Πώς να χρησιμοποιείτε τρίτα μέρη κατά τη σύσταση μιας επιχείρησης

Κατανοήστε τα οφέλη και τα έξοδα που θα προκύψουν όταν θα χρησιμοποιήσετε τρίτους

1 Επισκόπηση

Η πρόκληση

Το μεγαλύτερο μέρος του κόστους σύστασης μιας επιχείρησης προκύπτει από τις αμοιβές τρίτων, όπως οι δικηγόροι και οι συμβολαιογράφοι. Η απαίτηση χρήσης συμβολαιογράφων και δικηγόρων ποικίλλει ανάλογα με τη χώρα ή τη γεωγραφική περιφέρεια. Πολλά κράτη έχουν μεταφέρει τη διαδικασία στο διαδίκτυο και προσπαθούν να περιορίσουν τα έξοδα που προκύπτουν για τις νεοσύστατες επιχειρήσεις. Σε αυτόν τον οδηγό θα βρείτε τον μεγάλο αριθμό επιλογών που έχετε στη διάθεσή σας, ανεξάρτητα από το μέρος στο οποίο σκοπεύετε να δραστηριοποιηθείτε.

Ο στόχος σας

Γνωρίζοντας σε ποιες χώρες και περιφέρειες απαιτείται συμβολαιογράφος, μπορείτε κάλλιστα να διατηρήσετε τα επιχειρηματικά σας έξοδα σε χαμηλά επίπεδα, επιτυγχάνοντας ταυτόχρονα την συμμόρφωση της επιχείρησής σας με τους ισχύοντες νόμους και κανόνες.

Έξοδα και οφέλη τρίτων

Οι συμβολαιογράφοι και οι δικηγόροι είναι τρίτα μέρη, τα οποία χρησιμοποιούν οι περισσότερες επιχειρήσεις στα πρώτα στάδια της ίδρυσής τους. Βοηθούν στην αντιμετώπιση πολύπλοκων διαδικασιών και φροντίζουν ώστε οι εταιρείες να διατηρούν τη συμμόρφωσή τους. Οι υπηρεσίες τους, ωστόσο, συχνά κοστίζουν ακριβά, ανάλογα με το πού βρίσκεται η επιχείρησή σας.

2 Συμβολαιογράφοι και μικρές επιχειρήσεις

Οι συμβολαιογράφοι είναι δημόσιοι αξιωματούχοι που διορίζονται από το κράτος και από δημόσιους φορείς για να πιστοποιούν έγγραφα, τα οποία έτσι αποκτούν επίσημο χαρακτήρα. Ο ρόλος τους είναι να είναι αμερόληπτοι. Οι εξουσίες που έχουν οι συμβολαιογράφοι ποικίλλουν ανάλογα με τη χώρα και, ορισμένες φορές, ανάλογα με τη γεωγραφική περιφέρεια.

Για παράδειγμα, στην Ιταλία οι συμβολαιογράφοι αποτελούν τη μόνη αρχή που μπορεί να επικυρώσει συναλλαγές ακινήτων, ενώ έχουν και την αρμοδιότητα να υπογράφουν ιδρυτικές πράξεις εταιρειών.1

Η έκθεση Doing Business της Παγκόσμιας Τράπεζας αναφέρει ότι μικρές νεοσύστατες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν συμβολαιογραφικές υπηρεσίες σε 76 από τις 189 καταγεγραμμένες χώρες παγκοσμίως, ενώ, σε 40 από τις 76 χώρες αυτές, η χρήση συμβολαιογράφου από τις επιχειρήσεις αυτές είναι υποχρεωτική βάσει νόμου.

