Τα οφέλη από την εγγραφή της νέας επιχείρησής σας

Η εγγραφή επιχείρησης στο Ηνωμένο Βασίλειο είναι πλέον ευκολότερη από ποτέ

1 Επισκόπηση

Η πρόκληση

Να εγγράψετε επισήμως την επιχείρησή σας με τον πιο οικονομικό και γρήγορο τρόπο.

Ο στόχος σας

Να εγγράψετε την επιχείρησή σας, ώστε να μπορείτε να εκμεταλλευτείτε τα σημαντικά οφέλη που δεν απολαμβάνουν οι μη εγγεγραμμένες επιχειρήσεις. Με τον τρόπο αυτόν η επιχείρησή σας θα αποκτήσει νομική ταυτότητα και θα μπορείτε να λειτουργείτε πλήρως στο πλαίσιο του νόμου. Πρέπει να δηλώσετε επίσημα την επιχείρησή σας για να έχετε πρόσβαση στις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες που παρέχονται από τις εμπορικές τράπεζες. Θέλετε οι υπάλληλοί σας να επωφεληθούν από την ασφάλεια της ευημερίας που συνεπάγεται η εγγραφή της επιχείρησης.

2 Επεξήγηση μητρώων

Ένα μητρώο εταιρειών καταγράφει και ενημερώνει τις πληροφορίες σχετικά με τις νέες και υπάρχουσες εταιρείες στη δικαιοδοσία του. Επιτρέπει στις εγγεγραμμένες εταιρείες να συμμορφώνονται με τις υποχρεώσεις τους βάσει του ισχύοντος ρυθμιστικού πλαισίου, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που σχετίζονται με το εταιρικό δίκαιο.1

Το μητρώο περιλαμβάνει νομικές οντότητες, στις οποίες παρέχει μια μοναδική ταυτότητα, ενώ οι αφερέγγυες επιχειρήσεις διαγράφονται.

Το μητρώο παρέχει, επίσης, τις εξής υπηρεσίες:

  • πραγματοποίηση αναζητήσεων επωνυμίας εταιρείας
  • διατήρηση επωνυμιών εταιρείας
  • επεξεργασία αιτήσεων για άδειες επιχείρησης.

Τα μητρώα επιτρέπουν στην κυβέρνηση:

  • να μετρά τη φορολογική συμμόρφωση ή τη φοροαποφυγή στον επίσημο τομέα,
  • να συλλέγει στατιστικά στοιχεία για τις επιχειρήσεις ανά τομέα,
  • να προσδιορίζει ποιες εταιρείες πληρούν τα κριτήρια συμμετοχής σε δημόσιους διαγωνισμούς και δημοπρασίες,
  • να προωθεί την προστασία των καταναλωτών σε βιομηχανίες "υψηλού κινδύνου", όπως η προετοιμασία φαρμακευτικών σκευασμάτων και τροφίμων, διασφαλίζοντας ότι ικανοποιούν τα ισχύοντα πρότυπα υγείας, ασφάλειας και περιβαλλοντικής προστασίας.

Τι κάνει το μητρώο επιχειρήσεων αποτελεσματικό

Ένα μητρώο θεωρείται αποτελεσματικό όταν έχει τη μορφή ολοκληρωμένης ηλεκτρονικής βάσης δεδομένων, ενιαίου σημείου εξυπηρέτησης ή διαδικτυακής πλατφόρμας εγγραφής με αυξανόμενη δημοτικότητα.

Μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων

Μια αποτελεσματική ηλεκτρονική βάση δεδομένων διατηρεί ενημερωμένες πληροφορίες και έγγραφα για τις νεοεισερχόμενες και τις υπάρχουσες εταιρείες. Οι ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων καθιστούν ευκολότερη την πρόσβαση στις πληροφορίες στο διαδίκτυο ή επιτόπου, σε ένα γραφείο μητρώου.

Στο παρελθόν τα μητρώα τηρούσαν τα αρχεία τους σε έντυπη μορφή, αλλά πλέον τείνουν όλο και περισσότερο να τα αποθηκεύουν και να τα διαχειρίζονται ηλεκτρονικά. Με τον τρόπο αυτόν μειώνονται τα σφάλματα κατά την ενημέρωση των πληροφοριών επιχείρησης και επιταχύνεται η αναζήτηση. Η ηλεκτρονική τήρηση αρχείων διευκολύνει, επίσης, την πρόσβαση σε στατιστικά στοιχεία.

