Firmengründung mithilfe externer Dienstleister

Vorteile und Kosten von externen Dienstleistern

1 Übersicht

Der größte Kostenfaktor bei der Gründung eines neuen Unternehmens sind die Gebühren für Dienstleister wie Anwälte und Notare. Ob Sie deren Dienste in Anspruch nehmen müssen, hängt von Land und Region ab. Vielerorts kann der gesamte Prozess online abgeschlossen werden. Für Start-up-Unternehmen ergibt sich dadurch ein großer Kostenvorteil. Sie sollten sich am besten vorab darüber informieren, in welchen Ländern und Regionen für Firmengründungen die Dienste eines Notars erforderlich sind. So können Sie die Geschäftsausgaben begrenzen und stellen sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten Gründer in den verschiedenen Ländern haben.

Kosten und Vorteile externer Dienstleister

Bei einer Firmengründung werden meist Anwälte und Notare hinzugezogen. Sie kennen die übliche Vorgehensweise und sorgen dafür, dass alles reibungslos und ordnungsgemäß verläuft. Je nach Standort Ihres Unternehmens können hier aber hohe Kosten anfallen.

2 Notare und Kleinunternehmen

Ein Notar ist eine amtlich bestellte Person, die Beglaubigungen und Beurkundungen von Dokumenten ausstellt. Dabei ist er zur Unabhängigkeit und Unparteilichkeit verpflichtet. Die Befugnisse eines Notars sind je nach Land und Region verschieden.

In Italien beispielsweise werden Grundstücksgeschäfte ausschließlich über einen Notar abgewickelt. Auch Firmengründungen bedürfen einer notariellen Beurkundung.[^1]

Dem Doing Business-Bericht der Weltbank zufolge sind an der Neugründung eines Kleinunternehmens in 76 von 189 gelisteten Volkswirtschaften weltweit Notare beteiligt, wobei eine notarielle Beteiligung in nur 40 dieser 76 Länder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Notarkosten

Eine notarielle Beurkundung kann teuer sein. Die Notargebühren für die Gründung eines Unternehmens können bis zu 5,6 % des Pro-Kopf-Einkommens betragen. In einkommensstarken OECD-Ländern sind die Kosten am höchsten, gefolgt von Lateinamerika und der Karibik. In einigen Ländern wie Costa Rica[^2] gibt es eine Gebührenordnung, in der die Notarkosten für eine Firmeneintragung geregelt sind. In anderen Ländern wird einfach nach Aufwand und Leistungsumfang abgerechnet.

In den OECD-Ländern (Organisation for Economic Co-operation and Development, Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung) ist es üblich, einen Notar zur Gründung eines Kleinunternehmens hinzuzuziehen.

In Italien, Polen und den Niederlanden zum Beispiel werden die Gründungsurkunde und die Satzung des Unternehmens vor einem Notar erstellt.

In den folgenden Regionen müssen Rechtsgeschäfte wie Firmengründungen, Grundstücksübertragungen und Beurkundungen notariell beglaubigt werden:

  • Afrika
  • Lateinamerika
  • Karibik

Afrika

2014 hat die Ministerkonferenz der Organisation für die Harmonisierung des Handelsrechts in Afrika (Organisation for the Harmonisation of Business Law in Africa, OHADA) das Hinzuziehen eines Notars bei Firmenneugründungen in den 17 Mitgliedsstaaten der OHADA freigestellt. Dennoch besteht in vielen OHADA-Ländern weiterhin Beurkundungspflicht.

In Burkina Faso beglaubigt ein Notar zum Beispiel auch die Erklärung zur Zeichnung des Gründungskapitals.

Die OHADA besteht aus den folgenden 17 Mitgliedsstaaten:

  • Benin
  • Burkina Faso
  • Kamerun
  • Zentralafrikanische Republik
  • Tschad
  • Komoren
  • Elfenbeinküste
  • Demokratische Republik Kongo
  • Äquatorialguinea
  • Gabun
  • Guinea
  • Guinea-Bissau
  • Mali
  • Niger
  • Republik Kongo
  • Senegal
  • Togo

Lateinamerika

In Lateinamerika gibt es kein einheitliches Bild, was die Inanspruchnahme notarieller Dienstleistungen angeht. Zum Beispiel ist eine Firma in Argentinien nicht verpflichtet, ihre Satzung notariell beglaubigen zu lassen.

In Guatemala wiederum müssen Firmengründer ein notarielles Schreiben vorweisen können, um ein Bankkonto zu eröffnen.

Elektronische Systeme

Der Berufsstand des Notars hat sich in einigen einkommensstarken Ländern mit der Einführung elektronischer Systeme stark verändert.