Το κόστος χρήσης συμβολαιογράφου

Η διαδικασία της συμβολαιογραφικής θεώρησης συχνά είναι δαπανηρή. Τα άτομα που ιδρύουν επιχειρήσεις μπορεί να καταβάλλουν συμβολαιογραφικές αμοιβές που αντιστοιχούν στο 5,6% του κατά κεφαλήν εισοδήματος. Οι τιμές αυτές κορυφώνονται στις χώρες υψηλού εισοδήματος του ΟΟΣΑ, ενώ έπονται οι χώρες της Λατινικής Αμερικής και της Καραϊβικής. Σε ορισμένες χώρες όπως η Κόστα Ρίκα2, οι συμβολαιογραφικές αμοιβές για την εγγραφή επιχειρήσεων καθορίζονται από σχετικούς κανονισμούς. Σε άλλες χώρες, οι συμβολαιογραφικές αμοιβές αποτελούν αντικείμενο διαπραγμάτευσης βάσει των παρεχόμενων υπηρεσιών.

Οι μικρές επιχειρήσεις στις χώρες υψηλού εισοδήματος του Οργανισμού Οικονομικής Συνεργασίας και Ανάπτυξης (ΟΟΣΑ) χρησιμοποιούν ευρέως συμβολαιογράφους στο στάδιο της ίδρυσής τους.

Στην Ιταλία, την Πολωνία και την Ολλανδία, για παράδειγμα, η ιδρυτική πράξη και ο εσωτερικός κανονισμός λειτουργίας μιας εταιρείας συχνά υπογράφονται ενώπιον συμβολαιογράφου.

Περιφέρειες όπου απαιτείται συμβολαιογράφος σε νομικές συναλλαγές, όπως η σύσταση νομικών οντοτήτων, η μεταβίβαση γης και η επικύρωση νομικών εγγράφων:

  • Αφρική
  • Λατινική Αμερική
  • Καραϊβική

Αφρική

Το 2014 το Συμβούλιο Υπουργών του Οργανισμού για την Εναρμόνιση του Εμπορικού Δικαίου στην Αφρική (OHADA) κατέστησε προαιρετική τη χρήση συμβολαιογραφικών υπηρεσιών για τη σύσταση εταιρειών στα 17 κράτη μέλη του, αν και η διαδικασία συμβολαιογραφικής θεώρησης διατηρείται σε πολλές χώρες του OHADA.

Για παράδειγμα, στην Μπουρκίνα Φάσο ο συμβολαιογράφος πιστοποιεί τη δήλωση εγγραφών για την κάλυψη του αρχικού κεφαλαίου επιχειρήσεων.

Οι 17 χώρες του OHADA είναι οι εξής:

  • Ακτή Ελεφαντοστού
  • Γκαμπόν
  • Γουινέα
  • Γουινέα-Μπισάου
  • Ισημερινή Γουινέα
  • Καμερούν
  • Κεντροαφρικανική Δημοκρατία
  • Κονγκό
  • Κομόρες
  • Λαϊκή Δημοκρατία του Κονγκό
  • Μαλί
  • Μπενίν
  • Μπουρκίνα Φάσο
  • Νίγηρας
  • Σενεγάλη
  • Τόγκο
  • Τσαντ

Λατινική Αμερική

Στις χώρες της Λατινικής Αμερικής, οι συμβολαιογραφικές πρακτικές σήμερα ποικίλλουν. Για παράδειγμα, στην Αργεντινή η συμβολαιογραφική θεώρηση του εσωτερικού κανονισμού λειτουργίας μιας εταιρείας δεν είναι υποχρεωτική.

Στη Γουατεμάλα, οι ιδρυτές εταιρειών πρέπει να προσκομίσουν επιστολή συμβολαιογράφου για να ανοίξουν τραπεζικό λογαριασμό.

Ηλεκτρονικά συστήματα

Το επάγγελμα του συμβολαιογράφου έχει προοδεύσει σημαντικά με την εισαγωγή ηλεκτρονικών συστημάτων σε ορισμένες χώρες υψηλού εισοδήματος.