Ένα ενιαίο σημείο εξυπηρέτησης

Ένα ενιαίο σημείο εξυπηρέτησης είναι ένα σημείο εξυπηρέτησης για την ολοκλήρωση διαφόρων διαδικασιών εγγραφής επιχειρήσεων. Μπορεί να είναι ένας αριθμός γραφείων με αντιπροσώπους από διάφορες κρατικές υπηρεσίες, τις οποίες οι ιδιοκτήτες νεοσύστατων επιχειρήσεων πρέπει να επισκεφτούν με τη σειρά. Μερικά ενιαία σημεία εξυπηρέτησης παρέχουν ένα σημείο αλληλεπίδρασης μεταξύ του επιχειρηματία και όλων των κρατικών υπηρεσιών που εμπλέκονται στην εγγραφή της επιχείρησης. Σε αυτήν την περίπτωση, ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης παραδίδει όλα τα έγγραφα που απαιτούνται για την εγγραφή σε έναν υπεύθυνο επικοινωνίας, ο οποίος διανέμει τα έγγραφα στις κατάλληλες υπηρεσίες για επεξεργασία και έγκριση.

Τα ενιαία σημεία εξυπηρέτησης αποκτούν όλο και μεγαλύτερη δημοτικότητα, με πάνω από 100 χώρες να εισάγουν ενιαία σημεία εξυπηρέτησης. Από αυτές, οι 64 είναι οικονομίες χαμηλού ή μεσαίου εισοδήματος.

3 Διαδικτυακές πλατφόρμες εγγραφής

Η εγγραφή της επιχείρησής σας μέσω του διαδικτύου είναι ο αποτελεσματικότερος τρόπος εγγραφής. Σας επιτρέπει να καταθέσετε τα έγγραφα σύστασης ηλεκτρονικά και, μερικές φορές, ακόμη και να ολοκληρώσετε ολόκληρη τη διαδικασία εγγραφής της επιχείρησης μέσω του διαδικτύου.

Στις συνηθέστερες δυνατότητες εγγραφής μέσω του διαδικτύου περιλαμβάνονται:

  • αναζήτηση επωνυμίας εταιρείας στο διαδίκτυο
  • ηλεκτρονική υποβολή των εγγράφων και αιτήσεων
  • υποβολή ετήσιων λογαριασμών μέσω του διαδικτύου
  • ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ διαφορετικών υπηρεσιών.

Για παράδειγμα, στη Σιγκαπούρη και τη Νέα Ζηλανδία οι ιδιοκτήτες νεοσύστατων επιχειρήσεων μπορούν να πραγματοποιήσουν ολόκληρη τη διαδικασία εγγραφής της επιχείρησης στο διαδίκτυο. Χάρη στις συνδέσεις μεταξύ των συστημάτων των διαφόρων υπηρεσιών, μπορούν να εγγράψουν την επιχείρησή τους σε φορολογικές αρχές και αρχές κοινωνικής ασφάλισης στο πλαίσιο της διαδικασίας εγγραφής τους.

Τα πλεονεκτήματα της εγγραφής μέσω του διαδικτύου

Η χρήση διαδικτυακών υπηρεσιών για την εγγραφή της επιχείρησής σας έχει πολλά πλεονεκτήματα. Είναι γρηγορότερη σε σχέση με τα ενιαία σημεία εξυπηρέτησης. Είναι λιγότερο ακριβή σε σχέση με τις έντυπες διαδικασίες εγγραφής και το κόστος είναι ελάχιστο ή και μηδενικό. Ένα άλλο πλεονέκτημα είναι ότι στις οικονομίες που επιτρέπουν την εγγραφή των νεοσύστατων επιχειρήσεων μέσω του διαδικτύου οι πιθανότητες δωροδοκίας ή διαφθοράς είναι λιγότερες, καθώς δεν απαιτείται αλληλεπίδραση με υπαλλήλους.