In Belgien gibt es das E-Notariat. Die Gründungsunterlagen werden elektronisch eingereicht und an die verschiedenen Ämter weitergeleitet. Binnen Minuten erhält der Gründer eine Handelsregisternummer. In Kroatien wiederum reichen Notariate ihre Unterlagen elektronisch bei Gericht ein.

Notarrecht nach Land

In einem Drittel der Volkswirtschaften Europas und Zentralasiens sind Notare an der Geschäftsgründung beteiligt.

Das 2002 verabschiedete Notargesetz in Bosnien und Herzegowina sieht zum Beispiel vor, dass alle für die Eintragung einer Gesellschaft erforderlichen Dokumente durch einen Notar erstellt und beglaubigt werden. In der Türkei muss die Buchhaltung eines Unternehmens notariell beglaubigt werden, in Kasachstan der Handelsregisterauszug.

[^1] Gesetz 89 vom 16. Februar 1913

[^2] Laut der durch Rechtsverordnung 36562-JP (Abschnitt 95 a) vom 31. Januar 2011 in Costa Rica festgeschriebenen Gebührenordnung wird für die notarielle Beurkundung eines Gesellschaftsvertrags, unabhängig vom Unternehmen, ein Betrag von 150.000 Colones (288 $) fällig. Allerdings sind Notare weiterhin frei in ihrer Gebührengestaltung.

3 Anwälte und Kleinunternehmen

Kleine Unternehmen wenden sich an einen Anwalt, um

  • Vertragsklauseln zu formulieren,
  • den Gesellschaftsvertrag auszuarbeiten,
  • offizielle Dokumente zu unterzeichnen,
  • die Unternehmenssatzung zu erstellen,
  • Firmennamen zu finden und
  • Gründungsurkunden zu entwerfen.

Wenn Sie bei der Firmengründung juristische Dienstleistungen in Anspruch nehmen, kann dies zusätzliche Kosten verursachen. Anwälte sind dabei nicht selten teurer als Notare. Der Doing Business-Bericht der Weltbank besagt, dass in rund 17 Volkswirtschaften Gesetze gelten, die eine Unternehmensregistrierung durch einen Anwalt vorschreiben.

Auf den Bahamas zum Beispiel müssen die zur Unternehmensregistrierung erforderlichen Dokumente durch einen Anwalt erstellt werden.

Wann Sie Rechtsberatung in Anspruch nehmen sollten

Wenn der Gründungsprozess komplex und mit vielen bürokratischen Hürden verbunden ist, sollten Sie professionelle Rechtsberatung in Erwägung ziehen. Ein Anwalt ist zwar teuer, kann aber Zeit sparen und für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

Auch in Ländern ohne entsprechende gesetzliche Vorschriften nehmen Start-up-Unternehmen in der Regel Rechtsberatung in Anspruch. Sie erwarten sich davon einen reibungslosen Ablauf ihrer Firmengründung, die durchaus komplex sein kann.

Hier einige Beispiele für in verschiedenen Ländern angebotene juristische Dienstleistungen, die in Doing Business erwähnt werden:

  • In Venezuela müssen die zur Firmengründung erforderlichen Unterlagen durch einen Anwalt vorbereitet und geprüft werden. Das kann bis zu fünf Tage dauern und mehr als 87 % eines Pro-Kopf-Einkommens kosten.

  • In St. Lucia muss ein Anwalt prüfen, ob der designierte Firmenname noch verfügbar ist. Sobald der Firmenname durch das Handelsregister bestätigt wurde, bereitet der Anwalt die Gründungsunterlagen vor. Das dauert in der Regel zwei Tage und kostet 18 % eines Pro-Kopf-Einkommens.

  • In Lateinamerika und der Karibik ist der Anteil an Start-up-Unternehmen, die zur Firmengründung einen Anwalt hinzuziehen, am höchsten.

  • Antigua und Barbuda verlangt von den Inhabern eines neuen Unternehmens die Vorlage einer anwaltlichen Bestätigung, dass sie über 18 Jahre alt, geistig gesund und nicht bankrott sind. Außerdem müssen die Gründungsunterlagen durch einen Anwalt erstellt werden, einschließlich der Eintragung des Firmensitzes und der Gründungsurkunde.

  • In Ecuador muss die Firmensatzung bei Neugründungen durch einen Anwalt ausgearbeitet werden.

  • Bolivien verlangt von Start-up-Unternehmen, den Gesellschaftsvertrag, die Satzung und die Betriebsverfassung durch einen Anwalt erstellen zu lassen. In der Gebührenverordnung der bolivianischen Anwaltskammer ist ein Mindestbetrag für Firmenneugründungen geregelt. Dieser beläuft sich auf 42 % des Pro-Kopf-Einkommens zuzüglich 2 % des Firmenkapitals.

