Cómo utilizar servicios de terceros cuando se crea una empresa

Comprende los beneficios y costos de trabajar con terceros

Cómo utilizar servicios de terceros cuando se crea una empresa

1 Descripción general

El desafío

La mayor parte del costo de crear una empresa proviene de las tarifas que cobran los profesionales externos, como abogados y notarios. El requisito de trabajar con abogados y notarios varía entre los distintos países y regiones. Muchos gobiernos han cambiado este proceso para que se pueda hacer en línea a fin de recortar los costos de las empresas startup. En esta guía, encontrarás las distintas opciones disponibles para tu empresa, independientemente de dónde te encuentres.

El objetivo

Saber en qué países y regiones se requieren notarios es una manera eficaz de evitar los costos altos sin infringir ninguna ley.

Costos y beneficios de los terceros

Los notarios y los abogados son los terceros que más utilizan las empresas a la hora de iniciar su actividad comercial. Estos profesionales facilitan aquellos procesos que pueden ser complejos y ayudan a asegurar que las empresas cumplan con todos los requisitos pertinentes. No obstante, sus servicios pueden ser costosos según el lugar donde se ubique tu empresa.

2 Notarios y empresas pequeñas

Los notarios son funcionarios públicos designados por agencias públicas y gubernamentales para certificar documentos y así volverlos oficiales. Tienen la responsabilidad de ser imparciales. Las facultades de los notarios varían entre los distintos países y, en ocasiones, entre las distintas regiones.

En Italia, por ejemplo, los notarios son la única autoridad con permiso para autenticar las transacciones de propiedades y, además, tienen autoridad para ejecutar actas constitutivas públicas.1

Según el informe Doing Business del Banco Mundial, las startups de 76 de las 189 economías de todo el mundo incluidas utilizan servicios de notarios y en 40 de estas 76 economías, la utilización de estos servicios es un requisito legal.

El costo de los servicios de un notario

La certificación de un notario puede ser costosa. Las tarifas que deben pagar las personas que crean empresas por los servicios de los notarios pueden alcanzar el 5.6% del ingreso per cápita. Estas tarifas son más altas en las economías de ingresos altos que integran la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OECD) y las siguientes son aquellas de los países de Latinoamérica y el Caribe. En algunas economías, como Costa Rica2, las tarifas de los notarios por el registro de empresas se fijan mediante reglamentación. No obstante, en otras, estas tarifas se negocian en función de los servicios que se proporcionan.

Las empresas pequeñas de las economías de ingresos altos que integran la OECD utilizan notarios cuando constituyen sus empresas.

En Italia, Polonia y los Países Bajos, por ejemplo, el acta constitutiva pública de una empresa y los estatutos correspondientes se ejecutan, normalmente, frente a un notario.

Las regiones donde se requieren notarios para las transacciones legales, incluidas las transferencias de tierras y la verificación de documentos legales, son las siguientes:

  • África
  • Latinoamérica
  • El Caribe

África

En el 2014, el Consejo de Ministros de la Organización para la Armonización del Derecho Mercantil en África (OHADA) estableció que los servicios de notarios para las startups fueran opcionales en los 17 países miembros de la OHADA, aunque la certificación por notario aún existe en muchos países de esta organización.

Por ejemplo, en Burkina Faso, la declaración del capital de una startup se certifica mediante un notario.

Los 17 países que integran la OHADA son los siguientes:

  • Benín
  • Burkina Faso
  • Camerún
  • República Centroafricana
  • Chad
  • Comoras
  • Costa de Marfil
  • República Democrática del Congo
  • Guinea Ecuatorial
  • Gabón
  • Guinea
  • Guinea-Bisáu
  • Malí
  • Níger
  • República del Congo
  • Senegal
  • Togo

Latinoamérica

En las economías latinoamericanas las prácticas respecto de la utilización de notarios varían frecuentemente. En Argentina, por ejemplo, las empresas no tienen la obligación de notarizar sus estatutos.

A su vez, en Guatemala, los fundadores de las empresas necesitan presentar una carta de un notario para abrir una cuenta bancaria.

Sistemas electrónicos

La profesión del notario ha presentado avances significativos a partir de la incorporación de los sistemas electrónicos en algunas economías de ingresos altos.

