SLV suelen ser más económicos que los proveedores de servicios lingüísticos a varios idiomas y son una buena opción para quienes desean localizar contenido en hasta tres idiomas regionales.

Proveedores de servicios lingüísticos a varios idiomas (MLV)

Estos proveedores ofrecen una cobertura global y satisfacen todas las necesidades lingüísticas desde un solo lugar. Los MLV pueden controlar una gran cantidad de proyectos de distintas regiones al mismo tiempo. Suelen trabajar con una combinación de SLV, profesionales independientes y lingüistas de tiempo completo.

Paso 3: Identifica el tipo de proveedores que necesitas

Para determinar qué tipo de proveedor necesitas, considera lo siguiente. Ten en cuenta que podrías necesitar varios SLV o, incluso, varios MLV para completar tu trabajo de localización.

Experiencia regional

En ocasiones, un SLV puede tener más experiencia en la traducción para determinadas regiones.

Servicio especializado

Algunos proveedores ofrecen servicios especializados en distintas áreas; p. ej., marketing creativo, transcreación, contenido sobre salud, contenido legal, etcétera.

Servicios que se ofrecen

Algunos proveedores se especializan en servicios de revisión, creación o prueba de contenidos, entre otros.

Control de calidad

Si deseas que tu contenido pase por un proceso de control de calidad, tal vez la mejor opción sea contratar a un segundo "proveedor de servicios de revisión". Piensa en el control de calidad como en un editor que revisa el trabajo de un escritor.

Escalabilidad y mitigación de riesgos

Si tu empresa trabaja con un gran volumen de contenido y cronogramas ajustados, considera la posibilidad de trabajar con varios proveedores.

Paso 4: Crea una solicitud de información (RFI)

  • Presenta brevemente tus necesidades (contenido, servicios, idiomas y volúmenes) a algunos proveedores.
  • Recopila información sobre las capacidades lingüísticas que ofrecen:
    • Idiomas y servicios: una lista de los servicios lingüísticos que ofrecen, incluidas sus especialidades o áreas de experiencia
    • Referencias: una lista con dos o tres referencias profesionales, incluida la información de contacto
    • Costo estimado: presupuesto estimado por idioma y tipo de contenido. Por lo general, el precio de la traducción se calcula por palabra y el de la revisión, por palabra o por hora.

Paso 5: Conforma una lista reducida de proveedores

Determina qué proveedores son más aptos para satisfacer tus necesidades de localización. Considera si ofrecen los idiomas y los servicios que tu equipo requiere. También evalúa su interés por trabajar con tu empresa; por ejemplo, mediante la velocidad con que responden a tu contacto inicial.

Paso 6: Crea una solicitud de propuesta (RFP)

Crea una solicitud de propuesta (RFP) y envíala a tu lista reducida de proveedores. Para ello, ten en cuenta lo siguiente:

  • Presenta tu proyecto: proporciona una descripción general de tu empresa, el contenido con el cual trabajas y tus públicos.
  • Expresa tus necesidades: indica los servicios que necesitas, así como los idiomas objetivo, el volumen de contenido, las áreas de experiencia y los cronogramas que manejas, etcétera.
  • Indica de forma breve la información que necesitas: ¿qué respuesta esperas obtener exactamente de los proveedores de tu lista reducida?

Información que necesitas que te brinden los proveedores de tu lista reducida

Descripción general del proveedor

Por ejemplo:

  • Idiomas
  • Clientes con los que trabaja
  • Áreas de experiencia
  • Ubicaciones
  • Cantidad de empleados

Procesos de calidad

Aquí se puede incluir información sobre la metodología del proveedor y los procesos que utiliza para la solución de problemas.

Plazos

Esta sección puede incluir información sobre tus necesidades en cuanto al tiempo de respuesta y los procesos que se implementan si hay demoras respecto de los plazos establecidos o no se cumplen las fechas de entrega.

Recursos

Aquí se puede incluir la siguiente información:

  • Trayectoria profesional de un lingüista promedio
  • Cantidad de lingüistas empleados o contratados por el proveedor
  • Ubicación de los lingüistas
  • Capacitación proporcionada
  • Administración del rendimiento
  • Modo en que se establecen los costos de los proveedores

Asistencia de la organización

Esta sección puede incluir información sobre los puntos de contacto para tu empresa, la disponibilidad de un administrador de proyectos dedicado y la zona horaria donde este se ubicará.

