Sourcing: Die 11 häufigsten Fehler ausländischer Käufer in China

Lassen Sie sich bei Ihren Einkäufen in China nicht aufs Glatteis führen!

Sourcing: Die 11 häufigsten Fehler ausländischer Käufer in China

Inhalt und Foto: Aussenwirtschaft Austria

In den letzten Jahren stiegen unsere Importe aus China laufend. China wird auch in Zukunft ein wichtiger Sourcing-Markt für österreichische Unternehmen bleiben, auch wenn sich das Angebot der Waren und die Preisstruktur derzeit im Wandel befindet. Aktuelle Informationen zur chinesischen Wirtschaft finden Sie immer hier.

Der Preis alleine soll und darf jedoch nicht ausschlaggebend für die Wahl des Lieferanten sein. Ein optimaler und strukturierter Beschaffungsprozess ist unabdingbar für das erfolgreiche Sourcing im Ausland; nur so kann man viele potenzielle Problemquellen schon von Anfang an vermeiden.

Wir haben Ihnen, basierend auf vielen unglücklichen Erfahrungen österreichischer und internationaler Unternehmer mit chinesischen Lieferanten, die 11 häufigsten Fehlerquellen (und deren Lösungen) beim „Sourcing“ in China zusammengetragen.

1 Mangelnde Spezifikationen

Dem Lieferanten sollten keinerlei Freiheiten bezüglich des Produktdesigns überlassen werden. Denn mangelnde Spezifikationen führen sehr häufig dazu, dass das finale Produkt erhebliche Unterschiede zum ursprünglichen Konzept aufweist.

Lösung: Beim Einkauf aus China ist es notwendig, detaillierte Spezifikationen vorzugeben, sodass kein Raum für Fehlinterpretationen entsteht. Alle Produkteigenschaften sollten bis ins Kleinste genau definiert und vertraglich (schriftlich!) festgehalten und dokumentiert werden. Denken Sie dabei auch an Details, die Sie in Europa als selbstverständlich voraussetzen würden.

2 Unkenntnis der wahren Kosten

Chinas günstige Fertigungsprozesse klingen häufig zu gut, um wahr zu sein. Österreichische Auftraggeber sind jedoch regelmäßig zu klein, um für den chinesischen Lieferanten zum „Key Account“ zu werden.

Lösung: Wenn nicht zumindest ein ganzer Container gefüllt werden kann, empfiehlt es sich häufig, die Waren bei Großhändlern und nicht direkt beim Hersteller abzunehmen. Vergessen Sie auch nicht, neben dem reinen Produktpreis u.a. zusätzliche Kosten (Fertigungsmittel, Transport, Wechselkursschwankungen, etc.) zu beachten, die den Ursprungspreis nochmals deutlich anwachsen lassen.

3 Mangelnde Überprüfung von Lieferant und Produkt

Lassen Sie sich nicht blauäugig vom schönen Schein des Unternehmens auf der Handelsmesse blenden - die Realität kann nur mittels eines Besuchs der Fabrik (und einer Kopie der Geschäftslizenz sowie Referenzkunden) in Erfahrung gebracht werden.

Lösung: Prüfen Sie alle Informationen, die Sie vom Lieferanten erhalten. Kontrollieren Sie nach Möglichkeit Fabriken, Produkte, Zertifikate und Inhaltsstoffe. Die AußenwirtschaftsCenter in China bieten die Prüfung der Echtheit der Geschäftslizenz sowie eine allgemeine Lieferantenüberprüfung an. Für weitere Überprüfungen, wie zum Beispiel der finanziellen Lage des Unternehmens oder der herrschenden Arbeitsbedingungen, können externe Berater eingeschaltet werden. Die AußenwirtschaftsCenter vermitteln gerne entsprechende Kontakte.

4 „Falling for the Golden Sample“

Firmenüberprüfungen und Qualitätskontrollen sind im chinesischen Sourcing-Geschäft essentiell. Lieferanten werden stets die perfekten Musterprodukte („Golden Sample“) präsentieren, um sich Verträge zu sichern, obgleich die tatsächliche Qualität des Endprodukts deutlich schlechter sein kann als die des ursprünglichen Musters. Lösung: Um sicherzustellen, dass das Produkt von guter Qualität ist und internationale Standards einhält, ist es hilfreich, externe Experten für Qualitätskontrolle zu engagieren, welche die Produktionsstätte sowie das Endprodukt inspizieren. Die Qualitätskontrolle sollte im Idealfall mehrfach während der Produktion sowie zusätzlich nach Verpackung der Waren stichprobenartig erfolgen.

Die AußenwirtschaftsCenter in China empfehlen Ihnen gerne geeignete Qualitätsprüfer vor Ort!

5 Schwierigkeiten in der Kommunikation

Nur wenige chinesische Lieferanten zeigen Interesse, ihre Kunden über den Produktionsstand auf dem Laufenden zu halten – deshalb ist der Käufer für das Projektmanagement verantwortlich. Ein weit verbreitetes Problem ist die fehlende Kommunikation: Es ist üblich, dass sich Lieferanten auch längere Zeit nicht melden, allerdings bedeuten keine Nachrichten nicht auch zwingend gute Nachrichten.

Lösung: Der Schlüssel zu erfolgreicher Kommunikation ist, eine gute Beziehung zum Lieferanten aufzubauen. Investieren Sie Zeit und suchen Sie den persönlichen Kontakt. Dies erhöht die Bereitschaft, Probleme zu kommunizieren.