4 Το Ηνωμένο Βασίλειο απλοποιεί τις διαδικασίες για τις νεοσύστατες επιχειρήσεις

Αν θέλετε να ιδρύσετε μια επιχείρηση στο Ηνωμένο Βασίλειο, πρέπει να εγγραφείτε στο εθνικό μητρώο επιχειρήσεων, το Companies House. Σύμφωνα με τον νόμο περί εταιρειών του 2006 και τον προγενέστερο νόμο του 1985, η εγγραφή όλων των νέων επιχειρήσεων περιορισμένης ευθύνης στο Companies House αποτελεί νομική απαίτηση για την πραγματοποίηση επιχειρηματικών συναλλαγών.

Το Companies House εισήγαγε τη δυνατότητα ηλεκτρονικής κατάθεσης το 2001 για να απλουστεύσει όσο το δυνατόν περισσότερο τη διαδικασία εγγραφής. Η ηλεκτρονική κατάθεση επιτάχυνε, διευκόλυνε και μείωσε το κόστος της διαδικασίας σύστασης σε σχέση με την παλιά μέθοδο επιτόπου εγγραφής στο Companies House. Η ηλεκτρονική κατάθεση τείνει να γίνει ο κανόνας για τις νεοσύστατες επιχειρήσεις στο ΗΒ. Το 2013 πάνω από το 98% των νέων εταιρειών εγγράφηκαν ηλεκτρονικά3.

Για να εγγράψετε μια νέα επιχείρηση στο διαδίκτυο πρέπει απλώς να καταθέσετε τα έγγραφα σύστασης. Η συνολική διαδικασία διαρκεί μόλις μερικές ώρες. Όλα τα έντυπα σύστασης διατίθενται δωρεάν από τον ιστότοπο του Companies House και παρέχονται με αναλυτικές οδηγίες.

Μπορείτε να εγγραφείτε μέσω του διαδικτύου ή στα γραφεία του Companies House, όπου διατίθενται υπολογιστές για ηλεκτρονική εγγραφή.

5 Πώς το Companies House απλούστευσε τη διαδικασία εγγραφής

Το Companies House απλοποίησε τη διαδικασία εγγραφής προσφέροντας τη δυνατότητα εγγραφής μέσω του διαδικτύου. Επίσης, απλοποίησε την προεγγραφή.

Το Companies House κατάφερε να το κάνει αυτό αυξάνοντας την προσβασιμότητα στα δεδομένα του μητρώου. Έτσι, διευκολύνθηκε κατά πολύ η αρχική έρευνα που απαιτείται από μια νεοσύστατη επιχείρηση. Το 1996 το Companies House διέθεσε δωρεάν τις βασικές πληροφορίες σχετικά με τις υπάρχουσες εταιρείες, επιτρέποντας στους ιδρυτές επιχειρήσεων να πραγματοποιούν εύκολα αναζητήσεις επωνυμιών εταιρείας στο διαδίκτυο και στα γραφεία του Companies House.

Σήμερα το Companies House επεξεργάζεται 235 εκατομμύρια δωρεάν αναζητήσεις βασικών πληροφοριών για εταιρείες στο διαδίκτυο ή μέσω της εφαρμογής του για κινητές συσκευές κάθε χρόνο.

Το 2016 το Companies House επέκτεινε τις διαθέσιμες εταιρικές πληροφορίες, περιλαμβάνοντας:

  1. τον αριθμό μητρώου εταιρείας
  2. τη διεύθυνση
  3. την κατάσταση
  4. τα δεδομένα σύστασης
  5. τους λογαριασμούς
  6. τις ημερομηνίες υποβολής των ετήσιων φορολογικών δηλώσεων.

Από τη στιγμή που το Companies House αύξησε την προσβασιμότητα στα δεδομένα, τις ηλεκτρονικές διαδικασίες και τους δωρεάν πόρους για τους ιδρυτές επιχειρήσεων, ο αριθμός των εγγεγραμμένων επιχειρήσεων στο ΗΒ διπλασιάστηκε.

Λίστα πηγών:

  1. Motta, Oviedo and Santini 2010; Klapper and Love 2011

  2. Βλ. παράδειγμα στη διεύθυνση Companies Office of Jamaica

  3. UK Companies House 2013