Στο Βέλγιο, για παράδειγμα, με το σύστημα e-notariat οι συμβολαιογράφοι μπορούν να καταθέτουν ηλεκτρονικά σε διάφορες υπηρεσίες την ιδρυτική πράξη μιας εταιρείας και να λαμβάνουν τον αριθμό μητρώου της εταιρείας μέσα σε λίγα λεπτά. Στην Κροατία, οι συμβολαιογράφοι μπορούν να χρησιμοποιούν ένα ηλεκτρονικό σύστημα για να υποβάλλουν έγγραφα στα δικαστήρια.

Νομοθεσία για τους συμβολαιογράφους σε διάφορες χώρες

Στην Ευρώπη και την Κεντρική Ασία, περίπου στο ένα τρίτο των χωρών προβλέπονται συμβολαιογραφικές υπηρεσίες για τη νομιμοποίηση επιχειρήσεων.

Για παράδειγμα, στη Βοσνία Ερζεγοβίνη ο Νόμος του 2002 περί συμβολαιογράφων απαιτεί όλα τα έγγραφα που χρειάζονται για την εγγραφή μιας εταιρείας να συντάσσονται και να επικυρώνονται από συμβολαιογράφο. Στην Τουρκία, τα λογιστικά βιβλία εταιρειών που προβλέπονται από τον νόμο πρέπει να επικυρώνονται από συμβολαιογράφο. Στο Καζακστάν, το πιστοποιητικό εγγραφής στα κρατικά μητρώα πρέπει να επικυρώνεται από συμβολαιογράφο.


  1. Νόμος 89 της 16ης Φεβρουαρίου 1913. 

  2. Στην Κόστα Ρίκα, το σύστημα αμοιβών που καθιερώθηκε με το Εκτελεστικό Διάταγμα 36562-JP της 31ης Ιανουαρίου 2011 (άρθρο 95 (α)), ορίζει την αμοιβή για τη συμβολαιογραφική θεώρηση καταστατικού σύστασης στο ποσό 150.000 κολόν (288 $) για οποιαδήποτε εταιρεία, αν και οι συμβολαιογράφοι μπορούν να διαπραγματεύονται άλλες αμοιβές. 

3 Δικηγόροι και μικρές επιχειρήσεις

Πολλές μικρές επιχειρήσεις προσλαμβάνουν δικηγόρο για τα εξής:

  • προετοιμασία και σύνταξη άρθρων καταστατικού
  • προετοιμασία και σύνταξη συστατικών πράξεων
  • υπογραφή εταιρικών εγγράφων
  • προετοιμασία καταστατικών πράξεων
  • πραγματοποίηση αναζητήσεων επωνυμίας
  • σύνταξη εταιρικών πράξεων

Η χρήση νομικών υπηρεσιών για την εγγραφή της εταιρείας σας στο μητρώο εταιρειών μπορεί να αυξήσει τα έξοδα σύστασής της. Τα έξοδα νομικών υπηρεσιών μπορεί να είναι υψηλότερα από αυτά των συμβολαιογραφικών υπηρεσιών. Στην έκθεση Doing Business της Παγκόσμιας Τράπεζας αναφέρεται ότι σε περίπου 17 χώρες υπάρχει νομοθεσία που απαιτεί τη χρήση νομικών υπηρεσιών για την εγγραφή εταιρειών στα αντίστοιχα μητρώα.

Στις Μπαχάμες, για παράδειγμα, η σύνταξη των δικαιολογητικών εγγραφής μιας εταιρείας πρέπει να γίνεται από δικηγόρο.

Πότε να χρησιμοποιείτε νομικές υπηρεσίες

Εάν η διαδικασία σύστασης της επιχείρησής σας πρόκειται να είναι πολύπλοκη και να αντιμετωπίσει πολλά γραφειοκρατικά εμπόδια, θα πρέπει να εξετάσετε την περίπτωση να χρησιμοποιήσετε επαγγελματικές νομικές υπηρεσίες. Η πρόσληψη δικηγόρου μπορεί να κοστίζει ακριβά, όμως μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να εξασφαλίσει την ομαλή εξέλιξη της διαδικασίας.