Sistemas

Esta sección puede incluir la siguiente información:

  • Las plataformas que utiliza el proveedor
  • Los tipos de archivo que admite
  • Si proporciona asistencia para la integración con las plataformas que usa tu empresa
  • Si será necesario asignar recursos de tu empresa
  • Si cobran algún cargo por la integración

Estimación de costos

En relación con este tema, podrías hacer lo siguiente:

  • Preguntar cuál es el costo por palabra, idioma y tipo de contenido
  • Verificar si ofrecen descuentos por utilizar un software de memoria de traducción
  • Consultar si tienen costos adicionales; p. ej., por la administración de proyectos, el procesamiento posterior, la revisión, etcétera

Sugerencia

Solicita una muestra al proveedor. Para ello, proporciona un ejemplo de tu contenido y solicita que un lingüista representativo del equipo que podría estar a cargo de tus proyectos realice la traducción. Asegúrate de contar con dos personas o más en tu equipo para validar los resultados.

Paso 7: Establece indicadores clave de rendimiento (KPI) para el trabajo con los proveedores seleccionados

Independientemente del proveedor que elijas, deberás confeccionar un contrato que incluya los servicios que se deberán proporcionar y los KPI esperados a fin de que el equipo de localización sea responsable de determinados estándares. Utiliza los siguientes KPI como punto de partida y, luego, como herramienta para identificar las mejoras a lo largo del tiempo.

KPI de calidad lingüística

  • Cumplimiento: seguimiento de los requisitos que establece la guía de estilo y las instrucciones del proyecto
  • Gramática: uso de las normas gramaticales correctas del idioma de destino
  • Puntuación/ortografía: cumplimiento de los estándares del idioma y la guía de estilo
  • Significado: transmisión del mismo significado que se expresa en el contenido original
  • Terminología: uso de las traducciones de preferencia según el glosario, la guía de estilo y la memoria de traducción
  • Comprensión: redacción de contenido que los hablantes nativos puedan comprender fácilmente
  • Estándares: establecimiento de criterios para el "porcentaje de error". Deben calcularse por proyecto o por cantidad de palabras (por ejemplo, cada 1,000 palabras)

Nota: Si tu empresa o tu proveedor de servicios de traducción no disponen de los recursos necesarios para evaluar la calidad lingüística de forma objetiva, utiliza un proveedor diferente para hacerlo.

KPI de entrega a tiempo

  • Estándares: acuerda un criterio para la entrega "a tiempo". Los estándares pueden establecerse por proyecto (si solo se traduce un proyecto) o por cantidad de palabras (si el trabajo será permanente).

Paso 8: Establece un método de comunicación eficaz para maximizar el nivel de asistencia del proveedor

El modo en que te comunicas con los proveedores de servicios de localización debe ser adecuado para el alcance de tu trabajo. Utiliza la siguiente guía como orientación para desarrollar la comunicación desde el inicio hasta la etapa posterior al proyecto.

Inicial

  • Solicita al proveedor que haga un seguimiento de tu proyecto y te proporcione los detalles fundamentales: fecha de inicio, estado, fecha de entrega, etcétera.

  • Coordina una reunión inicial. Establece reuniones de sincronización para compartir actualizaciones y, además, identificar y resolver inquietudes.

  • Administra las expectativas de calidad. Habla con el proveedor sobre tus necesidades y expectativas. Actualiza los estándares establecidos según sea necesario.

  • Crea referencias lingüísticas. Proporciona referencias explícitas para comunicar tus preferencias, p. ej., capturas de pantalla, guías de estilo, glosarios, etcétera.

Proyecto en curso

  • Alerta al proveedor de forma inmediata cuando detectes problemas de calidad. Asegúrate de destacar estos problemas, dejar claros los estándares de calidad y hacer un seguimiento de la resolución.

  • Destaca las actualizaciones. Señala las actualizaciones de la guía de estilo, el glosario, el proceso de control de calidad, etcétera.

  • Identifica oportunidades para la mejora continua. Comparte las prácticas que consideras más adecuadas. Comunica tus observaciones y recomendaciones.

  • Responde las consultas de los proveedores a tiempo. Proporciona información clara y comparte las herramientas y los recursos que consideres adecuados.

Después del proyecto

  • Proporciona comentarios a los proveedores. Infórmales qué decisiones tuvieron un buen resultado y qué áreas se deben mejorar.

Estos lineamientos para la administración de proveedores te ayudarán a seleccionar y administrar los proveedores a fin de obtener la calidad de traducción que tu público merece.