Por ejemplo, en Bélgica, el sistema e-Notariat permite a los notarios presentar el acta constitutiva de una empresa de forma electrónica ante distintas instituciones y obtener el número de empresa en solo unos minutos. En Croacia, los notarios pueden utilizar un sistema electrónico para enviar documentos a las cortes.

Leyes sobre notarios de cada país

En todo Europa y Asia Central, cerca de un tercio de las economías incluyen los servicios de los notarios a la hora de formalizar empresas.

En Bosnia-Herzegovina, por ejemplo, la Ley de notarios del 2002 establece que todos los documentos necesarios para registrar una empresa deben ser preparados por un notario y contar con su certificación. En Turquía, los libros contables legales de las empresas deben estar certificados por un notario. En Kazajistán, el certificado estatal de registro debe contar con la autenticación de un notario.


  1. Ley 89 del 16 de febrero de 1913. 

  2. En Costa Rica, la estructura de tarifas establecida por el Decreto 36562-JP del 31 de enero del 2011 (sección 95 a) fija la tarifa por el servicio de validación de los artículos de una asociación en 150,000 colones (USD 288) para cualquier empresa, aunque los notarios pueden negociar tarifas diferentes. 

3 Abogados y pequeñas empresas

Muchas empresas pequeñas contratan abogados para lo siguiente:

  • Preparar y crear borradores de artículos.
  • Preparar y crear borradores de memorandos de asociación.
  • Firmar documentos de la empresa.
  • Preparar estatutos de la empresa.
  • Llevar a cabo búsquedas de nombres.
  • Crear borradores de las actas constitutivas de las empresas.

Utilizar servicios legales para registrar tu empresa puede generar gastos adicionales relacionados con la creación de la empresa. Los servicios legales pueden implicar gastos mayores que los asociados a los servicios de los notarios. Según el informe Doing Business del Banco Mundial, cerca de 17 economías cuentan con leyes que requieren el uso de servicios legales para el registro de empresas.

En Bahamas, por ejemplo, los documentos de registro de una empresa deben ser preparados por un abogado.

Cuándo utilizar servicios legales

Si consideras que tu proceso de inicio será complejo y deberá enfrentar muchos obstáculos burocráticos, deberías considerar utilizar servicios legales profesionales. Contratar un abogado puede ser costoso, pero también puede ahorrarte tiempo y asegurarte que el proceso se desarrolle sin inconvenientes.

Las startups buscan asesoramiento legal aún en los países donde esto no es un requisito legal. De este modo, se aseguran de que el registro de tu empresa se lleve a cabo sin problemas, ya que el proceso puede ser complicado.

Estos son algunos ejemplos que proporcionan los datos de Doing Business sobre los servicios legales que se ofrecen en distintos países:

  • En la República Bolivariana de Venezuela es obligatorio que los abogados proporcionen una valoración legal a la hora de preparar los documentos de constitución de una empresa. Esto puede demorar hasta cinco días y cuesta más del 87% del ingreso per cápita.

  • En Santa Lucía, se requiere que un abogado lleve a cabo una búsqueda sobre el nombre de la empresa y apruebe el nombre propuesto. Una vez que el Registro de comercio garantice la aprobación del nombre de la empresa, un abogado prepara los documentos para la constitución, lo cual demora dos días y cuesta el 18% del ingreso per cápita.

  • América Latina y el Caribe tienen la porción más grande de economías cuyas startups contratan abogados para su registro.

  • En Antigua y Barbuda, se requiere que los propietarios de una empresa nueva contraten un abogado para que este confeccione una declaración que confirme que los propietarios no son insolventes, cuentan con todas sus facultades mentales y son mayores de 18 años. Además, los propietarios de las startups deben encargarle a un abogado la preparación de todos los documentos de constitución, incluidos los artículos de incorporación y la declaración de domicilio.

  • En Ecuador, los fundadores de empresas nuevas deben contratar un abogado para preparar las actas de incorporación.

  • En Bolivia, se requiere que los propietarios de las startups contraten un abogado para preparar los estatutos,los artículos y actas de incorporación. El programa de tarifas establecido por la asociación de abogados bolivianos determina una tarifa mínima para la constitución de la empresa, que equivale, aproximadamente, al 42% del ingreso per cápita más el 2% del capital de la empresa.