Οι νεοσύστατες επιχειρήσεις χρειάζονται νομικές συμβουλές, ακόμα και σε χώρες όπου αυτό δεν απαιτείται από τον νόμο. Έτσι εξασφαλίζεται η ομαλή εξέλιξη της διαδικασίας εγγραφής της επιχείρησης, δεδομένου ότι η διαδικασία αυτή συχνά είναι πολύπλοκη.

Παραδείγματα νομικών υπηρεσιών που παρέχονται σε διάφορες χώρες, σύμφωνα με δεδομένα της έκθεσης Doing Business:

  • Στην Μπολιβαριανή Δημοκρατία της Βενεζουέλας απαιτείται νομικός έλεγχος των εγγράφων σύστασης μιας εταιρείας από δικηγόρο. Η διαδικασία αυτή μπορεί να διαρκέσει έως πέντε ημέρες, ενώ κοστίζει περισσότερο από το 87% του κατά κεφαλήν εισοδήματος.

  • Στην Αγία Λουκία απαιτείται η πραγματοποίηση αναζήτησης εταιρικής επωνυμίας από δικηγόρο, ο οποίος και πρέπει να εγκρίνει την προτεινόμενη ονομασία. Από τη στιγμή που το Εμπορικό Μητρώο θα εγγυηθεί την έγκριση της εταιρικής επωνυμίας, τα έγγραφα σύστασης συντάσσονται από δικηγόρο, ενώ η διαδικασία αυτή διαρκεί δύο ημέρες και κοστίζει το 18% του κατά κεφαλήν εισοδήματος.

  • Στη Λατινική Αμερική και την Καραϊβική υπάρχει ο μεγαλύτερος αριθμός χωρών όπου οι νεοσύστατες επιχειρήσεις προσλαμβάνουν δικηγόρους για την εγγραφή τους.

  • Στην Αντίγκουα και Μπαρμπούντα απαιτείται από τους ιδιοκτήτες νέων επιχειρήσεων δήλωση δικηγόρου, στην οποία να αναφέρεται ότι οι ιδιοκτήτες δεν έχουν πτωχεύσει, έχουν σώας τα φρένας και είναι ηλικίας άνω των 18 ετών. Οι ιδιοκτήτες νεοσύστατων επιχειρήσεων πρέπει επίσης να αναθέτουν σε δικηγόρο τη σύνταξη όλων των εγγράφων σύστασης, συμπεριλαμβανομένης της δήλωσης διεύθυνσης και του καταστατικού σύστασης.

  • Στο Εκουαδόρ απαιτείται η ανάθεση της σύνταξης του καταστατικού νέας εταιρείας σε δικηγόρο.

  • Στη Βολιβία, οι ιδιοκτήτες νεοσύστατων επιχειρήσεων υποχρεούνται να προσλαμβάνουν δικηγόρο για τη σύνταξη του καταστατικού, του εσωτερικού κανονισμού λειτουργίας και των ιδρυτικών πράξεων των επιχειρήσεών τους. Το σύστημα αμοιβών που καθορίζεται από τον δικηγορικό σύλλογο της Βολιβίας προβλέπει ελάχιστη αμοιβή για τη σύσταση εταιρείας, η οποία ανέρχεται περίπου στο 42% του κατά κεφαλήν εισοδήματος, συν 2% του εταιρικού κεφαλαίου.

Χώρες όπου δεν χρησιμοποιούνται νομικές υπηρεσίες

Στην Υποσαχάρια Αφρική σπάνια χρησιμοποιούνται νομικές υπηρεσίες για τη διαδικασία σύστασης εταιρείας, αν και η πρακτική αυτή είναι συνηθέστερη στο Νότιο Σουδάν, τη Σουαζιλάνδη και την Ουγκάντα.

