Cómo utilizar servicios de terceros cuando se crea una empresa

Comprende los beneficios y costos de trabajar con profesionales externos

Cómo utilizar servicios de terceros cuando se crea una empresa

1 Descripción general

El reto

La mayor parte del costo de crear una empresa proviene de los honorarios que cobran los profesionales externos, como abogados y notarios. El requisito de trabajar con abogados y notarios varía entre los distintos países y regiones. Muchos gobiernos cambiaron este proceso para que se pueda hacer en línea a fin de recortar los costos de las startups. En esta guía, encontrarás las distintas opciones disponibles para tu empresa, independientemente de dónde vayas a constituirla.

Tu objetivo

Saber en qué países y regiones se requieren notarios es una manera eficaz de evitar los costos altos sin infringir ninguna ley.

Costos y beneficios de terceros

Los notarios y los abogados son los profesionales externos que la mayoría de las empresas utilizan al iniciar su actividad comercial. Estos profesionales facilitan aquellos procesos que pueden ser complejos y ayudan a garantizar que las empresas cumplan con todos los requisitos pertinentes. No obstante, sus servicios pueden ser costosos según el lugar donde se ubique tu empresa.

2 Notarios y pequeñas empresas

Los notarios son funcionarios designados por agencias públicas y gubernamentales para certificar documentos y, así, darles carácter oficial. Tienen la responsabilidad de ser imparciales. Las facultades de los notarios varían entre los distintos países y, en ocasiones, entre las distintas regiones.

En Italia, por ejemplo, los notarios son la única autoridad con permiso para autenticar las transacciones de propiedades y, además, tienen autoridad para ejecutar actas constitutivas públicas.1

Según el informe Doing Business del Banco Mundial, las startups pequeñas de 76 de las 189 economías de todo el mundo consideradas utilizan los servicios de notarios y, en 40 de estas 76 economías, la utilización de estos servicios es un requisito legal para las startups.

El costo de los servicios de un notario

La certificación de un notario puede ser costosa. Los honorarios que deben pagar las personas que crean empresas por los servicios de los notarios pueden alcanzar el 5.6% del ingreso per cápita. Estos honorarios son más altos en las economías de ingresos altos que integran la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) y le siguen los de los países de Latinoamérica y el Caribe. En algunas economías, como Costa Rica2, los honorarios de los notarios por el registro de empresas se fijan mediante reglamentación. No obstante, en otras, estos honorarios se negocian en función de los servicios que se proporcionan.

Las empresas pequeñas de las economías de ingresos altos que integran la OECD utilizan notarios cuando constituyen sus empresas.

En Italia, Polonia y los Países Bajos, por ejemplo, el acta constitutiva pública de una empresa y los estatutos correspondientes se ejecutan, normalmente, ante un notario.

Las regiones donde se requieren notarios para las transacciones legales, incluidas las transferencias de tierras y la verificación de documentos legales, son las siguientes:

  • África
  • Latinoamérica
  • El Caribe

África

En 2014, el Consejo de Ministros de la Organización para la Armonización del Derecho Mercantil en África (OHADA) estableció que los servicios de notarios para las startups fueran opcionales en los 17 países miembro de la OHADA, aunque la certificación por notario aún existe en muchos países de esta organización.

Por ejemplo, en Burkina Faso, la declaración del capital de una startup se certifica mediante un notario.

Los 17 países que integran la OHADA son los siguientes:

  • Benín
  • Burkina Faso
  • Camerún
  • Chad
  • Comoras
  • Costa de Marfil
  • Gabón
  • Guinea
  • Guinea Ecuatorial
  • Guinea-Bissau
  • Mali
  • Níger
  • República Centroafricana
  • República del Congo
  • República Democrática del Congo
  • Senegal
  • Togo

Latinoamérica

En las economías latinoamericanas las prácticas respecto de la utilización de notarios actualmente varían. En Argentina, por ejemplo, las empresas no tienen la obligación de certificar sus estatutos por un notario.

En Guatemala, los fundadores de las empresas necesitan presentar una carta de un notario para abrir una cuenta bancaria.

Sistemas electrónicos

La profesión del notario ha presentado avances significativos a partir de la incorporación de los sistemas electrónicos en algunas economías de ingresos altos.