Die AußenwirtschaftsCenter in China helfen Ihnen gerne dabei, Kommunikationsprobleme mit chinesischen Lieferanten aus dem Weg zu räumen.

6 Das Vorleistungsrisiko ignorieren

Manche chinesischen Lieferanten beginnen erst nach erfolgtem Auftrags- und Zahlungseingang mit dem Einkauf der benötigten Produktionsmittel (Rohstoffe, Maschinen). Das Risiko für sämtliche getätigte Vorleistungen trägt der Käufer, der durch seine vorab bezahlten Beträge dem Lieferanten de facto einen Mini-Kredit finanziert.

Lösung: Akzeptieren Sie keinesfalls eine vollständige Vorauszahlung. Seien Sie sich des Risikos bewusst, dass jede im Voraus bezahlte Summe im Zweifel unwiederbringlich verloren sein kann.

7 „Falling for the Red Carpet“

Ein sehr weit verbreitetes Szenario: Sie treffen den Lieferanten Ihrer Träume auf einer Handelsmesse, und dieser rollt Ihnen sogleich den roten Teppich aus. Ein Problem entsteht, wenn der Käufer von der Gastfreundschaft des Lieferanten überwältigt wird und das Gefühl hat, bereits ein freundschaftliches Verhältnis mit dem Lieferanten zu pflegen.

Lösung: Lassen Sie sich als Käufer nicht von der Gastfreundschaft des Lieferanten blenden. Natürlich sollte eine gute Beziehung aufgebaut werden, dies braucht allerdings Zeit.

8 Undichte Verträge

Jedes China-Geschäft verdient einen Vertrag! Tatsächlich kann nicht genug auf die Wichtigkeit hingewiesen werden, bei der Bestellung in China einen Kaufvertrag zu unterzeichnen.

Lösung: Bevor man die erste Bestellung abgibt, sollte man immer einen zweisprachigen Vertrag unterzeichnen, da in China nur chinesische Verträge offiziell anerkannt werden. In den Vertrag gehören auch Regelungen zur Gewährleistung und zur Vorgehensweise bei Streitigkeiten. Eine Schlichtungsklausel ist empfehlenswert, denn es ist für beide Parteien einfacher und günstiger, sich im Streitfall außergerichtlich zu einigen.

Weitere wichtige Vertragsklauseln und Beratung erhalten Sie bei unseren AußenwirtschaftsCentern in China.

9 Verspätete Registrierung von geistigem Eigentum

Marken sollten nicht nur im Heimatland, sondern unbedingt auch in China registriert werden. Hierfür braucht man keinen eigenen Unternehmensstandort in China, sondern kann jeden offiziell registrierten Patentanwalt kontaktieren. Achtung: im chinesischen Recht gilt das First-to-register-Prinzip und nicht das First-to-use-Prinzip, wie in vielen westlichen Ländern. Folglich ist in China derjenige, der ein Markenzeichen zuerst registriert, auch dessen Eigentümer.

Lösung: Denken Sie möglichst frühzeitig daran, Ihr geistiges Eigentumsrecht in China schützen zu lassen. Die Durchsetzung von korrekt registrierten Rechten funktioniert in China vergleichsweise gut. Zu Problemen kommt es jedoch, wenn andere Firmen die Rechte zuvor registriert haben oder keine Regelung getroffen wurde.

Die AußenwirtschaftsCenter in China empfehlen Ihnen gerne geeignete Patentanwälte für die Registrierung von Markenrechten, Designpatenten usw.

10 Blindes Vertrauen in die Integrität des Partners

Vielen chinesischen Produktherstellern ist das Konzept der Loyalität gegenüber dem Geschäftspartner fremd. Die Schaffung einer Win-Win-Situation, von der sowohl Lieferant als auch Kunde profitieren, wird häufig nicht als Ziel gesehen.

Lösung: Geschäftsbeziehungen mit chinesischen Lieferanten sollten ständig überwacht, die bestellten Produkte auch bei bestehender Lieferbeziehung immer wieder auf ihre Qualität überprüft werden (z.B. durch Qualitätskontrolle in der Fabrik, bei Verpackung, bei Auslieferung, etc.). Beschäftigen Sie sich auch mit der chinesischen Kultur, denn nur so können Sie Ihren Lieferanten verstehen und kulturell bedingte Kommunikationsprobleme vermeiden.

11 Blindes Vertrauen in die Rechtsdurchsetzbarkeit

Während das geltende chinesische Recht zu vielen Themen klare Regelungen bereithält, ist die Rechtsdurchsetzung in der Volksrepublik China oft unbefriedigend. Einer gütlichen Einigung mit dem Lieferanten ist in den meisten Fällen der Vorzug vor einer (unsicheren) gerichtlichen Durchsetzung von Rechtsansprüchen zu geben.

Lösung: Denken Sie bereits im Vorfeld daran, dass Ihr Rechtsanspruch im Falle von Streitigkeiten nur schwer oder mit hohen Kosten durchsetzbar sein wird. Regeln Sie alle Eventualitäten so gut es geht vertraglich, um Ihr Risiko zu minimieren. Hierzu gehört auch die Regelung des Gerichtsstandes und des anwendbaren Rechts. Hat man vorab eine Schiedsklausel vereinbart, so kann dies bei Streitigkeiten von hohem Nutzen sein. Versuchen Sie im Streitfall auch, Kompromissmöglichkeiten (z.B. weitere Aufträge, andere Angebote an den Lieferanten) als Hebel und Verhandlungspotential zu nutzen.