Αρκετές άλλες χώρες της Υποσαχάριας Αφρικής υλοποίησαν πρόσφατα μεταρρυθμίσεις που εξάλειψαν την ανάγκη χρήσης νομικών υπηρεσιών κατά τη σύσταση εταιρείας.

Για παράδειγμα, το 2009 στη Λιβερία θεσπίστηκε η χρήση τυπικών εντύπων για τα καταστατικά σύστασης, τα οποία διατίθενται σε διάφορες δημόσιες υπηρεσίες στη Μονρόβια. Με τα έντυπα αυτά, οι ιδιοκτήτες νεοσύστατων επιχειρήσεων μπορούν να εγγράφουν τις επιχειρήσεις τους στα σχετικά μητρώα, χωρίς δικηγόρο.

Το 2009 η κυβέρνηση της Νότιας Αφρικής δήλωσε ότι οι νεοσύστατες επιχειρήσεις δεν υποχρεούνταν πλέον να υποβάλλουν έγγραφα μέσω δικηγόρου.

4 Κόστος νομικών υπηρεσιών

Στις χώρες υψηλού εισοδήματος του ΟΟΣΑ, η μέση συμβολαιογραφική αμοιβή για μια νεοσύστατη επιχείρηση είναι σχεδόν τετραπλάσια της μέσης αμοιβής δικηγόρου.

Αν και το κόστος χρήσης δικηγόρων για τη σύσταση εταιρειών είναι υψηλό, το όφελος είναι ότι, από τη στιγμή της πρόσληψης δικηγόρου, για την ολοκλήρωση της διαδικασίας σύστασης συνήθως δεν απαιτείται μεγάλο χρονικό διάστημα.

Παγκοσμίως κατά μέσο όρο, για την ολοκλήρωση των διαδικασιών που περιλαμβάνουν τη χρήση υπηρεσιών δικηγόρου απαιτούνται μόλις δύο ημέρες, ενώ για τις διαδικασίες που περιλαμβάνουν τη χρήση υπηρεσιών συμβολαιογράφου απαιτείται υπερδιπλάσιος χρόνος.

Στην Ευρώπη και την Κεντρική Ασία, το μέσο κόστος των δικηγορικών υπηρεσιών για την εγγραφή εταιρειών είναι το δεύτερο υψηλότερο παγκοσμίως.

Ορισμένα παραδείγματα κόστους δικηγορικών υπηρεσιών παγκοσμίως:

Στην Κύπρο, ο νόμος απαιτεί τη σύνταξη της ιδρυτικής πράξης και του καταστατικού από δικηγόρο, με τη σχετική επιβάρυνση για μια μικρή ή μεσαία επιχείρηση να ανέρχεται στο ποσό των 1.000 £ περίπου.

Στην Ουγγαρία, μια νεοσύστατη επιχείρηση υποχρεούται να προσλάβει πρώτα δικηγόρο για την εκπροσώπησή της, τη δημιουργία της εταιρικής πράξης και τη σύνταξη όλων των άλλων ιδρυτικών εγγράφων. Η χρήση δικηγόρου απαιτείται μέσω της διαδικασίας εγγραφής. Το κόστος ποικίλλει ανάλογα με την πολυπλοκότητα της υπόθεσης και μπορεί να ανέλθει περίπου στο 7% του κατά κεφαλήν εισοδήματος.

Κατά μέσο όρο, το κόστος πρόσληψης δικηγόρου από μια επιχείρηση για την παροχή βοήθειας κατά τη σύστασή της ανέρχεται στο 18% του κατά κεφαλήν εισοδήματος και υπερβαίνει το μέσο κόστος των συμβολαιογραφικών υπηρεσιών.