Por ejemplo, en Bélgica, el sistema e-Notariat permite a los notarios presentar el acta constitutiva de una empresa de forma electrónica ante distintas instituciones y obtener el número de empresa en solo unos minutos. En Croacia, los notarios pueden utilizar un sistema electrónico para enviar documentos a los tribunales.

Leyes sobre notarios de cada país

En todo Europa y Asia Central, cerca de un tercio de las economías incluye los servicios de los notarios en la formalización de una empresa.

En Bosnia-Herzegovina, por ejemplo, la Ley de notarios de 2002 establece que un notario debe preparar y certificar todos los documentos necesarios para registrar una empresa. En Turquía, los libros contables legales de las empresas deben estar certificados por un notario. En Kazajistán, el certificado estatal de registro debe estar legalizado por un notario.


  1. Ley 89 del 16 de febrero de 1913. 

  2. En Costa Rica, la estructura de honorarios establecida por el Decreto 36562-JP del 31 de enero del 2011 (sección 95 a) fija los honorarios por la legalización de los artículos de constitución en CRC 150,000 (USD 288) para cualquier empresa, aunque los notarios pueden negociar honorarios diferentes. 

3 Abogados y pequeñas empresas

Muchas empresas pequeñas contratan abogados para lo siguiente:

  • Preparar y crear borradores de artículos
  • Preparar y crear borradores de escrituras de constitución
  • Firmar documentos de la empresa
  • Preparar estatutos de la empresa
  • Llevar a cabo búsquedas de nombres
  • Crear borradores de las actas constitutivas de las empresas

Utilizar servicios legales para registrar tu empresa puede generar gastos adicionales relacionados con la creación de la empresa. Usar el servicio de un notario puede ser solo uno de los gastos relacionados con estos servicios legales. Según el informe Doing Business del Banco Mundial, cerca de 17 economías cuentan con leyes que requieren el uso de servicios legales para el registro de una empresa.

En Bahamas, por ejemplo, un abogado debe preparar los documentos de registro de una empresa.

Cuándo utilizar servicios legales

Si consideras que el proceso de constituir tu startup será complejo y deberá afrontar muchos obstáculos burocráticos, deberías pensar en utilizar servicios legales profesionales. Contratar un abogado puede ser costoso, pero también puede ahorrarte tiempo y asegurarte que el proceso se desarrolle sin inconvenientes.

Las startups buscan asesoramiento legal aún en los países donde esto no es un requisito legal. De este modo, se aseguran de que el registro de su empresa se lleve a cabo sin problemas, ya que el proceso puede ser complicado.

Estos son algunos ejemplos que proporcionan los datos de Doing Business sobre los servicios legales que se ofrecen en distintos países:

  • En la República Bolivariana de Venezuela, es obligatorio que los abogados proporcionen una valoración legal a la hora de preparar los documentos de constitución de una empresa. Esto puede demorar hasta cinco días y cuesta más del 87% del ingreso per cápita.

  • En Santa Lucía, se requiere que un abogado lleve a cabo una búsqueda sobre el nombre de la empresa y apruebe el nombre propuesto. Una vez que el Registro de Comercio garantiza la aprobación del nombre de la empresa, un abogado prepara los documentos para la constitución, lo cual demora dos días y cuesta el 18% del ingreso per cápita.

  • América Latina y el Caribe tienen la porción más grande de economías cuyas startups contratan abogados para su registro.

  • En Antigua y Barbuda, se requiere que los propietarios de una empresa nueva contraten un abogado para que este confeccione una declaración que confirme que los propietarios no son insolventes, están en pleno uso de sus facultades mentales y son mayores de 18 años. Además, los propietarios de las startups deben encargarle a un abogado que prepare todos los documentos de constitución, lo cual incluye la declaración de domicilio y los artículos de constitución.

  • En Ecuador, quienes creen una empresa nueva deben contratar un abogado para preparar las actas de constitución.

  • En Bolivia, los propietarios de startups deben contratar un abogado para preparar los estatutos, así como los artículos y las actas de constitución. El programa de honorarios establecido por la asociación de abogados bolivianos determina honorarios mínimos para la constitución de la empresa, que equivalen, aproximadamente, al 42% del ingreso per cápita más el 2% del capital de la empresa.