Länder, in denen Rechtsberatung bei Firmengründung unüblich ist

In Subsahara-Afrika sind Rechtsberater eher selten am Firmengründungsprozess beteiligt. Am üblichsten ist dies noch im Südsudan sowie in Swasiland und Uganda.

In mehreren anderen Ländern der Region sind seit Kurzem Reformen in Kraft getreten, die die Notwendigkeit von juristischer Beratung bei der Gründung eines Unternehmens überflüssig gemacht haben.

So gibt es in Liberia seit 2009 Standardvorlagen für Firmensatzungen, die bei verschiedenen Ämtern in Monrovia erhältlich sind. Gründer können diese Unterlagen verwenden, um ihr Gewerbe ohne anwaltliche Hilfe zu registrieren.

Ebenfalls seit 2009 gilt in Südafrika, dass Start-up-Unternehmen ihre Gründungsunterlagen nicht mehr zwingend durch einen Anwalt einreichen lassen müssen.

4 Kosten für die Rechtsberatung

In einkommensstarken OECD-Ländern sind die Notarkosten bei einer Firmengründung fast viermal höher als die sonst üblichen durchschnittlichen Rechtsberatungsgebühren.

Auf Firmengründungen spezialisierte Anwälte kosten zwar Geld, doch der Registereintrag erfolgt dafür normalerweise zügig.

Im weltweiten Vergleich dauert ein Registereintrag über einen Anwalt zwei Tage, während ein Notar fast doppelt so viel Zeit benötigt.

Im Schnitt fallen in Europa und Zentralasien die zweithöchsten Anwaltskosten für die Gewerbeanmeldung an.

Hier einige Beispiele für in verschiedenen Ländern übliche Anwaltskosten:

  • In Zypern muss der Gesellschaftsvertrag zwingend durch einen Anwalt erstellt werden. Ein kleines bis mittleres Unternehmen zahlt dafür rund 1.000 £.

  • In Ungarn muss das neu zu gründende Unternehmen zuerst einen Anwalt als rechtlichen Vertreter benennen, eine Gründungsurkunde erstellen und alle anderen erforderlichen Dokumente vorbereiten. Der Anwalt begleitet seine Klienten durch den gesamten Registrierungsprozess. Die genauen Kosten variieren je nach Aufwand und können bis zu 7 % des Pro-Kopf-Einkommens betragen.

Im Schnitt zahlt ein Unternehmen 18 % des Pro-Kopf-Einkommens, wenn es die Dienste eines Anwalts zur Gründung in Anspruch nimmt – mehr als für einen Notar.

5 Reformen und bewährte Methoden

Die Rolle externer Dienstleister bei der Firmengründung

Bei einer Firmengründung werden in der Regel die Dienstleistungen Dritter in Anspruch genommen. Das kann zeit- und kostenaufwendig sein. Deshalb sind verschiedene Länder dazu übergegangen, die Inanspruchnahme von externen Dienstleistungen freizustellen.

So hat zum Beispiel Burundi 2011 ein Gesetz erlassen, das eine notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags überflüssig macht. Die Gewerbeanmeldungskosten sind dadurch um 21 % gesunken und der gesamte Vorgang hat sich um vier Tage verkürzt.

Vorteile von Registerportalen

Um die Kosten durch externe Dienstleister zu senken, fördern einige Staaten die Verwendung von Registerportalen im Internet. Diese haben den Vorteil, dass die Beglaubigung von Formularen und Dokumenten sowie die Gewerbeanmeldung ohne Beteiligung eines Anwalts oder Notars erfolgen kann. Dabei sind auch digitale Identitätsnachweise wie elektronische Unterschriften üblich, die ebenfalls eine typische notarielle Aufgabe ersetzen.

In Deutschland[^3] zum Beispiel ist die elektronische Registereintragung in allen Bundesländern verpflichtend und Unternehmen können entsprechende Bekanntmachungen online veröffentlichen. Dadurch konnte die Zeit zur Gewerbeanmeldung um sechs Tage verkürzt werden.

Die chilenische Regierung startete 2013 eine Initiative zur Vereinfachung von Firmengründungen, die es Gründern ermöglicht, bestimmte Arten von Unternehmen kostenlos online zu registrieren. Anstelle von zwei Tagen dauert die notarielle Beglaubigung des Gesellschaftsvertrags jetzt nur noch einen Tag.

Fazit

Dienstleistungen von Anwälten und Notaren bieten zusätzliche rechtliche Sicherheit. Die dafür entstehenden Kosten sollten Sie aber von Anfang an in Ihrer Gründungsplanung berücksichtigen. Wir empfehlen, dass Sie sich informieren, ob sich die Nutzung elektronischer Registerportale – sofern gesetzlich zulässig – für Sie lohnen würde.

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[^3] In Deutschland ist die elektronische Registrierung und Veröffentlichung durch das am 1. Januar 2007 in Kraft getretene Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister geregelt.