5 Αναμορφώσεις και καλές πρακτικές

Πώς μπορούν να εμπλακούν τρίτα μέρη στη σύσταση της επιχείρησής σας.

Η χρήση των υπηρεσιών τρίτων μερών στη σύσταση μιας επιχείρησης αποτελεί συνήθη και καθιερωμένη διαδικασία. Ωστόσο, η χρήση τρίτων μερών συχνά είναι χρονοβόρα και δαπανηρή. Γι' αυτό οι κυβερνήσεις πολλών χωρών έχουν καταστήσει τη χρήση υπηρεσιών τρίτων μερών προαιρετική.

Για παράδειγμα, στο Μπουρούντι θεσπίστηκε νομοθεσία το 2011 με την οποία καταργήθηκε η ανάγκη συμβολαιογραφικής θεώρησης των καταστατικών σύστασης εταιρειών. Έτσι, το κόστος εγγραφής μιας επιχείρησης μειώθηκε κατά 21% και ο αντίστοιχος χρόνος κατά τέσσερις ημέρες.

Τα οφέλη των διαδικτυακών συστημάτων σύστασης εταιρειών

Ορισμένα κράτη έχουν ενθαρρύνει τη χρήση διαδικτυακών πλατφορμών εγγραφής, προκειμένου να μειωθεί το κόστος που σχετίζεται με υπηρεσίες τρίτων μερών. Σε αυτά τα διαδικτυακά συστήματα συνήθως δεν χρειάζεται η συμμετοχή δικηγόρου ή συμβολαιογράφου ως ενδιάμεσου για την επικύρωση εταιρικών εγγράφων και την ολοκλήρωση της διαδικασίας εγγραφής. Οι πλατφόρμες αυτές συχνά επιτρέπουν τη χρήση ψηφιακών μορφών ταυτοποίησης, όπως των ηλεκτρονικών υπογραφών, οι οποίες αντικαθιστούν εν μέρει τον ρόλο του συμβολαιογράφου.

Για παράδειγμα, στη Γερμανία1 η ηλεκτρονική εγγραφή έγινε υποχρεωτική σε όλα τα κρατίδια και επιτράπηκε η διαδικτυακή δημοσίευση ανακοινώσεων σύστασης εταιρειών, με αποτέλεσμα ο χρόνος σύστασης να μειωθεί κατά έξι ημέρες.

Το 2013 η κυβέρνηση της Χιλής απλοποίησε τη διαδικασία σύστασης εταιρείας, επιτρέποντας στους επιχειρηματίες να πραγματοποιούν εγγραφή συγκεκριμένων τύπων νομικών οντοτήτων δωρεάν στο διαδίκτυο. Με την αλλαγή αυτή μειώθηκε ο απαιτούμενος χρόνος για τη συμβολαιογραφική επικύρωση καταστατικών, από δύο ημέρες σε μία.

Τελικό συμπέρασμα

Η χρήση νομικών και συμβολαιογραφικών υπηρεσιών προσφέρει τη σιγουριά και την ηρεμία που συνεπάγεται η συμμόρφωση με τον νόμο. Έχετε υπόψη από την πρώτη στιγμή ότι οι υπηρεσίες αυτές λειτουργούν αθροιστικά και συμπεριλάβετε το δεδομένο αυτό στα έξοδα σύστασης της επιχείρησής σας. Αξίζει να εξετάσετε την περίπτωση χρήσης ηλεκτρονικών διαδικασιών εγγραφής, εφόσον αυτό επιτρέπεται, έτσι ώστε να μειώσετε το κόστος.


  1. Στη Γερμανία, η ηλεκτρονική εγγραφή και δημοσίευση κατέστησαν δυνατές με τον Νόμο περί τήρησης ηλεκτρονικών εμπορικών μητρώων, μητρώων συνεταιρισμών και του μητρώου εταιρειών, ο οποίος τέθηκε σε ισχύ την 1η Ιανουαρίου 2007.