Países donde no se utilizan servicios legales

En África subsahariana, los procesos de constitución de empresas utilizan servicios legales solo ocasionalmente, aunque esta práctica es más común en Sudán del Sur, Suazilandia y Uganda.

Muchos de los demás países de África subsahariana implementaron reformas recientemente para eliminar la necesidad de utilizar servicios legales cuando se constituye una empresa.

Por ejemplo, en el 2009, Liberia introdujo formularios estándar para los artículos de constitución, que están disponibles en varias oficinas gubernamentales de Monrovia. De este modo, los propietarios de las startups pueden registrar sus negocios sin necesidad de contratar un abogado.

En 2009, el Gobierno de Sudáfrica estableció que las startups ya no tenían la obligación de presentar sus documentos a través de un abogado.

4 El costo de los servicios legales

En las economías de ingresos altos que integran la OCDE, los honorarios promedio de los notarios para las startups equivalen a casi cuatro veces los honorarios legales promedio.

Si bien el costo de utilizar abogados en la constitución es alto, el beneficio es que, una vez que se realiza la contratación, la constitución de la empresa no toma mucho tiempo.

En general, los procedimientos que involucran la utilización de servicios de abogados se realizan en dos días, mientras que aquellos que precisan de los servicios de un notario demoran más del doble.

Europa y Asia Central tienen el segundo costo promedio más alto de servicios de abogados para el registro de empresas.

Estos son algunos ejemplos sobre los costos de los servicios de abogados en todo el mundo:

Chipre tiene un requisito reglamentario que exige que un abogado prepare la escritura y los artículos de constitución. Para las empresas pequeñas y medianas, este servicio cuesta alrededor de CYP 1,000.

En Hungría, una startup debe contratar primero a un abogado para que la represente, cree el acta constitutiva y prepare todos los demás documentos de constitución. El uso de los servicios de un abogado es obligatorio en el proceso de registro. El costo varía según la complejidad del caso y puede alcanzar alrededor del 7% del ingreso per cápita.

En promedio, contratar un abogado para que asista en la constitución de una startup cuesta el 18% del ingreso per cápita más el costo promedio correspondiente a los servicios de los notarios.

5 Reformas y recomendaciones

Cómo involucrar a terceros en la constitución de tu startup

Utilizar servicios de terceros en el momento de constituir tu startup es una práctica frecuente y consolidada. No obstante, estos servicios pueden ser costosos y demandar una gran cantidad de tiempo. Por esta razón, los gobiernos de varios países determinaron que el uso de servicios de terceros fuese opcional.

En Burundi, por ejemplo, se promulgó una ley en el 2011 mediante la cual se eliminaba la necesidad de que los artículos de constitución precisaran de la certificación de un notario. De este modo, se redujo un 21% el costo de registro de las empresas y el período de espera pasó a ser de cuatro días menos.

Los beneficios de los sistemas de constitución en línea

Algunos gobiernos promueven el uso de plataformas de registro en línea a fin de reducir los costos asociados a los servicios de terceros. Normalmente, estos sistemas en línea no requieren la participación de abogados o notarios como intermediarios para autenticar los documentos de la empresa y completar el proceso de registro. Además, estas plataformas suelen habilitar métodos digitales de identificación, como firmas electrónicas, que reemplazan algunas de las funciones de los notarios.

Alemania1, por ejemplo, tiene registro electrónico obligatorio en todos los estados y permite que la notificación de constitución se publique en línea, con lo cual constituir una startup ahora lleva seis días menos.

En 2013, el Gobierno de Chile permitió a los emprendedores registrar determinados tipos de entidades legales en línea y de forma gratuita a fin de simplificar la constitución de empresas. Este cambio permitió reducir de dos días a uno el tiempo que llevaba registrar los estatutos de la empresa mediante notarios.

Una observación final

Utilizar los servicios de abogados y notarios ofrece la tranquilidad de saber que todo se realizará según las reglamentaciones vigentes. Ten en cuenta desde el principio que estos servicios son costosos y considéralos parte de la inversión para la constitución de tu startup. También vale la pena considerar la utilización de procesos de registro electrónicos, si está permitido, para reducir costos.


  1. En Alemania, la publicación y el registro electrónicos se habilitaron mediante la Ley de Mantenimiento de los Registros Electrónicos Comerciales, Cooperativos y Empresariales, que se encuentra vigente desde el 1 de enero de 2007.