Países donde no se utilizan servicios legales

En África subsahariana, los procesos de constitución de empresas utilizan servicios legales sólo ocasionalmente, aunque esta práctica es más común en Sudán del Sur, Suazilandia y Uganda.

Muchos de los demás países de África subsahariana implementaron reformas recientemente para eliminar la necesidad de utilizar servicios legales cuando se constituye una empresa.

Por ejemplo, en el 2009, Liberia introdujo formularios estándar para los artículos de incorporación, que están disponibles en varias oficinas gubernamentales de Monrovia. De este modo, las startups pueden registrar sus negocios sin necesidad de contratar un abogado.

En el 2009, el Gobierno de Sudáfrica estableció que las startups ya no tenían la obligación de presentar sus documentos a través de un abogado.

4 El costo de los servicios legales

En las economías de ingresos altos que integran la OECD, las tarifas promedio de los notarios para las startups equivale a casi cuatro veces las tarifas legales promedio.

Si bien el costo de utilizar abogados en la constitución es alto, el beneficio es que, una vez que se realiza la contratación, la constitución de la empresa no toma mucho tiempo.

En general, los procedimientos que involucran la utilización de servicios de abogados se realizan en dos días, mientras que aquellos que precisan de los servicios de un notario demoran más que el doble.

Europa y Asia Central tienen el segundo costo promedio más alto de servicios de abogados para el registro de empresas.

Estos son algunos ejemplos sobre los costos de los servicios de abogados en todo el mundo:

Chipre tiene un requisito reglamentario que exige que un abogado prepare la escritura y los estatutos. Para las empresas pequeñas y medianas, este servicio cuesta alrededor de $1,350.

En Hungría, una startup debe contratar a un abogado para que la represente, cree el acta constitutiva y prepare todos los demás documentos de constitución. El uso de los servicios de un abogado es obligatorio en el proceso de registro. El costo varía según la complejidad del caso y puede alcanzar alrededor del 7% del ingreso per cápita.

En promedio, contratar un abogado para asistir en la constitución de una empresa cuesta el 18% del ingreso per cápita más el costo promedio correspondiente a los servicios de los notarios.

5 Reformas y recomendaciones

Cómo se pueden involucrar los terceros en la constitución de su startup

Utilizar servicios de terceros al momento de constituir una startup es una práctica frecuente y consolidada. No obstante, estos servicios pueden ser costosos y demandar una gran cantidad de tiempo. Por esta razón, los gobiernos de varios países determinaron que el uso de servicios de terceros fuese opcional.

En Burundi, por ejemplo, se promulgó una ley en el 2011 mediante la cual se eliminaba la necesidad de que los estatutos precisaran de la certificación de un notario. De este modo, se redujo un 21% el costo de registro de las empresas y el período de espera pasó a ser de cuatro días menos.

Los beneficios de los sistemas de constitución en línea

Algunos gobiernos han promovido el uso de plataformas de registro en línea a fin de reducir los costos asociados a los servicios de terceros. Normalmente, utilizar estos sistemas en línea elimina la necesidad de involucrar abogados o notarios como intermediarios para autenticar los documentos de la empresa y completar el proceso de registro. Además, estas plataformas suelen ofrecer métodos digitales de identificación, como firmas electrónicas, que reemplazan la función de los notarios.

En Alemania,1 por ejemplo, el registro electrónico se volvió obligatorio en todos los estados y se habilitó la publicación de la declaración de incorporación en línea, lo que permitió restarle seis días al período de espera correspondiente a la constitución de una empresa.

En el 2013, el Gobierno de Chile permitió a los emprendedores registrar determinados tipos de entidades legales en línea y de forma gratuita a fin de simplificar la constitución de empresas. Este cambio permitió que el tiempo que llevaba registrar los estatutos de la empresa mediante notarios se redujera de dos días a uno.

Conclusión final

Utilizar servicios legales y notarios ofrece la tranquilidad de saber que todo se realizará según las reglamentaciones vigentes. Ten en cuenta desde el principio que estos servicios se acumulan y considéralos como parte de la inversión para la constitución de tu startup. También vale la pena considerar la utilización de procesos de registro electrónicos, si está permitido, para reducir costos.


  1. En Alemania, la publicación y registro electrónicos se habilitaron mediante la Ley de Mantenimiento de los Registros Electrónicos Comerciales, Cooperativos y Empresariales, que se encuentra vigente desde el 1 de enero del 2007.